Les retours d’expériences de nos clients le prouvent. Un ERP a bien plus de chance de générer un retour sur investissement dès lors que le cahier des charges répond aux points cruciaux du projet.

• Le métier et l’organisation
• Le contexte du projet
• Les contraintes
• Le périmètre du système d’information actuel
• Les problématiques majeures

Avant tout, le cahier des charges reste essentiel au projet ERP

Avant d’aller plus loin dans la lecture, il est important de faire un préambule.

Oui, la réalisation d’un cahier des charges est une étape clé pour tout projet ERP, et ce, bien avant de penser au prix ou à comparer les logiciels.

Le cahier des charges pour un outil de gestion intégré est indispensable pour être sûr de prendre la bonne direction et d’être gagnant sur toute la ligne.

Il n’est donc pas question de le remettre en question. Il est indissociable de la maîtrise d’ouvrage.

Cet article se veut complémentaire à nos conseils de rédaction du cahier des charges ERP. Nous voulons vous guider davantage pour gagner en efficacité, en pertinence et en temps.

Voilà pour le préambule, laissons place au concret !

Le cahier des charges reste un exercice périlleux

Lorsqu’une entreprise décide de rédiger son cahier des charges, celui-ci sera souvent considéré, et à juste titre, comme la « bible » pour  piloter un projet ERP.

Pour un intégrateur, du suivi du cahier des charges ne dépend pas uniquement la réussite d’un projet. Rester sur les positions et le périmètre fixé par ce document pourrait s’avérer être une erreur.

Et nous avons quelques arguments pour étayer notre position.

Par la nature du projet

Bis repetita. Les différentes étapes pour l’implantation d’un ERP dans une entreprise font partie d’un long projet d’ordre stratégique. Ajouté à cela un contexte, un marché et des innovations, il devient alors difficile de coucher sur papier, à un moment précis, ses priorités.

La question du qui ?

Un cahier des charges d’une solution ERP est souvent rédigé par l’entreprise client excepté si un cabinet de conseils l’accompagne. La maîtrise d’ouvrage est votre responsabilité.

Est-ce que la personne ou l’équipe projet en charge de cette mission disposent de toutes les compétences, données et du recul nécessaire pour définir le besoin réel ? La question a le mérite d’être posée.

Un document tourné vers l’exécution

Le cahier des charges définit ce qui doit être ou ne pas être … fait. Beaucoup d’entreprises se lancent dans une liste de fonctionnalités qu’elles veulent en complément de leurs outils de gestion actuels.

On tombe rapidement dans un schéma d’exécution pour finir un projet. C’est-à-dire là où les erreurs et pièges sont les plus nombreux.

La méthode, toujours la méthode

Comment le cahier des charges est-il rédigé ? A moins de disposer des bonnes compétences mais surtout de l’expérience dans la démarche d’intégration d’un ERP, nous avons tous le même réflexe face à cette situation : nous cherchons sur le web.

Par ce biais, vous allez très probablement trouver de l’information pertinente. D’ailleurs, nous sommes les premiers à vous en proposer. Vous pouvez trouver conseils et critères pour le choix d’un  ERP ou encore une méthodologie pour réaliser un comparatif des solutions de gestion. Cependant, cette information se voudra très généraliste.

De notre point de vue, le cahier des charges ERP est le résultat d’analyses et d’études spécifiques. Ce document est fonction de votre profil d’entreprise, de votre organisation, de vos processus. Il doit être unique.

Intégrateur ERP et cahier des charges : Les 3 scénarios

En tant qu’intégrateur PGI, il est important de bien comprendre notre rôle. Nous intervenons en aval du cahier des charges. Ce document est notre principal outil pour la maîtrise d’œuvre.

Après 20 années de projets en tant qu’intégrateur ERP mais aussi CRM, nous avons réalisé une quantité de projets et lu une quantité de documentation associée. Voici d’ailleurs un exemple de CDC ERP à adopter.

Voici les 3 scénarios classiques de sollicitation de l’intégrateur.

Scénario n°1 : Vous avez déjà rédigé un cahier des charges

Le meilleur scénario possible ! L’entreprise a sollicité l’intégrateur avec un cahier des charges déjà rédigé.

En tant que potentiel prestataire chargé de l’implémentation du logiciel, l’intégrateur va pouvoir apporter de nombreux conseils sur le développement et les choix de paramétrages de la solution ERP choisie.

Là, est toute sa valeur-ajoutée en tant que maître d’œuvre du projet.

Scénario n°2 : Vous avez mandaté une société tierce

De nombreuses entreprises décident de faire appel aux compétences d’un cabinet de conseils. Celui-ci prend le rôle de maître d’ouvrage.

Parmi ces missions figurent la construction du cahier des charges ainsi que l’appel d’offre. Dans ce cas, l’intégrateur va recevoir de sa main le matériel et les documents pour construire sa réponse.

Scénario n°3 : Vous n’avez pas encore de cahier des charges

Attention, il ne s’agit pas du scénario catastrophe de la liste. Loin de là !

Pourquoi ? Parce que vous avez déjà identifié le besoin d’intégrer un nouvel ERP pour votre développement et initié la démarche. C’est une première étape de franchie.

Mais avant d’avancer dans la relation avec l’intégrateur, il faut obligatoirement passer par celle du cahier des charges. C’est-à-dire, revenir un peu sur vos pas.

Comment rédiger un cahier des charges pertinent ?

Un cahier des charges n’a pas besoin d’être exhaustif sur tout ce qu’il vous faut. Cela est d’autant plus vrai lorsque vous souhaitez vous orienter vers une solution standard.

Il convient donc de se concentrer sur l’essentiel afin de fournir aux différents prestataires à qui vous adressez votre appel d’offre, une vision claire de la solution que vous souhaitez mettre en place.

Voici 5 points sur lesquels se concentrer pour un cahier des charges pertinent :

Points clés n°1 : Décrire précisément l’organisation et le métier

En lisant votre document, l’intégrateur va chercher à comprendre votre système d’information en place par rapport à votre activité. Il faut donc présenter l’organisation et la structure de votre entité :

• Organisation des services
• Schématisation des flux de l’entreprise
• Structuration de l’entité comprenant les sociétés, les relations entre les sociétés avec notamment les échanges commerciaux, les sites de production et les sites de stockage

Points clés n°2 : Expliquer précisément le contexte projet

Le contexte projet est aussi un élément crucial. Il faut donner une vue du système actuel au plus proche du réel :

• Disposez-vous d’un spécifique sur-mesure construit depuis combien de temps ?
• Voulez-vous remplacer votre ERP généraliste ?
• Disposez-vous d’un logiciel métier ?
• Quels sont vos outils bureautiques en parallèle du progiciel ?

L’intégrateur doit aussi pouvoir comprendre les raisons et les objectifs du projet :

• Il y a-t-il une remise en cause des processus existants ?
• Avez-vous une volonté d’utiliser un système pré-paramétré ou prêt à l’emploi ?
• Avez-vous une volonté de construire un système adapté à vos problématiques ?

Enfin, l’intégrateur doit comprendre l’importance du projet à l’échelle de l’entreprise :

• Est-ce un projet stratégique pour l’entreprise ?
• A quel degré d’implication se situe la direction ? Décide-t-elle du choix de l’ERP ?
• Avez-vous défini l’équipe projet ? Quel temps lui sera alloué sur ce dossier ?

Points clés n°3 : Détailler tous les types de contraintes

L’ampleur d’un projet dépend forcément des contraintes présentes. Il est donc primordial de les identifier et de les inscrire dans le cahier des charges.

De quels types de contraintes peut-il s’agir :

• Contrainte(s) de délai
• Contrainte(s) de budget
• Contrainte(s) de disponibilité des équipes
• Contrainte(s) internationale(s)
• Contrainte(s) liée(s) au déploiement de la solution
• Nécessité d’héberger les serveurs
• Contrainte(s) règlementaire(s) : ISO, FDA, GMP etc.

Points clés n°4 : Cadrer le périmètre et système d’information actuel

La définition du périmètre projet ainsi que les interactions avec les applications que vous souhaitez conserver figurent aussi sur la liste des éléments essentiels.

N’oubliez de mentionner avec exactitude si possible, le nombre d’utilisateurs par domaine fonctionnel.

Exemple simple mais parlant, un besoin CRM pour un ou deux commerciaux n’est pas le même que celui pour une gestion de flotte d’une dizaine de commerciaux.

Points clés n°5 : Lister les problématiques majeures

Tous les ERP généralistes couvrent les mêmes domaines fonctionnels.

Qu’est-ce qui va distinguer la solution Sage X3 de celle de Microsoft par exemple ? C’est la capacité de l’ERP X3 à :

• Gérer des modes de gestion particuliers
• Intégrer des verticalisations proposées par un intégrateur : secteur pharmaceutique, société de services …
• Appliquer un niveau de paramétrage optimisé des règles de gestion
• Juger des capacités d’adaptation de la solution
• La pérennité de la plateforme technologique

Exemples d’approches de rédaction du cahier des charges

Pour vous donner des éclaircissements par le concret, voici quelques angles d’approche pour observer la couverture de la solution et la capacité que l’ERP aura pour répondre à vos problématiques :

• Gestion de la traçabilité : suivi par lot, numéro de série, traçabilité des pièces
• Gestion des versions ou indices sur vos produits
• Stratégie de préparation de commande multiples
• Ordonnancement de vos fabrications avec contraintes d’outillages ou de changement de série
• Liste des canaux de distribution
• Le mode de gestion sur stock, à la commande, petite série, grande série, gestion par affaire
• Production discrète ou continue
• Gestion de flux grand Import et/ou expédition à l’international
• Contraintes de stockage ou de transport
• Calcul de besoin sur commande ou à l’affaire, règles de réapprovisionnement entre sites
• Tarification multiples et complexes, gestion de gratuit de remises de fin d’années etc.

Conclusion pour rendre pertinent son cahier des charges ERP

En tant que membre chargé de la rédaction de ce document central à tout projet, vous êtes sûrement obnubilé à recenser et lister toutes les fonctionnalités que souhaiteriez avoir en plus.

Si vous réalisez un cahier des charges sous format « cheklist », vous obtiendrez ce que vous aurez demandé. Mais est-ce vraiment ce dont vous avez besoin ? Est-ce vraiment ce dont vos utilisateurs ont besoin ?

Si vous avez entamé la rédaction d’un cahier des charges, ne le jetez pas. Vous avez déjà passé du temps dessus et initié des axes d’analyse.

A partir de vos premières réflexions, des premiers retours de vos équipes et utilisateurs, il faut maintenant dépoussiérer le format classique du document et mettre la question de l’investissement ERP un peu de côté. Placez vos éléments en fonction des points listés ci-dessus : descriptifs organisation et métier, contexte projet, contraintes, périmètre et problématiques majeures.

Une fois ce travail de maîtrise d’ouvrage réalisé, il sera temps à l’intégrateur de montrer toute sa valeur en proposant un ERP le mieux paramétré et optimisé qu’il soit pour votre profil d’entreprise.

POUR RESUMER EN 3 QUESTIONS

Quel est le but d’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est le document formalisant les enjeux, les objectifs, les besoins et contraintes d’une entreprise de manière globale. Véritable guide dans la relation client – fournisseur, il permet de concevoir un projet d’intégration de A à Z sans rien oublier tout en répondant aux aspects techniques, budgétaires ou encore des délais de mise en place. L’exercice se veut périlleux mais indispensable.

Quand rédiger un cahier des charges ?

Plus vite vous rédiger votre cahier des charges, mieux cela sera. Ce document sera la base de travail du projet pour communiquer avec vos potentiels prestataires, garder une trace de la demande initiale pour la faire évoluer et faire avancer la démarche. Réalisez votre audit, définissez votre besoin et passez à l’étape de la rédaction du cahier des charges.

Comment établir un cahier des charges ?

Plus le cahier des charges sera pertinent, plus vous aurez de chances d’en réussir l’intégration mais surtout d’en dégager des bénéfices. Passez du temps sur les descriptifs de vos processus, soyez précis sur le contexte du projet, exposez toutes les contraintes possibles et mettez en avant vos problématiques majeurs.