Automatisation des processus : de l’ERP au workflow

utiliser les workflow pour automatiser ses tâches

Votre entreprise est unique. Vous avez besoin de flux personnalisés, adaptés à votre activité. Le workflow permet d’automatiser vos processus pour gagner en productivité et améliorer la collaboration interne ainsi que la satisfaction client. Nous avons enregistré un podcast sur le sujet avec Christophe, Responsable Produit Sage X3 chez Flow Line. Découvrez sa retranscription ci-dessous.

 Podcast automatisation des processus : de l’ERP au workflow

Au sommaire :

 

 

Qu’est-ce que le workflow ?

Le workflow peut être défini comme un ensemble de tâches pour réaliser un processus opérationnel.

Ces tâches peuvent être définies en séquence ou en parallèle. C’est-à-dire les unes à la suite des autres ou simultanément.

Le workflow permet de synchroniser ces tâches entre elles en transmettant des notifications aux différents responsables de ces tâches.

Il y a, à la base de tout workflow, un événement déclencheur qui va enclencher le processus avec la 1ère étape. Puis à la fin de l’exécution de cette étape, une notification est transmise pour réaliser l’étape suivante.

Alors cette notification est adressée à un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs avec les actions à réaliser. Mais cela peut être directement l’exécution d’une tâche en automatique.

 

Qu’est-ce qu’un événement déclencheur ?

Quand on parle d’événement déclencheur, on parle par exemple, de la création ou la modification d’une donnée, ça peut être aussi l’impression d’un document ou un événement indiquant une anomalie une erreur générée sur un traitement batch ou une interface par exemple.

Le résultat du workflow peut être juste l’envoi d’une alerte ou bien la définition d’un processus structuré au sein d’une organisation avec des acteurs, des tâches manuelles et/ou automatique qui sont à réaliser à chaque étape.

 

Le workflow et le circuit de signature

Le workflow peut être utilisé dans le but de valider des données avec un circuit de signature. C’est d’ailleurs un des principaux cas d’emploi du workflow.

On définit un circuit en indiquant des responsables qui vont successivement, chacun à leur tour, indiquer leur accord ou leur refus qui se traduit par un statut tracé et conservé dans le système.

Ce circuit de signataires est défini suivant des règles, des critères. Les responsables ou approbateurs sont déterminés suivant ces règles construites à partir de l’événement déclencheur mais qui peut aussi être déterminé de manière dynamique en fonction de l’évolution des statuts à chaque étape.

Bien sûr pour ne pas bloquer le système, quand les destinataires ne sont pas là, on met en place des délégations soumises aussi à des règles ou pour une période donnée.

 

Le workflow et la messagerie

Le workflow est souvent associé à la messagerie. La notification peut, en effet, être transmise par email. Le destinataire reçoit un message structuré décrivant le contexte, le contenu à valider, les actions à réaliser.

Mais voilà, on reçoit déjà beaucoup d’email. Le mieux c’est de disposer d’un planning de tâches avec les alertes et les actions à réaliser.

Simplement à noter que le workflow permet de mettre en place un lien dynamique entre le demandeur et l’approbateur puisqu’en effet le demandeur reçoit des notifications en temps réel sur le suivi de ses demandes.

 

Le workflow : quel intérêt pour les entreprises?

Le premier intérêt majeur est que le workflow permet de déléguer les responsabilités, les pouvoirs. Mais permet de garantir l’adage bien connu. La délégation de pouvoir n’exclut pas le contrôle !

Et c’est donc pour cela qu’on définit des règles, pour mettre des limitations ou tout simplement des validations.

Un exemple classique est la saisie des commandes d’achat  : tant que le montant ne dépasse pas un certain seuil, la commande peut être transmise au fournisseur mais au-delà ou lorsqu’on est hors budget, une validation par un responsable est nécessaire.

Autre point à noter, le workflow permet de créer de la dynamique. L’information est poussée en temps réel dès qu’un événement survient.

Cela déclenche automatiquement un processus défini et structuré pour répondre à cet événement.

Aussi un point important c’est la traçabilité. Le workflow permet de tracer les événements, les acteurs et l’ensemble des actions qui ont été mises en œuvre.

Donc on pourrait dire en conclusion que le workflow est un outil permettant de modéliser les processus d’une organisation.

Il ne faut pas non plus que cela engendre des blocages ou que cela freine le système. Donc il faut veiller à l’utiliser à bon escient et ne pas vouloir en mettre partout.

 

Le workflow dans Sage X3

Sage X3 dispose d’un moteur de workflow très puissant et complet avec une bibliothèque de règles pré-paramétrées basées sur les bonnes pratiques et bien sûr on a la possibilité de paramétrer ses propres règles.

Le workflow de Sage X3 permet de réaliser tout ce qui a été dit précédemment. À savoir, il permet de générer des notifications simples mais permet de définir des circuits de validation complexes pouvant être déclenchés sur tout événement.

Il peut s’agir :

  • De la modification ou la création d’une donnée
  • Un processus : par exemple un processus de création de demande d’achat ou la création d’un client
  • Un événement système : un flux d’interface, le lancement d’une impression ou l’envoi d’un e-mail
  • Ou même un événement déclenché par un utilisateur

Le workflow de Sage X3 s’appuie et communique avec toutes les messageries du marché.

Mais surtout il dispose d’un moniteur workflow, c’est-à-dire, un écran de supervision qui permet à chaque utilisateur de piloter et traiter ses tâches workflow.

 

En conclusion, les workflow sont utiles pour améliorer la traçabilité de vos données, déléguer des tâches et modéliser vos processus. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter. Vous serez mis en relation avec un expert du sujet qui répondra à toutes vos questions.

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