Le prix d’un ERP est un critère majeur dans le choix d’une solution. Voici 4 clés de compréhension pour définir au mieux le coût d’un logiciel et allouer le bon budget :

1. Ciblage des ERP à la dimension de l’entreprise
2. Construction d’un budget autour de variables obligatoires
3. Identification des coûts cachés
4. Anticipation et mesure d’un futur retour sur investissement

Le budget d’un ERP est donc un sujet épineux. De plus, vous verrez que lors de votre recherche, il en existe pour tous les prix. Comparer les solutions sur la base du prix est évidemment nécessaire, mais encore faut-il les comparer après avoir posé les bons filtres en amont.

En effet, sur le marché des logiciels de gestion, il existe des ERP plus adaptés pour les PME, d’autres pour les grands groupes, des solutions généralistes ou encore des solutions verticalisées dites métiers. Première chose assez simple et pleine de bon sens : le coût d’un logiciel ERP sera grandement fonction de votre profil d’entreprise.

Si vous changez de logiciel, vous le savez déjà, mais si vous intégrez pour la première fois un ERP, beaucoup de critères sont fonction de :

1. La taille d’entreprise
2. L’organisation
3. La présence ou non à l’international
4. Les bases de données existantes
5. L’écosystème, etc.

Cette liste de critères, non exhaustive, représente votre profil d’entreprise. A partir d’un profil bien établi, il sera bien plus facile d’orienter ses recherches vers tel ou tel ERP pour affiner les fourchettes de prix logiciel.

Le coût d’un ERP est majoritairement associé à 5 grands postes de dépense dont la valeur peut varier très fortement selon la taille du projet, du service et du support nécessaire :

1. Typologie du logiciel : On-premise ou SaaS
2. Installation de la solution
3. Niveau de personnalisation du logiciel
4. Maintenance nécessaire à l’évolution de l’ERP pour l’entreprise
5. Besoins de formation des utilisateurs

Le budget ERP va en partie dépendre de la typologie du logiciel. C’est-à-dire entre l’acquisition de licences, l’ERP on-premise, ou une utilisation en ligne, l’ERP en mode SaaS. Un coût concret « facilement » mesurable.

Un ERP on-premise demande un investissement de départ plus conséquent avec l’achat de licences et du matériel adéquat. Les mises à jour peuvent aussi rajouter des coûts sans oublier qu’il est préférable de disposer de bonnes ressources informatiques internes.

L’ERP SaaS repose sur le principe du cloud. Son coût est lié à un abonnement mensuel souvent moins cher qu’une licence incluant notamment l’installation et la maintenance. Un logiciel de gestion cloud permet aussi plus de flexibilité, mobilité et praticité.

Quel que soit la typologie du logiciel, le prix dépendra aussi du nombre d’utilisateurs qu’il faut connaître précisément. En effet, il peut être possible d’obtenir des tarifs avantageux auprès des éditeurs en fonction du nombre final.

Cette phase correspond à l’implémentation et au déploiement du logiciel ERP au sein d’un système d’information existant.

Cette intégration peut être réalisée sous différentes méthodologies (agile) en fonction de vos besoins. Elle se fait généralement par lots et comprend le développement, les tests ou paramétrage et la phase de recette.

Le coût d’intégration d’un ERP dépend :

1. Du temps passé
2. De la solution choisie
3. De l’option technologique
4. De l’infrastructure en place

Le calcul se base sur un tarif journalier d’un consultant pour une solution précise. Là encore, les prix sont très variables. A partir de 600/700€ à parfois le double, le triple voir plus.

Face à une concurrence intense, certaines entreprises décident d’aller plus loin dans la couverture fonctionnelle de leur système ERP et optent pour un logiciel de gestion métier.

Par ce type de solution de gestion, les éditeurs et intégrateurs veulent répondre à des demandes pointues pour tel ou tel secteur d’activité. On pense au secteur pharmaceutique, aux sociétés de services ou encore à la gestion à l’affaire.

Evidemment un ERP métier demandera l’intégration de modules complémentaires ou des développements spécifiques. Donc plus de temps et des journées de travail supplémentaire. Cependant, les retours clients sur les bénéfices se veulent largement supérieurs.

La maintenance d’un logiciel ERP est indispensable. Elle vous garantit une continuité de services et l’excellence d’un système que les entreprises gardent en moyenne 10 ans. Elle fait donc logiquement partie des coûts récurrents.

La maintenance comprend notamment les mises à jour mineurs et majeures concernant des évolutions technologies, informatiques et/ou règlementaires.

Les tarifs et frais liés à ce poste de dépense sont, en premier lieu, fonction de la technologie de l’ERP. Avec des licences on-premise, les opérations de montée de version ne sont généralement pas incluses. Dans ce cas, vous aurez droit à des coûts additionnels. Avec un logiciel en mode SaaS, les mises à jour sont comprises dans le prix de l’abonnement, lequel peut évoluer en fonction de la politique tarifaire d’un éditeur.

Le degré de personnalisation d’un ERP est aussi à prendre en compte lors du calcul. Pensez à demander toutes précisions sur ce sujet à l’intégrateur ou à l’éditeur.

Afin d’exploiter votre nouveau logiciel ERP de manière optimale, il sera nécessaire de passer par l’étape de la formation de vos utilisateurs finaux.

Un changement ERP ou l’implémentation d’un nouvel outil n’est jamais simple pour des collaborateurs d’une entreprise. Plus vite ils seront formés, plus vite ils seront opérationnels et pourront optimiser leur travail.

Les prix de formation sont là aussi variables et dépendent entre autres du logiciel, de son ergonomie et de votre intégrateur.

Mieux vaut ne pas se mentir. Les coûts cachés sont inhérents à tout projet informatique d’entreprise et l’ERP ou le CRM n’y coupent pas. Justement, tout l’enjeu d’un bon budget ERP réside dans l’analyse et l’identification de ces coûts cachés.

Comment les prévenir pour qu’ils soient le plus infime possible et facile à absorber ? Voici quelques pistes à explorer :

1. L’avant-projet et la sélection d’un ERP : A cette phase, un certain nombre de personnes seront dédiées à une tâche qui demande du temps et parfois trop. Veillez à la bonne constitution et organisation de cette équipe projet.
2. Les montées de version en mode On-premise : Si vous optez pour l’achat de licences, demandez et étudiez avec attention les roadmaps produits des ERP de votre sélection finale. Anticipez les mises à jour et projetez les potentiels coûts supplémentaires dans votre calcul.
3. Une couverture fonctionnelle incomplète : Si lors de l’étape du cahier des charges, vous avez oublié ou pas assez insisté sur des fonctionnalités nécessaires à votre activité, l’intégrateur sera obligé de passer plus de temps et de ressources.

Si au lieu de penser coût logiciel ERP, on pensait retour sur investissement (ROI) ERP. Si au lieu de toujours comparer des prix, on estimait et calculait aussi un ROI. Et pour finir, si au lieu d’analyser uniquement des coûts, on prenait de la hauteur pour inclure des bénéfices à court, moyen et long terme.

Machinalement, les entreprises peuvent s’arrêter au coût d’une solution ERP à l’allocation du budget nécessaire. Finalement, le meilleur investissement ERP pour un client est souvent réalisé à la suite du calcul des coûts par rapport à un ROI.

La question n’est plus seulement combien coûte un ERP mais plutôt quel prix ERP pour quel retour sur investissement.

ZDNET a repris dans l’un de ses articles une étude CELGE menée auprès d’éditeurs et intégrateurs ERP et qui présente des données indicatives sur les tarifs en fonction d’un nombre d’utilisateurs et d’une technologie. Cela peut donner des premières estimations dans le cadre de recherches.

Pour finir, un projet ERP adapté et au bon prix pour une entreprise est celui :

1. Qui inclut des coûts récurrents
2. Qui inclut des coûts cachés potentiels
3. Qui permet de savoir son coût depuis la mise en place
4. Qui permet de se dire : « c’est acceptable »
5. Qui permet de savoir précisément le nombre de jours et de personnes requises à chaque phase
6. Qui permet d’identifier des « postes d’économies »

Il n’y a pas de vérité. Chaque projet ERP pour un client est différent mais tous impliquent, dès la phase de sélection, une analyse des coûts par rapport à un ROI qui se doit être la plus pertinente et complète possible.