L’ERP société de services : La gestion de projet efficace

 

Le logiciel ERP est un outil redoutable pour les entreprises. Ceci est d’autant plus vrai pour les professionnels du service et la gestion de leurs projets. Malheureusement nombreuses d’entre elles manquent encore de repères pour se lancer. Le choix d’un ERP métier dans ce domaine est plus que pertinent puisque que le secteur répond à ses propres codes. Dans ce chapitre, nous vous présentons les atouts d’un ERP société de service.

 

LES ENJEUX DES SOCIETES DE SERVICES

Une société de service fait partie d’un marché en plein développement. Ces entreprises doivent répondre à de nombreuses attentes dues à un secteur aussi complexe que concurrentiel :

 

  1. Gérer de multiples affaires en parallèle
  2. Résister à la pression tarifaire et à un taux journalier moyen toujours plus bas
  3. Allier qualité, économies d’échelle et personnalisation de l’offre

 

Parmi ces sociétés, on retrouve les cabinets de conseils, les bureaux d’études, d’ingénierie, les architectes, les sociétés informatiques, éditeurs logiciels, SSII ou encore toutes les agences marketing et communication.

 

POURQUOI UN ERP POUR LES SOCIETES DE SERVICES ?

Si vous êtes une société de l’un des domaines cités précédemment, voici 4 points d’intérêt pour vous aider à se positionner sur l’utilité d’une solution ERP :

 

  1. Identifier les besoins de gestion d’une entreprise de services
  2. Identifier les points clés d’un ERP pour le service
  3. Identifier les bénéfices pour la gestion de l’activité au quotidien
  4. Zoom des sur des fonctionnalités d’expertises

 

1. QUELS BESOINS POUR LES PROFESSIONNELS DU SERVICE ?

Dans ce secteur où la gestion à l’affaire est au cœur de l’activité, la notion de projet prend une dimension toute particulière dans la gestion de ces entreprises. Elles doivent être capable de :

 

  1. Calculer un prix de revient pour chaque affaire menée
  2. Connaître le seuil de rentabilité de l’entreprise
  3. Accéder à tout moment à historique précis ou au déroulement d’un projet
  4. Capitaliser sur des références et des expériences clients précédentes
  5. Connaître les marges et suivre les budgets en temps réel
  6. Maîtriser et optimiser l’ensemble de ses processus opérationnels

 

Des outils moderne tel qu’un logiciel ERP permet de répondre à ces besoins de gestion tout en intégrant les nouvelles pratiques en entreprise (cloud, mobilité, collaboratif etc.).

 

2. LES POINTS CLES DE L’ERP SERVICES

Avant de commencer à penser fonctions, il convient de se demander en premier lieu quelle plus-value peut vous apporter un ERP en comparaison à vos logiciels actuels. On notera que le logiciel ERP convient parfaitement bien à ce type d’activités sur 2 critères :

 

Un outil en faveur de la mobilité

Dans une période du tout numérique, où (justement) tout doit aller plus vite, la mobilité est devenue essentielle pour les professionnelles du service. Du fait de la nature non tangible de leurs prestations, ces derniers sont amenés à se déplacer régulièrement chez leurs clients ou à réaliser leurs missions à distance.

 

Un logiciel ERP offre à une équipe, potentiellement itinérante, la possibilité de :

 

  1. Travailler à plusieurs sur un outil et une interface unique
  2. Partager des données essentielles, fiables, sécurisées et à jour
  3. Avancer depuis n’importe quel support et lieu de travail

 

L’ERP mobile améliore indéniablement la réactivité de vos équipes, favorise votre relation client et perfectionne vos processus internes.

 

Le suivi et reporting réenchantés

Que vous soyez un bureau d’études ou une société de consulting, vous êtes amenés à gérer de multiples projets en parallèle. Dans ce type de situation, l’ERP et son module de planification des ressources apporte des réponses à vos problématiques quotidiennes :

 

  1. Plan de charges
  2. Validation des plannings
  3. Taux d’occupation des équipes …

 

Un logiciel ERP, grâce à ses fonctionnalités Business Intelligence, fournit une visibilité complète et graphique de l’activité. À tout moment, vous pouvez accéder à des tableaux de bord. Pour cela, il suffit de sélectionner des indicateurs de performances (KPI) jugés pertinents pour le suivi des affaires.

 

3. DES BENEFICES AU QUOTIDIEN POUR LE LONG TERME

De manière générale, l’atout n°1 de l’ERP est la centralisation et l’homogénéisation des données de l’entreprises. Une entreprise équipée de ce type de solution de gestion gagne en temps, en efficacité, en agilité et en réactivité immédiate dans la prise de décision.

 

Pour une activité de prestation de services, l’ERP métier se veut être une solution d’autant plus fiable. Parmi les nombreux bénéfices, on retrouve :

 

  1. Capacité d’anticipation sur les projets
  2. Des processus de facturation optimisés
  3. Visibilité au plus proche du réel sur le chiffre et volume d’affaires
  4. Analyse poussée de la rentabilité
  5. Communication et un partage d’informations améliorés entre les collaborateurs
  6. Gestion accrue des coûts et des risques
  7. Optimisation des chiffrages et réponses aux appels d’offres
  8. Etc…

 

4. ZOOM SUR LES FONCTIONNALITES DEDIEES AUX METIERS DU SERVICE

Les fonctionnalités d’un logiciel dédié à la gestion des prestations de services seront bien évidemment différentes de celles conçues pour le pharmaceutique ou l’industrie du textile.

 

Voici quelques fonctionnalités « classiques » d’un ERP société de service :

 

  1. Gestion d’affaires et de budget
  2. Comptabilité projet
  3. Gestion du temps et des dépenses
  4. Planification des ressources
  5. Reporting et tableaux de bord
  6. Facturation
  7. Etc…

 

D’autres modules ERP permettent de pousser toujours plus l’expertise pour votre activité.

 

Gestion des abonnements

L’abonnement ne se limite plus à la presse. Il est devenu un véritable levier marketing pour les sociétés de services.

 

Les défis dans la gestion des abonnements

  1. Gestion manuelle des prix et de la facturation
  2. Gestion manuelle des renouvellements
  3. Augmentation des désabonnements par manque de suivi
  4. Facturation multiple
  5. Etc …

 

Les leviers d’opportunités du module

  1. Amélioration de l’efficacité des employés sur le processus de facturation
  2. Emission à date des factures
  3. Réduction significative des erreurs
  4. Amélioration de la visibilité
  5. Amélioration de la satisfaction client

 

Les fonctionnalités spécifiques du module

  1. Intégration de modèles tarifaires
  2. Intégration de modèles de facturation
  3. Modification de contrat en cours d’exécution
  4. Base de prix tarifaire publique et particulière par client
  5. Rapports et KPI (valeur des contrats, taux de désabonnement etc …)
  6. Etc …

 

Gestion de projets de services

Sans outils fiables, le quotidien peut être compliqué selon la nature des affaires et l’exigence des clients.

 

Les défis dans la gestion de projet

  1. Gestion compliquée des projets et facturation associée
  2. Situation projet connue a posteriori ne permettant pas le pilotage en temps réel
  3. Facturation et gestion des provisions laborieuses quand l’administration des ventes n’est pas intégrée
  4. Le suivi des temps sans mobilité est compliqué pour les équipes sur le terrain
  5. Etc …

 

Les opportunités du module

  1. Vue 360° degrés par affaire
  2. Mise en place rapide de projets selon des modèles et règles de gestion pré-établies
  3. Pilotage des ressources par anticipation
  4. Suivi financier et opérationnel en temps réel
  5. Etc …

 

Les solutions apportées par le module

  1. Gestion de différents types de projets de services (forfait, régie, prix de revient majoré)
  2. Modèles de projets avec phases critiques (livrables, points d’étapes …)
  3. Planification projet par ressources génériques et collaborateurs selon compétences et disponibilités
  4. Représentation, suivi et gestion graphique de la charge par projet, collaborateur et entité
  5. Reporting étendu de mesure de la performance
  6. Etc …

 

CHOISIR UN ERP SERVICES : QUELS CRITERES DE COMPARAISON ?

Une nouvelle fois, il convient de bien se mettre en tête que l’ERP est un choix d’ordre stratégique à l’échelle de l’entreprise. Si vous lancez un processus de sélection et d’intégration d’un logiciel de gestion, pensez à :

 

  1. Être réaliste sur le cadre de votre projet en termes de temps et de budget
  2. Impliquer votre direction dans les parties pris et les évolutions attendus
  3. Prendre compte la pérennité et la vision produit des éditeurs et intégrateurs sollicités
  4. Prendre la mesure de la dimension « utilisateurs » : conduite au changement, formation …
  5. Etc …

 

Concernant le choix d’un ERP métier, vous pouvez ajouter quelques critères plus spécifiques :

 

Modèle d’hébergement « vivant »

La mode est à l’hébergement en mode Cloud (ou Saas avec quelques nuances) : mise en œuvre plus rapide, des coûts moins élevés, des mises à jour automatiques …

 

Reporting, reporting, reporting …

Avec l’ensemble des projets menés par l’entreprise, vous avez besoin de disposer de vos données en temps réel. Misez sur une solution ERP avec un module de Business Intelligence. Votre prise de décision n’en sera que plus réactive.

 

L’expérience utilisateur en première ligne

L’ERP sera votre unique outil. Assurez-vous que l’ergonomie du logiciel choisit soit intuitive et validé en amont par vos utilisateurs. Vous gagnerez du temps.

 

Sécurité des données

Tout l’intérêt de l’ERP est là. Centraliser, sécuriser et faire disposer des données essentielles pour tous. Soyez vigilant à cet aspect et assurez-vous des garanties proposées par l’éditeur ou l’intégrateur.

 

Adaptabilité du logiciel

Les entreprises sont en pleine transition numérique. Pensez à demander à l’éditeur comment sa solution va évoluer en fonction de vos besoins actuels et futurs ainsi que ceux de vos clients.

 

NETSUITE : CENTRE DE COMMANDES MODERNE POUR L’ENTREPRISE DE SERVICES

NetSuite, leader et pionnier du Saas s’impose comme une solution à considérer fortement pour les entreprises de services. Cet ERP offre toute la souplesse qu’il faut pour évoluer au rythme de croissance des organisations.

 

L’éditeur a pensé sa solution logicielle autour de la gestion à l’affaire. Planifiez, suivez et exécutez vos projets en temps réel. En parallèle, vous pourrez rationaliser puis optimiser l’ensemble de vos processus opérationnels qu’ils s’agissent de la facturation, de la relation client ou encore du planning.

 

Autre avantage, NetSuite gère les montées de versions de son ERP de manière automatique et fréquente. Utilisateur NetSuite, vous n’aurez plus besoin de penser à la migration. L’éditeur s’en occupe. Conséquences directes de ce système, des coûts de possession et d’entretien inférieurs à ceux d’autres solutions.

 

QUEL ERP METIER POUR MON ACTIVITE ?

  1. L’ERP pharmaceutique