DEFINITION LOGICIEL ERP : TOUT CE QU’IL FAUT SAVOIR

 

Vous avez dû entendre parler de logiciel ERP ou PGI. Vous en connaissez peut-être sa signification. Vous l’assimilez, sans plus, à la gestion d’entreprise. Mais lorsque vous faites votre recherche « ERP définition » sur le web, la quantité de données qui en résulte peut vite s’avérer confusant voir décourageant. Dans le cadre d’une stratégie de croissance d’entreprise, l’ERP est un élément essentiel. Nous vous en décryptons les grandes lignes.

 

SOMMAIRE :

 

1. QU’EST-CE QU’UN ERP ?

2. QUEL EST L’INTERÊT D’UN ERP ?

3. L’ERP A SES LIMITES

4. QUELLES ENTREPRISES PEUVENT INTEGRER UN LOGICIEL ERP ?

5. LES TYPES DE SOLUTIONS ERP

5. LES PRINCIPAUX EDITEURS ERP

6. S’EQUIPER D’UN ERP : COMMENT FAIRE ET COMMENT CHOISIR ?

7. ALLER PLUS LOIN EN LOGICIEL ERP

8. BIBLIOTHEQUE ET DOCUMENTATION ERP

9. JUSQU’OU DOIS-JE LIRE CE DOSSIER DU LOGICIEL ERP ?

 

QU’EST-CE QU’UN ERP ?

Définition d'un logiciel ERP

L’ERP est un logiciel de gestion intégré au système d’information d’une entreprise pour coordonner le pilotage des processus et activités.

Ce terme ERP (Enterprise Resource Planning) est l’acronyme anglais qui signifie en français : « Planification des ressources de l’entreprise ». On peut aussi l’appeler progiciel de gestion intégré ou PGI. L’objectif pour une structure qui intègre une solution ERP est d’améliorer et d’optimiser la gestion de ses opérations de production, à la comptabilité, à la logistique, aux stocks, aux achats… grâce à un ensemble de modules reliés par une base de données partagée.

 

Un logiciel ERP adéquat pour une entreprise est la solution de gestion qui correspond à sa taille, à son métier, à sa stratégie, à son budget tout en garantissant un retour sur investissement.

 

 

Les caractéristiques d’un ERP

Dans sa définition, il est admis qu’un logiciel couvrant au minimum deux à trois grandes fonctions sera considéré en tant qu’ERP.

 

Teknowlogy Group, établissement de références et d’expertises en logiciels de gestion et anciennement CXP Group, a défini une liste de caractéristiques précises dont il faut tenir compte :

 

  1. La solution doit provenir d’un éditeur unique, c’est-à-dire l’établissement qui code
  2. Le système doit garantir l’unicité de l’information par une base unique
  3. Le système doit fournir des pistes d’audit garantissant la traçabilité totale de de la donnée
  4. L’information modifiée est mise à jour en temps réel et impacte l’ensemble des autres modules
  5. L’outil doit couvrir la totalité des applications informatiques de l’entreprise

 

Quel est le périmètre d’un ERP ?

Un progiciel repose des grandes familles de modules piliers. Ci-dessous les principales :

 

  1. Gestion Comptable/Finance : comptabilité générale et analytique, comptabilité auxiliaire, gestion des paiements, déclaration de TVA …
  2. Gestion de production : gpao, nomenclatures, gammes opératoires, calcul des besoins nets (CBN), MRP, ordre de fabrication …
  3. Gestion commerciale : achats, ventes, stocks, gestion relation client …
  4. Business Intelligence et reporting : collecte des données, présentation et diffusion dans une optique décisionnelle

 

 

ERP et périmètre de gestion

 

De fait, les logiciels ERP propose une couverture fonctionnelle et un périmètre de gestion très large. Chaque application composante ou module d’un système ERP possède ses propres fonctionnalités en lien avec les processus opérationnels de l’entreprise pour l’ensemble de ses départements.

 

De manière classique, les établissements professionnels commencent par intégrer et mettre en place les applications de comptabilité/finance, ventes et/ou logistique.

 

ERP ou PGI : la même chose ?

Le terme PGI « Progiciel de Gestion Intégrée » est l’appellation française. Pas de traduction stricto sensu mais une sémantique qui trouve son origine dans l’historicité des expressions.

 

Quelle est la signification d’ERP ? Le sigle ERP est une évolution entre MRP (Matérial Resource Planning) et DRP (Distribution Resource Planning). Il met l’accent sur la planification des ressources. La notion de progiciel ou PGI est davantage associée à la gestion financière et l’intégration.

 

Logiciel ERP ou PGI ? Aujourd’hui, la signification des deux expressions est équivalente puisque l’objectif est commun : la centralisation et le partage d’informations.

 

A l’usage, le terme ERP s’est imposé dans les discussions des informaticiens et utilisateurs.

 

QUEL EST L’INTERÊT D’UN ERP ?

Vous êtes dirigeant, directeur financier ou directeur de production et vous vous demandez si vous devez investir de l’argent et des moyens humains pour intégrer un logiciel ERP ? Voici quelques éléments qui vous aideront à prendre cette décision.

 

A quoi sert un ERP ? L’objectif de l’ERP est de vous faire gagner en efficacité opérationnelle, en temps mais aussi en transparence. Ce type de solution est garant de sécurité et vous donne une photographie complète de votre activité grâce à l’unicité de la base de données.

 

Explication par l’exemple, un commercial recevant un bon de commande va se presser d’enregistrer la vente. Le stock va, dès lors la modification, être actualisé dans le temps sans rupture de flux. L’écriture comptable, dans le grand livre, s’inscrit automatiquement. Les équipes deviennent agiles, l’information se veut fluide et le travail, collaboratif.

 

Un seul logiciel de gestion pour tout gérer

Le principal avantage d’un système ERP est de disposer d’un seul outil pour tout gérer. 1 seul outil central pour :

 

  1. Plus de cohérence
  2. Une visibilité globale sur son activité
  3. Une meilleure maîtrise et circulation de l’information

 

Un seul logiciel pour sa gestion, c’est aussi moins de coûts d’entretien liés à son SI. La multiplicité des outils est l’un des pires ennemis de l’entreprise. Imaginez, une société utilise plusieurs solutions de gestion pour sa production, sa finance, sa logistique voire sa relation client. Il paraît bien difficile dans ce cas d’obtenir des données synchronisées, à jour et sans erreurs.

 

Une réponse à la transformation digitale des entreprises

L’avènement des technologies a bouleversé les pratiques et les habitudes de consommation. Elle a créé de nouveaux besoins dans tous les secteurs. Pour répondre à ces nouveaux enjeux et rester compétitives, les entreprises ont besoin de :

 

  1. Mobilité
  2. Connectivité
  3. Réactivité
  4. Collaboration

 

Pas de transformation digitale sans ERP. Ces derniers, au même titre que les solutions CRM pour la gestion de la relation client, sont au cœur de la transition amorcée par les entreprises car ils facilitent le suivi et l’optimisation des processus.

 

 

 

ERP et mobilité des entreprises

 

 

L’ERP, un retour sur investissement

Là où d’autres outils de gestion type fichier Excel peuvent vite devenir chronophages et entraîner des erreurs, l’ERP va centraliser les informations dans une base de données unique et automatiser des tâches pour tous les services de l’entreprise.

 

L’impact sera à tous les niveaux de la structure, aussi bien fonctionnel, opérationnel qu’organisationnel.

 

Le retour sur investissement (ROI) est spécifique à chaque entreprise et fonction de plusieurs variables :

 

  1. Périmètre
  2. Degré de personnalisation
  3. Degré d’importance du changement
  4. Services d’accompagnement
  5. Formation des utilisateurs
  6. Maintenance
  7. Etc…

 

Un logiciel ERP est fait pour le long terme. Lorsqu’une entreprise décide d’intégrer une solution, elle doit l’inscrire dans un cadre bien définit. Elle doit aussi veiller au bon alignement entre l’outil, sa transformation digitale et ses objectifs stratégiques.

 

Les entreprises s’étant équipées d’un ERP adapté à leur contexte (marché, compétition, métier, culture interne, type de produits, écosystème…) ont souvent, très souvent obtenu des retours sur investissement importants sur la durée.

 

Un ERP est modulaire

Un logiciel ERP est la construction d’un ensemble de modules fonctionnants les uns avec les autres. Cet ensemble implique une unicité et une organisation commune des données de l’entreprise. Le système d’information se veut, de fait, plus clair et cohérent.

 

L’ERP est modulaire. En fonction des besoins de gestion, il est possible de commencer par intégrer une ou plusieurs applications avant d’en ajouter dans un second temps. On parle d’imbrication, comme un puzzle réalisé au fur et à mesure. Cette architecture souple du logiciel ERP garantit la compatibilité entre chaque module.

 

Dans le cadre d’une activité spécifique, il est aussi possible d’obtenir des modules ERP dédiés. C’est notamment le cas pour les grandes activités industrielles (pharmaceutique, chimie …) ou pour les activités de négoce et distribution.

 

Les avantages d’un ERP dans une stratégie croissance

 

Avantages ERP pour l'entreprise

 

 

Centralisation et homogénéisation des données

Un ERP vise à centraliser et homogénéiser tout le système d’information d’une entreprise. Il se divise en plusieurs modules tous reliés par une base de données unique. Cette base garantit :

 

  1. L’unicité de toutes les données de l’entreprise
  2. La mise à jour en temps réel
  3. La mise à disposition et échanges d’informations entre tous les modules et donc utilisateurs
  4. Une coordination entre les différents services de l’entreprise

 

Ce système permet d’éviter :

 

  1. La redondance des informations
  2. Les erreurs de saisies
  3. Les erreurs de restitution

 

Optimisation des processus

L’ERP couvre toutes les départements clés d’une société. Des stocks, aux ventes, en passant par les achats ou encore la comptabilité. Au cœur du système d’information, le logiciel ERP est structurant. Il garantit une meilleure communication et moins d’erreurs organisationnelles ayant un impact sur les finances, sa rentabilité et compétitivité.

 

Si l’on va au bout du raisonnement et résumé simplement, la satisfaction client augmente. Pourquoi ? Parce que l’ERP permet la coordination entre les services, un meilleur suivi du processus des commandes et une meilleure maîtrise des stocks. Donc les commandes et les factures sont envoyées dans les temps pour éviter tout retard de livraison ou de paiements.

 

Gain de productivité

L’automatisation des tâches et l’unicité de la base de données libèrent les collaborateurs. Gain de temps indéniable et expérience des utilisateurs positive (renforcés par l’IA et l’apparition des chatbots).

 

Meilleure maîtrise des coûts

Des processus métiers rationalisés, des systèmes uniformes et simplifiés permettent la réduction des coûts de gestion, d’exploitation mais aussi opérationnels. De plus, la mise à jour des données permet aux fonctions finances d’obtenir des états en temps réel pour une analyse et une prise de décision plus rapide.

 

Utilisation évolutive

Comme mentionné précédemment, l’architecture d’un ERP est modulaire. C’est un avantage indéniable lorsque l’on souhaite disposer d’un outil de gestion évoluant au grès de la croissance d’une entreprise. Un logiciel ERP (notamment cloud) est un système évolutif, flexible et agile pour vos objectifs de développement. C’est d’autant plus vrai si votre entreprise a des ambitions à l’international.

 

L’ERP A SES LIMITES

L’utilisation d’un ERP est stratégique pour toute entreprise. Il faut être conscient des avantages mais aussi des limites du logiciel et de ses contraintes avant de s’engager dans un projet d’intégration.

 

Un ERP demande du temps

L’ERP est un projet d’envergure. De l’audit au déploiement, l’ERP sollicite de nombreux interlocuteurs : équipes internes, intégrateurs, éditeurs, conseils … La solution choisie et les fonctionnalités sélectionnées doivent être parfaitement taillées à la dimension de l’entreprise pour espérer des résultats concrets et rapides.

 

Un ERP mobilise des compétences

Les logiciels ERP sont des systèmes complexes. Pour intégrer une solution, vous allez devoir constituer une équipe projet regroupant les compétences nécessaires que ce soit technique ou métier.

 

A moins de développer en interne avec des ressources importantes, il faut aussi faire appel à un intégrateur reconnu pour mettre en place l’outil. Tout le monde ne dispose pas toujours des compétences et de l’expertise nécessaire pour ce type de projet.

 

Une intégration un peu coûteuse

Les coûts de déploiement d’un ERP sont uniques pour chaque projet. Ils sont fonction du choix de la solution et de la technologie. A chaque projet, pensez à certains postes de dépenses souvent mis de côtés : maintenance du logiciel, entretien des serveurs, formation etc.

 

Une certaine dépendance vis-à-vis de l’éditeur

A la vue de l’investissement qu’il convient de réaliser, la durée de vie d’un logiciel ERP est estimé entre 8 à 10 ans. Il est donc primordial de prendre le temps pour choisir la meilleure solution et le bon éditeur pour son entreprise. Changer de logiciel au bout de quelques années impliquerait de nouveaux investissements tout aussi importants.

 

QUELLES ENTREPRISES PEUVENT INTEGRER UN LOGICIEL ERP ?

Contrairement aux idées reçues, ces solutions ne sont pas uniquement réservées à un public avisé ou à une catégorie élite d’établissements. Faire le choix d’une intégration logicielle doit être basé sur des problématiques de gestion constatées afin d’aider ou d’accélérer le développement de la structure.

 

L’ERP aussi pour la PME

Ces logiciels s’avèrent tout aussi indispensables aux PME/PMI, aux établissements privé ou public mais aussi start-up qui souffrent d’un manque de construction de processus organisationnels appropriés.

 

Selon une étude Statista, en 2014, 39% des PME étaient équipées d’un ERP. En 2020, ce chiffre monte à près de 50%. Face aux évolutions de marché et à la demande constante, les éditeurs ont bien compris la nécessité à proposer des solutions adaptées.

 

Fini les progiciels écrasants, les applications présentes aux catalogues se veulent plus cohérentes en termes de tailles et coûts. Les éditeurs ont également su diversifier leur offre et mode de distribution.

 

L’accessibilité à des solutions de gestion packagées pour des besoins plus limités peut dorénavant se faire par le « on premise », via le cloud en mode SaaS (qui permet de limiter les investissements) ou les deux.

 

Quand mettre en place un ERP ?

Votre entreprise a une croissance rapide ? Vous utilisez toujours des feuilles de calcul Excel ? Ci-dessous, une série de signes indiquant que c’est le moment d’envisager une solution ERP.

 

Des systèmes informatiques cloisonnés

Votre organisation ne fonctionne pas comme une seule unité. Vous passez encore beaucoup de temps à chercher une réponse type à vos questions. Exemple : quel est le coût de revient par gamme de produits ? Difficile d’obtenir une réponse précise si vos systèmes ne communiquent pas ensemble.

 

Une gestion manuelle des données

Chaque service de votre établissement est attaché à ses pratiques pour la gestion et le stockage des données. Dès lors, si deux outils communiquent mal ou pas du tout, il se peut que des erreurs de doublons ou de modifications s’accumulent et vous fassent perdre du temps.

 

Un manque de visibilité sur les processus

Avec une croissance rapide, il se peut que vous ayez du mal à faire évoluer aussi vite vos processus. La maîtrise et gestion des stocks ou encore la satisfaction des clients peuvent en pâtir.

 

Des systèmes informatiques coûteux et difficile à maintenir

Si vous avez plusieurs outils informatiques, cela peut être coûteux et fastidieux à maintenir et faire évoluer. Votre informatique est très étendue et vous dépensez beaucoup de ressources pour l’achat de licences ou de contrats de maintenance.

 

Un temps précieux dédié à la collecte de données

Vos activités de base vous prennent trop de temps. Vous avez beaucoup de difficultés à récupérer et chercher la bonne donnée. Cela devient même un défi quotidien d’analyser l’information avec tant de moyens différents.

 

LES TYPES DE SOLUTIONS ERP

Le marché des ERP est riche. Couteaux-suisse de la gestion, ces progiciels veulent répondre à tous les besoins pour toutes les typologies d’entreprise. Parmi les progiciels les plus populaires, on peut citer :

 

  1. Les ERP tout-en-un ou généralistes : comportent l’ensemble des fonctionnalités de base utiles dans une majorité de secteur d’activité
  2. Les ERP spécialisés : ces logiciels métiers proposent des fonctionnalités adaptées à un secteur d’activité
  3. Les ERP open source : solution qui ne requiert pas l’achat d’une licence et qui contient toutes les fonctionnalités pour la gestion d’une structure mais qui nécessite de très bonnes connaissances en informatique
  4. Les ERP en mode SaaS : logiciel sous forme de service. Tout est gardé sous un serveur à distance. Tout est accessible n’importe où n’importe quand et depuis n’importe quel support

 

LES PRINCIPAUX EDITEURS ERP

L’éditeur ERP est l’organisation qui, grossièrement, « code » la solution. Elle conçoit, maintient et fait évoluer son progiciel de gestion.

 

Depuis le milieu des années 2000, le marché s’est ouvert et a profondément évolué. Les ventes se portent très bien. Selon une étude Statista, menée en 2018, la croissance des ERP pourrait même atteindre +6,8% d’ici 2021.

 

Qui sont les principaux éditeurs ERP ? Auparavant hégémoniques, américains et allemands ne sont plus seuls. Sage, Oracle Netsuite, Cegid, Sap, Infor, Rootstock … de nombreux éditeurs ERP pourraient être citées. Ces derniers se sont multipliés mais ont surtout démultiplié leurs efforts.

 

S’EQUIPER D’UN ERP : COMMENT FAIRE ET COMMENT CHOISIR ?

Après avoir balayé les principales notions associées au logiciel ERP, vous vous dites que c’est le moment d’envisager ce type de solution pour votre stratégie et la croissance de l’entreprise. Dans ce cas, il faut savoir comment mettre en place un ERP et comment choisir la bonne solution.

 

Comment mettre en place un ERP ?

Comment lancer et gérer l’intégration d’une solution de gestion de ce type ? Quelles sont les étapes ? Quels documents sont nécessaires ? Un projet ERP doit être structuré et montrer clairement l’opportunité que représente ce logiciel pour votre organisation. Cependant, une mauvaise gestion de projet pourrait engendrer des effets négatifs et en premier lieu du retard et ensuite des surcoûts. Veillez à suivre le bon parcours, à bien rédiger votre cahier des charges tout en respectant votre budget.

 

Quel ERP choisir pour mon entreprise ?

Vous commencez votre recherche, et là, les premières inquiétudes apparaissent. Les infos s’accumulent, les besoins augmentent mais pas votre budget. Le tri s’annonce délicat. Quel ERP choisir ? Qui choisir entre Sage, Oracle NetSuite, SAP, Cegid etc. Vous vous rendez compte que cette tâche sera bien plus difficile que prévue. Choisir revient à prendre une décision qui aura, dans tous les cas, des répercussions sur votre entreprise. Comparer et sélectionner les logiciels selon des critères adaptés à votre profil, à votre organisation.

 

Quel ERP métier pour mon entreprise ?

Choisir un ERP métier, cela revient à s’assurer d’utiliser un logiciel qui intègrera toutes les fonctionnalités adaptés à vos particularités. L’ERP métier est un accélérateur de transition digitale. Vous profitez des dernières technologies sur le marché (on pense au cloud) tout en optimisant vos processus. C’est une solution de gestion pensée par des professionnels ayant à la fois une connaissance poussée du métier et des systèmes d’information. Les établissements des secteurs pharmaceutique, de la chimie, du textile, les sociétés de services, de négoce ou encore de gestion à l’affaire optent de plus en plus pour un ERP intégrant des fonctions métiers.

 

ALLER PLUS LOIN EN LOGICIEL ERP

Avec les besoins augmentant des entreprises, les éditeurs ont profondément fait évoluer leurs solutions ERP. Les bases, dont les modules piliers sont plus que jamais d’actualité. Mais divers critères sont de plus en plus incontournables quant au choix final du progiciel.

 

Qu’est-ce qu’un ERP cloud ?

Une tendance majeure du marché concerne le passage au cloud (tiré par le SaaS), c’est-à-dire aux ERP en tant que service. Dans son rapport sur « L’impact du cloud sur les ERP » datant de 2019, la Cloud Security Alliance (CSA) révèle qu’environ deux-tiers des entreprises interrogées envisagent de migrer dans le cloud ou sont déjà en train de le faire. Les progiciels de gestion intégrée dans le cloud attirent de plus en plus. Pour mieux appréhender le cloud, vous avez la possibilité de consulter la fiche que nous lui avons consacrée : ERP cloud. Vous y trouverez la définition, les nuances avec le SaaS, les enjeux mais également les principaux avantages.

 

Solution ERP Cloud

 

ERP et CRM, pilotage de l’activité et gestion relation client

L’ERP et le CRM (Customer Relation Management ou Gestion de la Relation Client) sont les outils de les plus utilisées en entreprise. Souvent associés, parfois confondus mais peu combinés, ERP et CRM sont bien deux solutions distinctes mais complémentaires. Si la finalité reste la même, faciliter la construction, la gestion d’entreprise et favoriser sa croissance, les différences se concentre autour de leur l’approche respective. Quand l’ERP vise à réduire les coûts de production, le CRM, quant à lui, cherche à accroître les ventes.

BIBLIOTHEQUE ET DOCUMENTATION ERP

Vous l’aurez compris, un progiciel de gestion intégrée rend de fiers services. Il permet de satisfaire les clients par la livraison des commandes en temps et en heure et aide à gagner en compétitivité.

 

Pour vous aider, nous regroupons et alimentons une véritable documentation ERP et même bibliothèque où vous pourrez trouver tout ce qu’il vous faut pour votre projet : brochures, livres blanc, webinars, témoignages clients etc…

 

Dans ce cadre plusieurs logiciels ERP, avec leurs avantages et inconvénients, s’offrent à vous. N’attendez plus et qualifiez votre projet selon vos critères préférentiels.

JUSQU’OU DOIS-JE LIRE CE DOSSIER DU LOGICIEL ERP ?

Ce dossier a pour objectif de vous donner la définition de l’ERP et de vous en expliquer le fonctionnement, son périmètre et ses avantages. Il s’agit d’un vaste sujet évoluant en permanence. Si vous souhaitez sérieusement assimiler l’ERP et ce qui l’entoure, nous recommandons de lire ce guide du début à la fin.

 

Nous avons essayé de le rendre tout public, aussi concis et facile à comprendre que possible afin d’adopter les bases et nourrir votre réflexion.

 

Allez au rythme qui vous convient le mieux, prenez des notes, et téléchargez les documents que nous vous mettons à disposition tout au long des différents chapitres ainsi que dans notre bibliothèque.

 

NOS CHAPITRES POUR TOUT SAVOIR DU LOGICIEL ERP

 

  1. Qui sont les principaux éditeurs ERP ?
  2. Comment mettre en place un ERP ?
  3. Quel ERP choisir pour mon entreprise ?
  4. Quel ERP métier pour mon entreprise ?
  5. Qu’est-ce qu’un ERP cloud ?
  6. ERP et CRM, pilotage activités et relation client
  7. Ressources et documentation ERP : votre bibliothèque