UN LOGICIEL ERP, C’EST QUOI ?

 

 

Vous avez dû entendre parler d’ERP ou PGI. Vous en connaissez peut-être sa signification. Vous l’assimilez, sans plus, à la gestion d’entreprise. Mais lorsque vous faites votre recherche sur l’expression logiciel ERP définition sur le web, la quantité de données qui en résulte peut vite s’avérer confusant voir décourageant. Dans le cadre d’une stratégie de croissance d’entreprise, une solution ERP est un élément essentiel

 

QU’EST-CE QU’UN ERP ? LA DEFINITION COMPLETE

Dans sa définition, l’ERP est un logiciel de gestion intégré au système d’information d’une entreprise pour coordonner le pilotage des processus et activités.

 

Ce terme ERP « Enterprise Resource Planning » est l’acronyme anglais qui signifie en français : « Planification des ressources de l’entreprise ». On peut aussi l’appeler progiciel de gestion intégré ou PGI. L’objectif pour une structure qui intègre une solution ERP est d’améliorer et d’optimiser la gestion de ses opérations de production, à la comptabilité, à la logistique, aux stocks, aux achats… grâce à un ensemble de modules reliés par une base de données partagée.

 

CARACTERISTIQUES D’UN LOGICIEL ERP

Par définition, il est admis qu’un logiciel ERP doit couvrir à minima deux à trois grandes familles de fonctionnalités pour être considéré en tant que tel (production, comptabilité, adv etc.).

 

Teknowlogy Group, établissement de références et d’expertises en logiciels de gestion (anciennement CXP Group), a défini une liste de caractéristiques précises :

 

  1. La solution doit provenir d’un éditeur unique, c’est-à-dire l’établissement qui code
  2. Le système doit garantir l’unicité de l’information par une base unique
  3. Le système doit fournir des pistes d’audit garantissant la traçabilité totale de de la donnée
  4. L’information modifiée est mise à jour en temps réel et impacte l’ensemble des autres modules
  5. L’outil doit couvrir la totalité des applications informatiques de l’entreprise

 

POURQUOI UN ERP EST SI IMPORTANT POUR UNE ENTREPRISE ?

L’un des principaux avantages d’un outil ERP est qu’il permet d’unifier l’ensemble des outils de gestion et d’augmenter la productivité, ce qui, in fine, se ressent positivement sur le chiffre d’affaires d’une entreprise. Aussi logiquement que naturellement, cette évolution est un potentiel à travailler. L’impact peut certes être rapide mais doit surtout s’envisager à moyen long terme.

 

A quoi sert un ERP ? L’objectif de l’ERP est de vous faire gagner en efficacité opérationnelle, en temps et transparence.

 

Un ERP vise à homogénéiser tout le système d’information et les données d’une entreprise. Il se divise en plusieurs modules et sont reliés par une base de données unique. Cette base garantit :

 

  1. L’unicité de toutes les données de l’entreprise
  2. La mise à jour des données en temps réel
  3. La mise à disposition et échanges d’informations entre tous les modules, services et donc utilisateurs

 

Résumé très simplement, le logiciel ERP simplifie votre gestion au quotidien. Ci-dessous quelques raisons supplémentaires et concrètes pour lesquelles un ERP est important pour une organisation :

 

  1. Mesurer la performance d’une entreprise avec les bons KPIs (calculer facilement son coût réel de revient)
  2. Gérer sa planification grâce à une vue 360° (achats, ventes, stocks, production, comptabilité)
  3. Optimiser et mieux maîtriser les stocks
  4. Assurer une veille et mise en conformité réglementaire
  5. Obtenir une vue complète sur les clients
  6. Logiciel de gestion qui intègre une dimension internationale
  7. Logiciel de gestion qui s’adapte à un métier

 

Pour une toute direction d’entreprise ou n’importe quel dirigeant, le logiciel ERP trouve tout son intérêt grâce à des fonctionnalités de reporting et business Intelligence pour une prise de décision améliorée.

 

QUELLES ENTREPRISES PEUVENT S’EQUIPER D’UN ERP ?

Contrairement aux idées reçues, un projet d’implémentation d’un ERP n’est pas uniquement réservé à un public et élite d’entreprises à dimension internationale. Les ERP s’avèrent tout aussi indispensables aux PME mais aussi start-up qui souffrent d’un manque de construction de processus organisationnels appropriés.

 

Selon Statista, en 2014, 39% des PME étaient équipées d’un ERP. En 2020, ce chiffre monte à près de 50%. Face aux évolutions de marché et à la demande constante, les éditeurs ont bien compris la nécessité à proposer des solutions adaptées.

 

Fini les progiciels écrasants, les applications présentes aux catalogues se veulent plus cohérentes en termes de tailles et coûts. Les éditeurs ont également su diversifier leur mode de distribution. L’accessibilité à des logiciels packagés pour des besoins plus limités peut dorénavant se faire par le « on premise », via le cloud en mode SaaS (qui permet de limiter les investissements) ou les deux.

 

COMMENT SAVOIR SI MON ENTREPRISE DOIT SE LANCER DANS UN PROJET ERP ?

Votre entreprise a une croissance rapide ? Vous utilisez toujours des feuilles de calcul Excel ? Nous vous avons listé une série de signes indiquant que c’est le moment de passer au niveau supérieur.

 

1. Des systèmes informatiques cloisonnés

Votre entreprise ne fonctionne pas comme une seule unité. Vous passez encore beaucoup de temps à chercher une réponse type à vos questions. Exemple : quel est le coût de revient réel par gamme de produits ? Difficile d’obtenir une réponse précise si vos systèmes ne communiquent pas ensemble.

 

2. Une gestion manuelle des données

Chaque service de votre entreprise utilise ses propres processus pour la gestion et le stockage des données. Dès lors, si deux outils communiquent mal ou pas du tout, il se peut que des erreurs de doublons ou de modifications s’accumulent et vous fassent perdre du temps.

 

3. Un manque de visibilité sur les processus

Avec une croissance rapide, il se peut que vous ayez du mal à faire évoluer aussi vite vos processus. La maîtrise des stocks, la satisfaction des clients ou encore le suivi des coûts peuvent en pâtir.

 

4. Un système d’information coûteux et difficile à maintenir

Si vous avez plusieurs outils informatiques, cela peut être coûteux et fastidieux à maintenir et faire évoluer. Votre système d’information est très étendu et vous dépensez beaucoup d’argent de ressources pour l’achat de licences ou de contrats de maintenance.

 

5. Un temps précieux à collecter de la donnée

Vos activités de base vous prennent trop de temps. Vous avez beaucoup de difficulté à récupérer et chercher la donnée. Cela devient même un défi quotidien d’analyser l’information avec tant d’outils différents.

 

COMMENT UTILISER UN ERP ?

La vocation d’un logiciel ERP est de pouvoir s’adresser au plus grand nombre. La couverture fonctionnelle se veut large.

 

Chaque application composante ou module d’un système ERP possède ses propres fonctionnalités destinées à l’un des services de l’entreprise. Tous ces services sont ou peuvent être concernés. Ci-dessous les principaux :

 

  1. Comptabilité/Finance : comptabilité générale et analytique, comptabilité auxiliaire, gestion des paiements, déclaration de TVA …
  2. Gestion de production : GPAO, nomenclatures, gammes opératoires, calcul des besoins nets (CBN), MRP, ordre de fabrication …
  3. Gestion commerciale : achats, ventes, stocks, gestion relation client …

 

En général, les établissements professionnels commencent par intégrer la gestion financière ou les applications de vente et logistique. Il est aussi possible d’obtenir des modules ERP spécifiques à son activité. C’est notamment le cas pour les grandes activités industrielles (pharmaceutique, chimie …) ou pour les activités de négoce et distribution.

 

TYPOLOGIES DES SOLUTIONS ERP DU MARCHE

Le marché des ERP est riche. Couteaux-suisse de la gestion, ces progiciels veulent répondre à tous les besoins pour toutes les typologies d’entreprise. Parmi les progiciels les plus populaires, on peut citer :

 

  1. Les ERP tout-en-un ou généraliste : comportent l’ensemble des fonctionnalités de base utiles dans une majorité de secteur d’activité
  2. Les ERP spécialisés : ces logiciels métiers proposent des fonctionnalités adaptées à un secteur d’activité
  3. Les ERP open source : solution qui ne requiert pas l’achat d’une licence et qui contient toutes les fonctionnalités pour la gestion d’une structure mais qui nécessite de très bonnes connaissances en informatique
  4. Les ERP en mode SaaS : logiciel sous forme de service. Tout est gardé sous un serveur à distance. Tout est accessible n’importe où n’importe quand et depuis n’importe quel support.

 

QUEL BUDGET ERP FAUT-IL PREVOIR ?

Comme beaucoup d’entreprises avant de se lancer, la question du budget est l’un des points délicats. Combien devez-vous mettre sur la table pour intégrer une solution ERP qui répondra à tous vos besoins et objectifs de développement ?

 

D’après de nombreux retours d’expériences, les sociétés qui décident de s’équiper et d’intégrer un nouveau logiciel ERP consacre en moyenne 2 à 3% de leur chiffre d’affaires pour une durée estimée (dans une fourchette large) entre 8 à 12 ans.

 

Donc si vous générez un chiffre d’affaires annuel de 10 millions d’euros, le budget ERP total se situerait aux alentours de 200 000 euros. Il ne s’agit pas d’une vérité absolue. Ce chiffre est donné à titre indicatif. Le budget à allouer varie en fonction de nombreux critères tels que :

 

  1. Nombre utilisateurs
  2. Technologie de la solution
  3. Spécificités métiers
  4. Formation utilisateurs
  5. Durée du projet
  6. L’importance du changement
  7. Les ressources internes au client

 

Face à ses sommes, le public demandeur s’attend à un ROI (retour sur investissement) visible et rapide.  Nous vous conseiller de consulter des études sur le sujet et notamment celle menée par le cabinet Forrester à propos de Sage X3. En plus d’être complète, elle permet d’avoir une idée précise de ce que l’on peut viser et de ce que l’on est en droit d’attendre avec l’intégration d’un nouvel ERP.

 

5 QUESTIONS A SE POSER POUR INTEGRER UN LOGICIEL ERP

Un logiciel ERP bien adapté à l’entreprise, à son environnement ainsi qu’à ses spécificités va permettre d’obtenir plus de fiabilité, de transparence et d’efficacité. Alors comment une entreprise choisit puis intègre la solution qu’il lui faut ? Pour cela, il est nécessaire de se poser et de répondre à différentes questions :

 

1. Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’un logiciel ERP ?

Avant toute chose, il est indispensable de définir les raisons qui vont vous pousser soit à intégrer pour la première un logiciel ERP soit à changer de solution. Quelles bénéfices peut-en tirer l’entreprise ? De quelles fonctionnalités avons-nous besoin pour notre gestion ? Comment cette démarche s’inscrit-elle dans la stratégie de croissance de la structure ? …

 

Ces raisons seront en partie le résultat de votre phase d’analyse pour définir vos points bloquants, vos points d’améliorations ou encore vos priorités vis-à-vis d’un tel projet.

 

2. Par où commencer son projet ERP ?

Le plus important au moment de lancer le projet est de bien avoir en tête toutes les étapes à suivre. La mise en place d’un logiciel ERP demande aussi bien des connaissances sur le plan technique que du temps. Les éditeurs et intégrateurs peuvent vous fournir quelques pistes mais cela n’est pas leur rôle. Vous pouvez aussi choisir de vous faire d’un cabinet de conseils ou miser sur une équipe projet mené par un chef de projet dédié avec toutes les compétences requises.

 

3. Comment choisir sa solution ERP pour son entreprise ?

Le panel des ERP sur le marché est proche de l’infini. Il n’est pas forcément aisé de s’y retrouver parmi des solutions qui semblent très proches les unes des autres. La différence et le choix du bon ERP peut se jouer sur des détails précieux.

 

Pour choisir son ERP, là aussi, une méthodologie existe. Elle se veut classique mais reste la plus efficace qu’il soit. Soyez rassuré, en aucun cas, vous n’échapperez aux traditionnels benchmark et critères de comparaison.

 

4. Qui intégrera l’ERP dans l’entreprise ?

Une fois votre solution choisie, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Dans le cas où vous décidé de faire du développement spécifique, cela signifie que vous disposez de ressources informatiques pour un tel projet. Autrement, si vous optez pour l’ERP d’un éditeur, l’implémentation pourra être réalisée soit par l’éditeur lui-même soit par un intégrateur de la solution.

 

Votre équipe projet interne aura pour but d’examiner ces possibilités en fonction des méthodologies, des compétences, de votre degré de personnalisation etc.

 

5. Qui s’occupera de l’après-projet ERP ?

Un projet de déploiement d’un logiciel ERP peut durer de 3 à 12 mois et engage une entreprise pour une dizaine d’années en moyenne. Il s’agit donc d’une véritable course de fond une fois passé le frisson et l’excitation de la nouveauté.

 

Certains éléments sont à penser au plus tôt lors de la phase de choix tels que la maintenance ou l’évolution du système différent selon la technologie. D’autres sont à prévoir dès la fin du projet avec la réalisation d’un bilan.