COMMENT BIEN GERER UN PROJET ERP ?

 

C’est le grand jour, vous êtes convaincus, vous souhaitez intégrer une solution logicielle pour vous aider à mieux gérer votre entreprise. Vous avez raison, ce logiciel a fait ses preuves par le passé. Néanmoins, un projet ERP est une démarche complexe. Par où-devez-vous commencer ? Quelles sont les phases clés ? Autant de questions auxquelles nous tentons de vous apporter des réponses pour la réussite de votre projet.

UN PROJET ERP, QU’EST-CE QUE C’EST ?

Un projet ERP regroupe l’ensemble des actions ayant pour objectif la mise en production du logiciel de gestion choisi par une entreprise pour assurer le pilotage et la coordination de son activité.

 

Un projet ERP est la somme de plusieurs variables notamment liées à votre environnement. Son déploiement présentent des attributs à respecter pour sa réussite :

 

  1. Un objectif clair et précis
  2. Des phases de projet identifiées et connus par tous les participants
  3. Un Go Live fixée à une date
  4. Un panel d’acteurs aux rôles établis
  5. Un budget déterminé

 

Le challenge consiste à faire correspondre des fonctionnalités d’un logiciel ERP avec le système informatique en place d’une entreprise et ses attentes.

 

AVANT DE LANCER SON PROJET ERP

Quel est l’objectif de mon projet ?

Un projet ERP est généralement d’ordre stratégique et porteur d’enjeux pour une entreprise. Il ne faut surtout pas négliger l’expression de ses besoins.

 

La première question à se poser, tout aussi banale que complexe, est « Je veux un logiciel ERP mais pourquoi faire ? ». Les réponses peuvent être infinies : Je veux structurer mes processus et homogénéiser mes flux, je veux avoir une visibilité en temps réel sur mon activité et mes flux, je veux développer l’entreprise par la vente de mes produits à l’international etc.

 

Autant de questions par lesquelles vous allez passer pour définir vos propres objectifs en lien avec le contexte et le profil de votre entreprise.

 

Concrètement, prenons l’exemple d’une société dans le secteur du pharmaceutique et dont les objectifs pourraient être de mieux contrôler sa distribution, de suivre de A à Z les process de fabrication et de s’assurer de la qualité à chaque étape de la production.

 

Par rapport à cette liste, il est important d’anticiper sur la rentabilité de son projet.

 

Comment estimer le ROI d’un ERP avant son intégration ?

 

Il faut savoir que l’on garde en moyenne son ERP 8 à 10 ans. C’est un engagement à long terme. Avant de se lancer, il est pertinent de poser des chiffres pour chaque objectif associé au projet. Evidemment, ces chiffres peuvent largement varier selon votre activité, votre marché et la stratégie mise en place.

 

Exemple simple mais parlant, pour une entreprise dont l’activité consiste à fabriquer du matériel d’alimentation électrique, un objectif chiffré possible serait la réduction de X% du coût global de production.

 

Définir vos indicateurs de performance ERP

 

La première étape consiste donc à identifier les bons objectifs pour votre entreprise. Une fois ces derniers fixés, il convient de leur associer vos indicateurs (KPI) qui vous permettront d’estimer le retour sur investissement de votre projet ERP.

 

Si l’on garde l’exemple de la société de fabrication et que celle-ci souhaite travailler sur la diminution du prix de revient de ses produits, elle peut choisir de suivre, entre autres, le coût des matières premières. Autre possibilité d’indicateur, vous pouvez décider d’améliorer la gestion de vos ventes et de mieux suivre vos remises commerciales. En fin, la satisfaction client étant un facteur clé de succès, ayez un œil attentif sur vos cycles de production afin d’être sûr d’assurer vos délais de livraison.

 

Quelles sont les différences entre l’intégration et le changement d’un ERP ?

 

La différence majeure entre ces deux types de projet repose sur le fait que l’un se base sur un « existant logiciel de gestion » au sein même de votre système d’information tandis que l’autre débute avec une feuille vierge ou presque.

 

Pour l’intégration d’un nouvel ERP qui va souvent faire table rase sur une multitude d’outils séparés, il faudra bien définir vos besoins, vos objectifs, le périmètre fonctionnel souhaité … tandis que dans le cas d’un changement d’un progiciel, vous pourrez ajouter à toute votre analyse un audit de votre système de gestion actuel avec la présence d’un ERP. Ce nouveau point de départ de l’étude vous donnera plus de clés pour identifier de nouvelles pistes d’optimisation et améliorer votre utilisation au quotidien.

 

Dans quel cas peut se produire un changement d’outil ERP ? Potentiellement, si l’expérience utilisateur ne s’avère pas assez poussée ou si les limites fonctionnelles deviennent trop importantes ou encore si la technologie de la solution commence à devenir obsolète et plus difficile à maintenir engendrant des surcoûts.

 

Avec qui travailler pour votre projet ?

Quel que soit la nature d’un projet, informatique ou pas, il est toujours difficile de choisir un prestataire et d’en être sûr. Dans le cadre d’une implémentation d’un progiciel de gestion type ERP, il existe plusieurs options :

 

  1. Vaut-il mieux un intégrateur ?
  2. Faut-il passer directement par l’éditeur ?
  3. Faut-il privilégier un indépendant ? …

 

Ce choix aux possibilités multiples vous appartient mais penser à choisir selon vos contraintes techniques, métiers, budgétaires voir géographique si la proximité est un critère déterminant dans votre cas.

 

Distinguer la MOA et MOE

 

Pour tout projet informatique, vous retrouverez presque systématiquement les termes MOA et MOE. Ces notions sont inhérentes à son organisation et à sa réussite. Il est donc important de bien faire la distinction pour mieux identifier les acteurs, leurs rôles et responsabilités respectives.

 

Tout d’abord, qu’est-ce que la MOA ? La maîtrise d’ouvrage a un rôle de donneur d’ordre. Elle structure et pilote le projet du début jusqu’à la fin : objectifs, délais de mise en production, animation des comités de pilotage, recettage, tests etc.

 

Le maître d’ouvrage est la personne qui va s’engager à répondre aux demandes et besoins fonctionnels des utilisateurs finaux. Ce dernier peut être issu de votre organisation si quelqu’un dispose des compétences requises ou être une personne externe à la société par le biais, par exemple, d’un cabinet de conseils.

 

Vient le tour du MOE, quel est son rôle ? Quand la MOA définit ce qui doit être fait, la maîtrise d’œuvre détermine les moyens à mettre en place pour la réalisation du projet. Il se concentre sur les aspects techniques afin de respecter les demandes fonctionnelles en fonction des coûts, des délais et du niveau de qualité souhaité.

 

MOA et MOE sont deux rôles bien distincts mais forcément complémentaires dont la collaboration est indispensable au développement et à la réussite d’un projet. Dans le cadre d’une implémentation ERP, l’intégrateur serait l’entité désignée en tant que maître d’œuvre intervenant en aval de la maîtrise d’ouvrage.

 

Trouver l’intégrateur idéal

 

L’intégrateur est un expert technique des solutions qu’il peut proposer à son catalogue. Ses équipes composées de consultants, directeurs et chefs de projet sont rompues à ce type d’exercice, suivent des formations régulièrement et passent les certifications adéquates des éditeurs concernés.

 

L’un des principaux avantages d’un intégrateur ERP est donc qu’il regroupe l’ensemble des compétences et ressources humaines nécessaires (technique, fonctionnel, gestion de projet).

 

Autre avantage, si vous choisissez bien, ce dernier disposera de nombreuses références, connaissances et d’un capital expérience certain pour vos spécificités ce qui sera un gain non négligeable. La tendance est à la verticalisation des offres de gestion pour plus de bénéfices aux clients. Attention cependant à ne pas tomber dans le trop personnalisé (plus complexe à long terme) ou à l’inverse dans le trop généralisé.

 

L’équipe projet : votre force est aussi à l’intérieur

 

L’ERP est un sujet vaste. On ne va pas se mentir, l’intégration est un métier à part entière. Peu importe votre approche ou le progiciel que vous aurez sélectionné, l’engagement et le management de vos équipes en interne sera un autre facteur décisif. Il faut donc veiller à constituer la bonne équipe ayant une formation ou expérience adéquate.

 

De nombreuses entreprises initiant la démarche cantonnent cette équipe projet autour du service informatique et des décideurs. Mieux vaut la composer d’un panel d’utilisateurs clés afin de travailler en profondeur tous les domaines fonctionnels. En général, on implique des collaborateurs issus de services différents tels que la comptabilité, la fabrication ou l’administration des ventes.

 

Dans cette équipe, un chef de projet est aussi nommé. Dans la plupart des cas, il s’agit du responsable informatique de l’entreprise.

 

Connaître les membres d'une équipe projet ERP

Constituer votre équipe pour votre projet ERP

 

Le cahier des charges ERP, le document pour définir mes besoins de gestion ?

Je rédige mon cahier des charges

 

Pour que votre prestataire puisse vous accompagner dans les meilleures conditions et vous proposer le logiciel ERP paramétré comme il faut, il est primordial de rédiger un cahier des charges. Celui-ci doit être le plus clair possible. Il doit aussi détailler toutes vos contraintes et cadrer votre système d’information actuel. N’oubliez pas de mettre en évidence vos problématiques majeures. Le cahier des charges ERP est le document officiel de votre projet. Il fait partie intégrante de la commande qui sera passée avec l’éditeur ou l’intégrateur. Ne passez pas à côté de sa rédaction. Ne passez pas à côté de cette étape.

 

Je ne peux le faire, quelles sont mes alternatives ?

 

Même si après le téléchargement de notre modèle type, vous vous sentez encore insuffisamment prêt, sachez que des alternatives existent. Première possibilité, vous pouvez faire appel à une société tierce qui vous guidera sur la méthodologie tout en vous donnant une liste d’éléments auxquels nous n’auriez pas pensé. Seconde solution, vous pouvez, à votre propre initiative, mener à bien des ateliers interne. Par ces rendez-vous organisés, vous allez collecter l’ensemble des demandes techniques, fonctionnelles mais aussi côté expérience utilisateur. Le nombre d’ateliers dépendra de l’ampleur du projet afin de balayer tous les domaines.

 

Malgré tout, il est assez peu fréquent de fonctionner de cette manière. Dans la plupart des cas, les entreprises, parce qu’elles disposent des équipes, rédigent elles-mêmes leur cahier des charges ou passent par des sociétés de conseils pour être mieux accompagnées dans la démarche.

 

Dernières étapes avant de lancer le projet

Quelles sont les différentes phases d’un projet d’implémentation ?

 

Le planning de mise en œuvre d'un logiciel ERP La décision a été prise. Vous avez jugé bénéfique et rentable à long terme l’apport d’un ERP sur l’organisation de l’entreprise. Vous allez vous lancer dans le grand bain. Vous savez que vous devez rédiger ce document mais ne connaissez pas nécessairement le processus. Pas d’inquiétude à se faire, un projet ERP est un enchaînement de phases plutôt classiques. Celles-ci pourront varier en fonction de la méthode choisie mais dans la plupart des cas, l’intégration de la solution s’articule autour de 4 moments clés. Ces étapes de mises en place ERP sont bien identifiées, claires et accessibles à tous. Veillez à suivre le bon parcours pour la gestion et la réussite de votre projet.

 

Comment financer le projet ERP ?

Vous avez certainement un budget idéal que vous vous êtes fixés et vous savez également qu’installer un ERP requiert beaucoup de ressources. Dans ce cas de figure, il est important de le mentionner le plus tôt possible à vos prestataires potentiels. Pourquoi cela ? Tout simplement car ces prestataires pourront adapter leurs réponses à vos besoins et en fonction du budget. L’idée n’est pas de vous proposer du rêve mais plutôt une solution et un paramétrage réaliste.

 

En règle général, votre prestataire et notamment les intégrateurs peuvent travailler leur réponse et commencer à piloter le projet et budget à partir des éléments de votre cahier des charges, de vos exigences et de vos contraintes.

 

LE PROJET ERP

L’audit de l’existant pour mieux réfléchir

Pour songer à intégrer un logiciel ERP, il faut procéder à un audit de votre situation actuelle. Celui-ci requiert une équipe projet interne avec un chef de bord à sa tête. Durant cette étape, les pratiques et usages de l’entreprise seront analysés pour entre autres :

 

  1. Faire un état des lieux des problèmes et besoins des différents services
  2. Cartographier l’ensemble de vos processus, flux et types de données actuels
  3. Déterminer les attentes face au changement et l’implication des salariés face à ce chantier

 

Cette étape est obligatoire car c’est à partir de celle-ci que vous allez déterminer vos priorités mais surtout si l’ERP constitue une réelle opportunité pour votre développement d’entreprise.

 

Solliciter les prestataires

Votre cahier des charges est rédigé. A ce moment-là, vous allez avancer un peu plus dans le concret et enfin pouvoir associer quelques noms de solutions à votre projet ERP. Il convient donc d’interpeler les potentiels prestataires et de leur transférer votre document.

 

Comment faire cela ? Vous pouvez lancer une consultation ou un appel d’offre aux éditeurs et intégrateurs. Dans cette optique, il n’est pas rare de recevoir une dizaine de retours. Autre moyen, vous pouvez faire vos propres recherches sur le web via des mots clés précis puis faire une demande de rappel via un formulaire ou envoyer directement votre cahier des charges. Exemple, je suis une société du secteur pharmaceutique, je lance une recherche autour de l’expression « logiciel erp pharma » et j’accède aux sites internet sur les résultats affichés.

 

A quels types de retours s’attendre ? A ce stade, tout est ouvert. Vous allez engager une phase d’avant-vente qui peut concerner 5 prestataires proposant chacune une solution différente ou encore 3 intégrateurs du même produit. Evaluez-les, faites un premier tri puis shortlistez 2 à 3 possibilités avant le choix final.

 

Choisir une solution

Chose importante à garder à l’esprit, choisir un ERP, c’est aussi choisir un prestataire avec lequel une relation de travail doit s’établir sur le long terme. Changer de prestataire parce que votre implémentation s’est mal déroulée ou parce que la collaboration devient difficile après 1 ou 2 ans … tout cela est possible mais pourrait engendrer des coûts supplémentaires. Pensez donc à cadrer comme il se doit votre processus de sélection sans oublier de prendre en compte le package intégrateur/solution.

 

Existe-t-il un processus simple pour cette phase de sélection ? Non rien qui ne soit officiel mais là encore vous pouvez suivre certaines étapes assez classiques et les adapter à votre entreprise :

 

  1. Consultation des prestataires : entre 5 à 7 en évitant de les multiplier
  2. Shortlist des 3 entreprises : phase d’avant-vente, démonstration produit, négociation avancée et soutenance
  3. Décision finale

 

Quels critères de choix du prestataire peuvent être utilisés ? Comme pour l’évaluation d’un progiciel (fonctionnalité, mode de distribution, évolutivité, international etc.), ces critères vous seront propres. A vous de déterminer les plus importants. En voici quelques-uns : références clients, taille, disponibilité, service hotline, réactivité, add-ons complémentaires, tarifs etc.

 

Choisir une méthodologie adaptée

Après l’étude des propositions, votre décision penche sensiblement vers un ERP. Cependant, avant de donner votre « Go » final, vous devez vous assurer que la méthodologie de déploiement est également en adéquation avec vos objectifs.

 

En effet, la méthodologie fait partie de la liste des facteurs clés de succès d’un projet ERP. Il peut arriver que 2 intégrateurs vous proposent le même outil de gestion mais déployé différemment. Chacun va présenter sa méthode référence. En fonction de celle-ci, la durée de votre projet pourrait varier, prévoir un transfert de compétences, impliquer plus ou moins des pilotes ou fonctionner par processus (méthode agile).

 

Vous l’aurez compris rapidement, la méthodologie est fortement corrélée au prestataire. Dans le cadre d’une installation d’un ERP, projetez-vous et veillez à ce qu’elle soit :

 

  1. Adaptée au contexte et métier
  2. Vous permette de vous appuyer sur des engagements précis et facilement identifiables
  3. Vous permette d’obtenir une visibilité claire sur la construction de la solution
  4. Vous permette d’avoir un suivi de projet efficace

 

Quel que soit la méthodologie qui remportera vos suffrages, celle-ci impliquera nécessairement une collaboration totale entre l’intégrateur et vos équipes internes.

 

 

 

PENDANT LE PROJET

Le suivi

Un projet ERP est une aventure humaine. Cela demande une organisation de chaque instant entre l’entreprise et l’intégrateur concerné. Entre gestion de projet et conduite au changement, il convient de maîtriser le temps, les coûts et de veiller à la bonne communication entre tous les acteurs sous peine de prendre du retard. Evidemment, le chef de projet joue un rôle prépondérant sur tous ces aspects, mais il existe aussi d’autres bonnes pratiques à adopter selon vos spécificités.

 

Le comité de pilotage

 

Aussi appelé copil, le comité de pilotage est un acteur majeur dans la conduite des projets d’envergure pour une entreprise tel que l’implémentation d’un ERP. Généralement composé de dirigeants, directions métiers mais aussi de la maîtrise d’ouvrage et le chef du dit projet, le copil dispose d’un véritable pouvoir décisionnaire. Cela peut concerner le planning, les plans d’actions ou encore la mobilisation des ressources. Le comité de pilotage est le garant du projet. Il définit les moyens, valide les grandes étapes et s’assure que le projet ne parte à la dérive.

 

La planification

 

Un projet réussi se voudra bien planifié. La mise en œuvre d’un ERP demande un effort de planification. Passez du temps dessus vous permettra de minimiser les risques. Organisez-vous avec votre prestataire, réunissez-vous 1 journée ou plus et construisez un planning de déploiement ERP clair, précis et personnalisé. Votre planning sera l’un de vos livrables. Votre « partenaire », c’est-à-dire l’éditeur ou l’intégrateur, vous guidera dans cette démarche grâce à une méthodologie soigneusement sélectionnée en amont.

 

La planification vous donnera la visibilité nécessaire globale à toutes les phases d’implémentation du logiciel. Vous pouvez la considérer comme un garde-fou à part entière.

 

Assurer le suivi du projet ERP

Le suivi est essentiel à la réussite du projet

 

Le cadrage

 

La phase de cadrage intervient au début du projet. Il ne faut surtout pas la négliger puisqu’à cette étape vous allez évaluer les risques et potentiellement éviter les pièges. Si, une fois l’ERP en place, vous constatez des erreurs, il pourrait être trop tard.

 

Tout l’enjeu du cadrage ou étude de projet repose sur la confrontation entre les fonctionnalités de la solution choisie au contexte, organisation et à l’environnement de votre entreprise. La question est de savoir si vous allez devoir vous adapter au produit ou plutôt adapter le produit à vos besoins. La personnalisation et les développements spécifiques doivent trouver leur point d’équilibre sous peine de tomber dans le piège de « l’usine à gaz ».

 

La communication entre toutes les parties

La qualité et l’optimisation du paramétrage du nouvel outil de gestion dépendra grandement des remontées de vos utilisateurs clés face à des hommes métiers, face à des consultants métiers. Il est donc essentiel de favoriser les échanges, rencontres et dialogues entre toutes ces parties et tout au long du projet.

 

Cette dimension communication est également importante notamment pour mener à bien la conduite au changement vis-à-vis des collaborateurs. Pour les embarquer, il peut être bien présenter à minima le chef de projet de l’intégrateur ou de les réunir à chaque fin d’étape de déploiement. Une communication favorisera l’acceptation tout en permettant d’identifier certains points de blocages.

 

APRES LE PROJET

Un projet d’implémentation d’un logiciel de type ERP peut durer en moyenne 6 à 12 mois. Certaines entreprises peuvent penser qu’une fois l’intégration réalisée, tout sera terminé. Sauf que l’ERP est une course de fond avec beaucoup d’attentes et de résultats à justifier.

 

Accompagner et réassurer

Intégrer un logiciel de gestion peut faire peur à certains collaborateurs. Ils peuvent vite se sentir hors de leur zone de confort. Vous allez ainsi devoir assurer et faciliter la prise en main de chacun. Entre gain de temps et optimisation des tâches, tous vos utilisateurs devraient être en mesure de comprendre les bénéfices à retirer d’un tel outil.

 

L’ERP étant un outil global, chaque utilisateur à son rôle à jouer. Si l’un d’entre eux se retrouve en difficulté, cela peut avoir des répercussions sur toute une chaîne. Face à ce type de situation, n’hésitez pas à aller plus loin dans votre management, à les accompagner davantage voir à compléter leur formation. C’est la continuité de la conduite au changement après le projet. Vos collaborateurs doivent à nouveau se sentir à l’aise.

 

Faire un bilan post projet

Ça y est ! Le projet est « opérationnellement » terminé. Vos utilisateurs travaillent quotidiennement sur l’ERP et tous les éléments semblent s’imbriquer comme convenu. Au bout de quelques semaines/mois d’usage, il est intéressant de tirer un premier bilan.

 

A ce moment-là, si vous décidez de faire un point, recentrez votre projet avec objectifs initiaux :

 

  1. Est-ce que les fonctionnalités souhaitées et déployées répondent aux attentes ?
  2. Est-ce que toutes les fonctionnalités sont correctement utilisées ?
  3. Est-ce que l’ERP remplit tous les objectifs fixés ou certains ont-ils été perdus de vue ?
  4. Est que les objectifs du projet ont-ils évolué en cours de route ?

 

Ce premier bilan post projet vous permettra de mettre en œuvre, si besoin, des actions d’ajustement ou correctives.

 

Penser long terme et évolution

L'après projet d'une intégration ERP Votre ERP va devenir votre outil de référence durant plusieurs années. Pendant ce temps-là, votre marché va changer, peut être allez-vous diversifier vos activités ou bien augmenter vos effectifs. De multiples scénarios sont envisageables.

 

Du côté des éditeurs, ces derniers mettent à jour fréquemment leur produit. Le but étant de l’enrichir aussi bien techniquement que fonctionnellement.

 

Face à ce challenge à long terme, assurez-vous régulièrement que votre solution ERP soit en permanence alignée avec vos objectifs d’entreprise.

 

Avec le développement des technologies et la transformation digitale qui s’accélère, les ERP sont devenus évolutifs. Dans l’optique où votre configuration initiale ne réponde plus à vos attentes, voyez avec votre intégrateur comment optimiser le système. Si vous avez un besoin précis, cela peut passer par l’ajout d’un module complémentaire. Si les objectifs se veulent complétement différents, peut-être faut-il passer par un nouveau mode projet.

 

CONCLUSION

Qu’il soit grand ou petit, un projet ERP doit être abordé de manière structurée et adaptée à votre contexte d’entreprise. Il ne faut négliger aucune étape pour plus de chances de succès y compris lorsque l’implémentation sera terminée. N’oubliez pas, votre choix final englobe un logiciel, un intégrateur et une méthodologie. Considérez votre prestataire comme votre partenaire. Envisagez une relation durable, impliquez votre direction, des utilisateurs clés, communiquez et vous aurez déjà mis de bonnes chances de votre côté. Bon projet !