COMMENT LANCER ET GERER UN PROJET ERP ?

 

A première vue, les solutions de gestion ont un réel intérêt pour votre business quel que soit votre métier. Le logiciel a fait ses preuves par le passé. Néanmoins, un système ERP étant de plus en plus complexe, il est nécessaire de prendre le temps d’étudier tous les tenants et aboutissants. Se lancer dans un projet ERP implique d’en saisir toute la dimension pour votre stratégie et développement à l’échelle de l’entreprise.

 

COMMENT METTRE EN PLACE UN ERP ?

La mise en œuvre d’un ERP implique une gestion de projet sans failles. Voici 3 points pour vous structurer et vous lancer définitivement :

 

  1. Etudier l’opportunité d’un ERP pour votre organisation
  2. Initier le projet sur de bonnes bases budgétaires et liées à l’existant
  3. Cadrer et suivre le bon parcours d’intégration

 

QU’EST-CE QU’UN PROJET ERP ?

Le projet ERP a pour objectif la mise en production du logiciel de gestion choisie par une entreprise pour assurer le pilotage et la coordination de ses activités.

 

Un projet ERP est la somme de plusieurs variables : un contexte, un métier, une méthodologie, une solution d’un éditeur, des intervenants de différentes natures (chef de projet, consultant technique, consultant fonctionnel, freelance etc.).

 

Le challenge consiste à faire correspondre des fonctionnalités standards d’un logiciel ERP avec le système informatique en place d’une entreprise et ses attentes en termes de gestion.

 

COMMENT LANCER UN PROJET ERP ?

Après avoir balayé les principaux leviers d’optimisation qu’apporterait une solution de gestion type ERP, il faut savoir si ce projet représente une réelle opportunité pour votre structure, sur quel périmètre et à quel coût.

 

Combien ça coûte ?

L’intégration d’un ERP comprend, à minima, 3 phases : la préparation, le choix, l’implémentation.

 

La phase de préparation consiste à réaliser un audit et une analyse des besoins. Cela peut être géré en interne si vous disposez des compétences ou en externe. L’emploi d’une société de conseils rompue à ce travail est une option privilégiée par bon nombre d’entreprises PME ou multinationales. Difficile de donner un prix exact. La fourchette est très variable en fonction du cabinet, de son prestige, du périmètre du SI et de la quantité de données du client.

 

Ensuite se déroule la phase de choix. De vos décisions en matière de solution, méthodologie de déploiement, technologie, périmètre projet … dépendra votre budget. Il faut aussi ajouter les prestataires qui seront mobilisés.

 

Enfin, le concret : la phase de mise en production ou d’implémentation. Là encore, le budget dépend de l’ampleur du périmètre souhaité, du nombre de jours estimés et de la solution ERP retenue. En fonction du choix logiciel, le coût journalier d’un chef de projet ou d’un consultant n’est pas le même.

 

Ces 3 étapes sont une base pour tous les projets. On pourrait rajouter le POC « Proof Of Concept » qui correspond au maquettage du progiciel pour tester son adéquation avec l’environnement, l’activité et les processus de l’entreprise. On devrait aussi et surtout recommander la formation des utilisateurs en après-projet.

 

L’audit de l’existant

Pour songer à intégrer un logiciel ERP, il est essentiel de procéder à un audit. Celui-ci requiert une équipe projet interne avec un chef de bord à sa tête. Durant cette étape, les pratiques et usages de l’entreprise seront analysés pour entre autres :

 

  1. Faire un état des lieux des problèmes et besoins des différents services
  2. Cartographier l’ensemble de vos processus, flux et types de données actuels
  3. Déterminer les attentes face au changement et l’implication des utilisateurs pour un nouvel outil

 

Cette étape est obligatoire pour n’importe quel projet car c’est à partir de celle-ci que seront déterminées les priorités mais surtout si l’ERP constitut une réelle opportunité.

 

Un intégrateur peut vous guider à ce moment. Il dispose d’outils pour aiguiller votre réflexion. Par exemple, un questionnaire de ciblage rapide et simple. Evidemment vous pouvez le consulter, lui et son équipe, une fois l’audit terminé.

 

COMMENT BIEN GERER UN PROJET ERP ?

Plus votre projet sera cadré en amont, moins vous aurez de surprises. Cette vérité, applicable à de très nombreux domaines, l’est surtout pour l’informatique.

 

La gestion de projet passe par un cahier des charges ERP

Tout comme un ERP est structurant pour un système d’information, le cahier des charges l’est tout autant pour votre projet. Il s’agit du document officiel qui retrace vos processus, flux, objectifs, les besoins et évolutions attendues quant à l’implémentation du nouveau progiciel. Le cahier des charges ERP fait partie intégrante de votre commande passée avec votre éditeur ou intégrateur. Ne passez pas à côté de sa rédaction. Ne passez pas à côté de cette étape.

 

Les différentes phases d’implémentation du projet

La décision a été prise. Vous avez jugé bénéfique et rentable l’apport d’un ERP sur l’organisation de l’entreprise. Vous vous lancez dans le grand bain du projet. Dans la majorité des cas, l’intégration de la solution s’articule autour de 4 phases clés. Ces étapes de mise en place ERP sont bien identifiées, claires et accessibles à tous. Veillez à suivre le bon parcours pour la réussite de votre gestion de projet.

 

NOS CHAPITRES POUR TOUT SAVOIR DU LOGICIEL ERP

 

  1. Qui sont les principaux éditeurs ERP ?
  2. Quel ERP choisir pour mon entreprise ?
  3. Quel ERP métier pour mon entreprise ?
  4. Qu’est-ce qu’un ERP cloud ?
  5. ERP et CRM, pilotage activités et relation client