Un projet ERP est généralement d’ordre stratégique et porteur d’enjeux pour une entreprise. Il ne faut surtout pas négliger l’expression de ses besoins.

La première question à se poser, tout aussi banale que complexe, est « Je veux un logiciel ERP mais pourquoi faire ? ». Les réponses peuvent être infinies : Je veux structurer mes processus et homogénéiser mes flux, je veux avoir une visibilité en temps réel sur mon activité et mes flux, je veux développer l’entreprise par la vente de mes produits à l’international etc.

Autant de questions par lesquelles vous allez passer pour définir vos propres objectifs en lien avec le contexte et le profil de votre entreprise.

Concrètement, prenons l’exemple d’une société dans le secteur du pharmaceutique et dont les objectifs pourraient être de mieux contrôler sa distribution, de suivre de A à Z les process de fabrication et de s’assurer de la qualité à chaque étape de la production.

Par rapport à cette liste, il est important d’anticiper sur la rentabilité de son projet.

Il faut savoir que l’on garde en moyenne son ERP 8 à 10 ans. C’est un engagement à long terme. Avant de se lancer, il est pertinent de poser des chiffres pour chaque objectif associé au projet. Evidemment, ces chiffres peuvent largement varier selon votre activité, votre marché et la stratégie mise en place.

Exemple simple mais parlant, pour une entreprise dont l’activité consiste à fabriquer du matériel d’alimentation électrique, un objectif chiffré possible serait la réduction de X% du coût global de production.

La première étape consiste donc à identifier les bons objectifs pour votre entreprise. Une fois ces derniers fixés, il convient de leur associer vos indicateurs (KPI) qui vous permettront d’estimer le retour sur investissement de votre projet ERP.

Si l’on garde l’exemple de la société de fabrication et que celle-ci souhaite travailler sur la diminution du prix de revient de ses produits, elle peut choisir de suivre, entre autres, le coût des matières premières. Autre possibilité d’indicateur, vous pouvez décider d’améliorer la gestion de vos ventes et de mieux suivre vos remises commerciales. En fin, la satisfaction client étant un facteur clé de succès, ayez un œil attentif sur vos cycles de production afin d’être sûr d’assurer vos délais de livraison.

La différence majeure entre ces deux types de projet repose sur le fait que l’un se base sur un « existant logiciel de gestion » au sein même de votre système d’information tandis que l’autre débute avec une feuille vierge ou presque.

Pour l’intégration d’un nouvel ERP qui va souvent faire table rase sur une multitude d’outils séparés, il faudra bien définir vos besoins, vos objectifs, le périmètre fonctionnel souhaité … tandis que dans le cas d’un changement d’un progiciel, vous pourrez ajouter à toute votre analyse un audit de votre système de gestion actuel avec la présence d’un ERP. Ce nouveau point de départ de l’étude vous donnera plus de clés pour identifier de nouvelles pistes d’optimisation et améliorer votre utilisation au quotidien.

Dans quel cas peut se produire un changement d’outil ERP ? Potentiellement, si l’expérience utilisateur ne s’avère pas assez poussée ou si les limites fonctionnelles deviennent trop importantes ou encore si la technologie de la solution commence à devenir obsolète et plus difficile à maintenir engendrant des surcoûts.

Quel que soit la nature d’un projet, informatique ou pas, il est toujours difficile de choisir un prestataire et d’en être sûr. Dans le cadre d’une implémentation d’un progiciel de gestion type ERP, il existe plusieurs options :

1. Vaut-il mieux un intégrateur ?
2. Faut-il passer directement par l’éditeur ?
3. Faut-il privilégier un indépendant ? …

Ce choix aux possibilités multiples vous appartient mais penser à choisir selon vos contraintes techniques, métiers, budgétaires voir géographique si la proximité est un critère déterminant dans votre cas.

Pour tout projet informatique, vous retrouverez presque systématiquement les termes MOA et MOE. Ces notions sont inhérentes à son organisation et à sa réussite. Il est donc important de bien faire la distinction pour mieux identifier les acteurs, leurs rôles et responsabilités respectives.

Tout d’abord, qu’est-ce que la MOA ? La maîtrise d’ouvrage a un rôle de donneur d’ordre. Elle structure et pilote le projet du début jusqu’à la fin : objectifs, délais de mise en production, animation des comités de pilotage, recettage, tests etc.

Le maître d’ouvrage est la personne qui va s’engager à répondre aux demandes et besoins fonctionnels des utilisateurs finaux. Ce dernier peut être issu de votre organisation si quelqu’un dispose des compétences requises ou être une personne externe à la société par le biais, par exemple, d’un cabinet de conseils.

Vient le tour du MOE, quel est son rôle ? Quand la MOA définit ce qui doit être fait, la maîtrise d’œuvre détermine les moyens à mettre en place pour la réalisation du projet. Il se concentre sur les aspects techniques afin de respecter les demandes fonctionnelles en fonction des coûts, des délais et du niveau de qualité souhaité.

MOA et MOE sont deux rôles bien distincts mais forcément complémentaires dont la collaboration est indispensable au développement et à la réussite d’un projet. Dans le cadre d’une implémentation ERP, l’intégrateur serait l’entité désignée en tant que maître d’œuvre intervenant en aval de la maîtrise d’ouvrage.

L’intégrateur est un expert technique des solutions qu’il peut proposer à son catalogue. Ses équipes composées de consultants, directeurs et chefs de projet sont rompues à ce type d’exercice, suivent des formations régulièrement et passent les certifications adéquates des éditeurs concernés.

L’un des principaux avantages d’un intégrateur ERP est donc qu’il regroupe l’ensemble des compétences et ressources humaines nécessaires (technique, fonctionnel, gestion de projet).

Autre avantage, si vous choisissez bien, ce dernier disposera de nombreuses références, connaissances et d’un capital expérience certain pour vos spécificités ce qui sera un gain non négligeable. La tendance est à la verticalisation des offres de gestion pour plus de bénéfices aux clients. Attention cependant à ne pas tomber dans le trop personnalisé (plus complexe à long terme) ou à l’inverse dans le trop généralisé.

L’ERP est un sujet vaste. On ne va pas se mentir, l’intégration est un métier à part entière. Peu importe votre approche ou le progiciel que vous aurez sélectionné, l’engagement et le management de vos équipes en interne sera un autre facteur décisif. Il faut donc veiller à constituer la bonne équipe ayant une formation ou expérience adéquate.

De nombreuses entreprises initiant la démarche cantonnent cette équipe projet autour du service informatique et des décideurs. Mieux vaut la composer d’un panel d’utilisateurs clés afin de travailler en profondeur tous les domaines fonctionnels. En général, on implique des collaborateurs issus de services différents tels que la comptabilité, la fabrication ou l’administration des ventes.

Dans cette équipe, un chef de projet est aussi nommé. Dans la plupart des cas, il s’agit du responsable informatique de l’entreprise.

Constituer votre équipe pour votre projet ERP

Pour que votre prestataire puisse vous accompagner dans les meilleures conditions et vous proposer le logiciel ERP paramétré comme il faut, il est primordial de rédiger un cahier des charges. Celui-ci doit être le plus clair possible. Il doit aussi détailler toutes vos contraintes et cadrer votre système d’information actuel. N’oubliez pas de mettre en évidence vos problématiques majeures. Le cahier des charges ERP est le document officiel de votre projet. Il fait partie intégrante de la commande qui sera passée avec l’éditeur ou l’intégrateur. Ne passez pas à côté de sa rédaction. Ne passez pas à côté de cette étape.

Même si après le téléchargement de notre modèle type, vous vous sentez encore insuffisamment prêt, sachez que des alternatives existent. Première possibilité, vous pouvez faire appel à une société tierce qui vous guidera sur la méthodologie tout en vous donnant une liste d’éléments auxquels nous n’auriez pas pensé. Seconde solution, vous pouvez, à votre propre initiative, mener à bien des ateliers interne. Par ces rendez-vous organisés, vous allez collecter l’ensemble des demandes techniques, fonctionnelles mais aussi côté expérience utilisateur. Le nombre d’ateliers dépendra de l’ampleur du projet afin de balayer tous les domaines.

Malgré tout, il est assez peu fréquent de fonctionner de cette manière. Dans la plupart des cas, les entreprises, parce qu’elles disposent des équipes, rédigent elles-mêmes leur cahier des charges ou passent par des sociétés de conseils pour être mieux accompagnées dans la démarche.

La décision a été prise. Vous avez jugé bénéfique et rentable à long terme l’apport d’un ERP sur l’organisation de l’entreprise. Vous allez vous lancer dans le grand bain. Vous savez que vous devez rédiger ce document mais ne connaissez pas nécessairement le processus. Pas d’inquiétude à se faire, un projet ERP est un enchaînement de phases plutôt classiques. Celles-ci pourront varier en fonction de la méthode choisie mais dans la plupart des cas, l’intégration de la solution s’articule autour de 4 moments clés. Ces étapes de mises en place ERP sont bien identifiées, claires et accessibles à tous. Veillez à suivre le bon parcours pour la gestion et la réussite de votre projet.

Vous avez certainement un budget idéal que vous vous êtes fixés et vous savez également qu’installer un ERP requiert beaucoup de ressources. Dans ce cas de figure, il est important de le mentionner le plus tôt possible à vos prestataires potentiels. Pourquoi cela ? Tout simplement car ces prestataires pourront adapter leurs réponses à vos besoins et en fonction du budget. L’idée n’est pas de vous proposer du rêve mais plutôt une solution et un paramétrage réaliste.

En règle général, votre prestataire et notamment les intégrateurs peuvent travailler leur réponse et commencer à piloter le projet et budget à partir des éléments de votre cahier des charges, de vos exigences et de vos contraintes.