ETAPES DE MISE EN PLACE D’UN PROJET ERP

 

Quelles sont les différentes phases d’implémentation d’un ERP ? L’intégration d’un progiciel de gestion doit suivre un certain nombre d’étapes si l’on veut un résultat optimal. Il faut notamment bien se préparer. Un projet ERP peut être très bénéfique pour l’entreprise. A contrario, une mauvaise gestion, un manque de compétences ou une organisation inadaptée peuvent causer des pertes importantes. Découvrez notre synthèse des étapes de mise en place d’un logiciel ERP.

 

SE PREPARER AU PROJET

Réaliser un audit minutieux

L’audit permet de faire un point sur les pratiques et usages de l’entreprise. Chaque flux, processus, méthodes de gestion des stocks, des ventes… ou outils utilisés doivent être identifiés.

 

On constate souvent que cette étape de l’audit peut être réalisée trop rapidement par votre entreprise. Elle est pourtant une des plus importantes du projet. Elle permet de lister toutes les problématiques actuelles et freins auxquels le nouvel ERP devra répondre.

 

L’audit permet de se poser les bonnes questions dans un contexte donné. C’est une base d’étude des données pour comprendre pourquoi une entreprise souhaite s’équiper d’une solution ERP moderne.

 

De l’audit de vos informations et données dépend souvent la qualité et la réussite d’un projet ERP.

 

Avoir une équipe dédiée

Un projet ERP peut durer plusieurs mois voire une année. Il convient de constituer une équipe dédiée capable de se consacrer à 100% à sa réalisation. En général, sous la supervision d’un chef de projet, cette équipe, constituée de 2 à 3 collaborateurs, est en charge du pilotage, de la gestion et cohérence dans la mise en place du nouvel ERP. Pour un travail efficace, ce groupe devra trouver un équilibre entre rôles, compétences, qualités et gestion des hommes.

 

L’analyse des besoins

Une fois votre équipe rassemblée et en place, sa première tâche sera d’évaluer vos besoins afin de définir le périmètre technique et fonctionnel de votre futur logiciel ERP.

 

Pour réaliser ce travail, votre équipe projet peut s’appuyer sur l’audit. Il est aussi intéressant et même conseillé d’impliquer votre Direction d’entreprise. C’est elle qui dispose de la vision à long terme ce qui permet de relier les enjeux du projet à la politique de croissance de l’entreprise.

 

Cette étape est terminée lorsque vous avez rédigé votre cahier des charges. Il fait office de cadre au projet ERP et est l’outil de communication avec vos prestataires.

 

Un intégrateur ERP comme Flow Line peut vous aider dans les processus de définition des besoins et de rédaction du cahier des charges.

 

CHOISIR SON ERP

Faire le choix d’une solution

Les offres sur le marché sont nombreuses. Avant toute mise en œuvre de projet, assurez-vous de bien choisir votre solution ERP. Celle-ci doit être la parfaite adéquation entre votre cahier des charges et les fonctionnalités souhaitées.

 

Autre point, n’oubliez pas de vous pencher sur la technologie que vous souhaitez. Vous avez notamment le choix entre (parmi d’autres) :

 

  1. Un ERP on-premise (installation dans l’entreprise)
  2. Un ERP cloud (une connexion web suffit)

 

Qu’il s’agisse d’un ERP cloud ou d’un ERP on-premise, ce choix sur le mode de déploiement doit être en lien avec les enjeux du projet. Est-ce que vos collaborateurs doivent être mobiles ? Quelle est la place que vous souhaitez pour les fonctions analytiques ? Voulez-vous appuyer sur le travail de groupe entre vos collaborateurs ?

 

Faire le choix d’un intégrateur

Vous pouvez consulter plusieurs intégrateurs de solution. Le but n’étant pas d’en solliciter une multitude d’entreprises pour ne pas se perdre dans les offres mais de rendre votre sélection objective.

 

Flow Line est intégrateur ERP multi éditeurs pionniers dans leurs domaines. Nous pouvons aussi adapter les solutions de nos partenaires à vos spécificités métiers. Cela nous permet d’avoir une vision transversale du secteur d’activité et de vous proposer la meilleure solution de gestion à long terme pour vos besoins.

 

MISE EN PLACE DE L’ERP

La mise en production

Ça y est, après de longues réflexions, le choix de l’ERP a été statué. L’étape critique est passée d’où l’importance d’être bien accompagné par son intégrateur dans un rôle de conseil.

 

Déployer un ERP dans une entreprise équivaut à l’intégration du logiciel. Sa mise en production doit être en phase avec le système d’information existant. Pour respecter les différentes étapes, il faut en premier lieu mettre à jour l’infrastructure et procéder à une migration des données dans la base unique de l’ERP.

 

Le déploiement doit permettre la mise à disposition à tous les utilisateurs de l’outil.

 

Les paramétrages et tests

Une fois l’installation de l’ERP complète, ne négliger pas ni le paramétrage ni les différents tests.

 

Il est préférable que les paramétrages soient réalisés par des personnes comprenant l’activité et le métier de l’entreprise tout en étant capable de prendre de la distance avec ses processus.

 

Chaque logiciel ERP dispose de sa propre logique. Il faut parfaitement maîtriser la solution techniquement pour optimiser son efficacité dans un cadre donné. Calquer des procédures internes dans le nouvel ERP pourrait s’avérer très contreproductif pour les entreprises.

 

Suite à ces paramétrages viennent les tests. L’équipe dédiée au projet ERP sera chargée de récolter les avis des utilisateurs. Vous pourrez procéder à d’éventuels corrections et/ou modifications du logiciel basées sur les retours d’expérience.

 

ET APRES …

L’ERP est complètement opérationnel. Pour tirer pleinement profit de ses capacités, veillez à ce que vos utilisateurs suivent la bonne formation.

 

L’ERP est un logiciel de gestion qui va évoluer au même rythme que votre entreprise. De nouvelles fonctionnalités seront ajoutées et des mises à jour réalisées.

 

COMMENT METTRE EN PLACE UN ERP ?

  1. Rédiger le cahier des charges pour un projet ERP