Rédiger le cahier des charges pour un projet ERP

Rédiger un cahier des charges ERP est clé pour toute gestion de projet d’intégration ERP. L’entreprise va définir dans un document ses objectifs et choix stratégiques. Si vous lisez cette page, c’est probablement que vous avez ou allez réaliser votre audit et organiser des ateliers autour de vos besoins et processus. Vous êtes donc en recherche d’un exemple de cahier des charges qui vous permettra de structurer votre projet. Nous avons synthétisé les informations essentielles pour réussir son cahier des charges, et nous vous proposons un modèle que vous pourrez facilement vous approprier.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ERP ?

Le cahier des charges d’un logiciel ERP va définir les besoins de votre entreprise et les attentes métier. Il vous projette l’entreprise dans le futur tout en l’incitant à répondre aux bonnes questions :

  • Pourquoi se lancer dans un projet ERP ?
  • Quels sont les bénéfices à l’intégration d’un logiciel ERP ?
  • Si cela n’est pas fait, quels seraient les impacts sur la production ?
  • Qui est à l’initiative ? Qui sont les principaux acteurs ?
  • Quelle est l’offre de marché ?

Le cahier des charges doit servir à faire le lien entre besoins métiers de l’entreprise et possibilités fonctionnelles et technologiques du futur outil ERP. En d’autres termes, le cahier des charges ERP formalise votre couverture fonctionnelle (gestion comptabilité client, gestion des stocks, suivi des commandes, de la production …) et structurel (usines, filiales, boutiques …) du projet.

Le cahier des charges vous permet aussi de présenter votre entreprise, son mode de gestion et ses processus internes. Il est le document référentiel pour votre projet ERP et la base de toute relation contractuelle entre vous, le client, et votre intégrateur de solutions.

Exemple de cahier des charges ERP

Télécharger un modèle de cahier des charges ERP

Il n’existe pas de modèle idéal et plusieurs formats et structures sont valables pour faire avancer le projet. Les intégrateurs de solutions consultés ou sélectionnés doivent pouvoir retrouver toute l’information essentielle dont ils auront besoin.

Nous vous proposons un modèle de cahier des charges ERP pour formaliser vos besoins. Ce modèle a été déjà utilisé en interne avec nos clients et vous apportera une méthodologie pour suivre chaque étape de votre projet.

Quel modèle et format privilégier ?

Word, Excel … le cahier des charges pour l’intégration d’un ERP peut se présenter sous divers formats. Il est généralement rédigé sur Word et envoyé aux différents intégrateurs en format PDF. Ainsi il prend la forme d’un document contractuel et détaillé. Vous pouvez ainsi intégrer tous les schémas et tableaux nécessaires à la compréhension de votre besoin sous forme d’annexes au cahier des charges.

Pourquoi le cahier des charges est-il indispensable pour un projet ERP ?

La mise en place d’un ERP relève d’objectifs stratégiques pour toute entreprise. La gestion de projet prend toute son importance. L’implémentation d’un logiciel ERP se doit d’être un succès.

Dans chaque projet ERP, plusieurs interlocuteurs majeurs sont identifiés. La compréhension générale peut s’avérer difficile à certaines étapes du développement. Des demandes trop floues et des coûts supplémentaires peuvent, dès lors, apparaître.

Le cahier des charges ERP permet de revenir aux informations et bases définies en amont. Il recentre les discussions autour des fonctions et objectifs visés.

La bonne rédaction d’un cahier des charges permettra aussi de comparer les réponses des intégrateurs d’un progiciel et leur compréhension de votre projet. Le but de cette démarche n’est pas d’impliquer un trop grand nombre de prestataires et leur solution mais plutôt de faire une comparaison objective de leurs offres sur un contenu identique. Vous aurez plus de facilité pour comparer les propositions de valeur des uns et des autres.

On ne peut se tromper dans les critères de choix de son outil ERP et de l’intégrateur.

Que doit-on trouver dans un cahier des charges ERP ?

Que doit-on trouver dans un cahier des charges ERP ? Parce que votre cahier des charges constitue une véritable feuille de route dans le choix et la mise en œuvre de votre solution ERP et de la gestion de projet, celui-ci se doit d’être un modèle de clarté et de précision.

Document structurant pour le travail de votre intégrateur ERP, le cahier des charges respecte un certain fil logique que l’on peut matérialiser par les points d’étapes suivants :

  • Etape 1 : L’objet de la consultation
  • Etape 2 : L’organisation de la consultation
  • Etape 3 : La présentation de l’entreprise
  • Etape 4 : La présentation des processus et des fonctionnalités cibles

 

Cadre de la consultation

L’objet de la consultation

Quel est l’objet de votre consultation ? Quel est le périmètre des fonctions que vous souhaitez pour votre métier ? Quel est le périmètre structurel et géographique de votre projet ?

Il s’agit ici de comprendre le pourquoi de votre projet ERP pour votre entreprise. Concernant les fonctionnalités, il est préférable de bien décrire vos processus et fonctions cibles.

L’organisation de la consultation

Quel est le délai associé ? Quel est votre planning de mise en œuvre de la consultation ? Qui sont les interlocuteurs métiers dans votre entreprise ? Quels éléments de réponse et de description sont attendus ?

Présentation de votre entreprise

Quel est votre activité ? Quels types de produits ou services vendez-vous ? Expliquez quel est votre client cible ? Votre système et les types de flux ? Les services qui composent votre organisation et leur fonction respective ?

Du classique ici. Vous pouvez donner des données chiffrées pour plus de visibilité (nombre d’utilisateurs potentiels du logiciel, volume de produits …).

Présentation des processus et fonctionnalités cibles

Quels sont les processus clés de votre métier et activité autour de votre organisation ? Décrivez vos pratiques existantes pour chaque processus. Quelles évolutions attendez-vous pour demain ? Classez vos besoins jugés incontournables et ceux estimés complémentaires.

Vous pouvez fournir un rétroplanning classique de votre activité surtout si la saisonnalité est marquée. N’hésitez pas à schématiser vos flux, vos phases opérationnelles ou à décrire une fiche article avec les champs de données types.

Qui doit rédiger le cahier des charges de votre solution ERP ?

La rédaction d’un cahier des charges ERP n’est pas un exercice facile. Cela demande une expertise aussi bien sur votre métier que sur l’ensemble de votre système d’information et processus internes.

 

C’est aussi un exercice de projection vers votre organisation et votre stratégie future qui doit être mise en œuvre pour que votre ERP soit conforme à vos attentes du moment et celles de demain.

 

La rédaction du cahier des charges entraîne souvent de nombreux débats au sein des entreprises. Qui doit le rédiger ? Qui doit aider la personne en charge pour la rédaction ?

 

Porteur de projet ERP et processus interne d’expression de besoins

En bref, le porteur du projet doit être le premier contributeur au cahier des charges. On parle du maître d’ouvrage du projet. Il s’agit du représentant de l’entreprise porteur du besoin, c’est-à-dire soit une personne en interne, soit le cabinet de conseil mandaté pour la réalisation de cette tâche soit les deux.

 

Se faire accompagner dans la rédaction du cahier des charges ERP

Le maître d’ouvrage ou assistance à maitrise d’ouvrage est responsable (AMOA), entre autres, de la définition du besoin, des objectifs associés au projet et du choix final de la solution. Donc de la rédaction du cahier des charges entre autres.

 

Du fait des enjeux que représente l’implémentation d’un ERP, de nombreuses entreprises de toutes tailles optent pour un accompagnement dans la définition du besoin, l’établissement du cahier des charges et la sollicitation des potentiels intégrateurs. Tout dépend de vos ressources, de vos compétences internes et de votre calendrier.

 

A partir de quel moment entre en scène l’intégrateur ERP ? Une fois celui-ci sélectionné, il interviendra après la rédaction du cahier des charges. C’est à dire en aval de la maîtrise d’ouvrage en tant que maître d’œuvre. Un rôle différent de celui d’un cabinet de conseils ou d’une AMOA puisqu’il aura pour fonction de maître en œuvre l’ERP choisit conformément au descriptif de ce cahier des charges.

Les conseils pour bien rédiger un cahier des charges ERP

 

Vous l’aurez compris, la création du cahier des charges est essentielle dans les différentes étapes de l’intégration d’un ERP. N’hésitez pas à y intégrer tous les éléments qui semblent utiles. Cela permettra de nourrir les réflexions avec votre intégrateur.

Quels conseils à suivre pour réussir son cahier des charges ERP ?

Nous avons listé quelques conseils pratiques pour vous aider dans cette lourde tâche et faire un choix éclairé d’une solution :

  • Pensez à toujours recentrez votre projet autour du pourquoi et des objectifs que vous fixez
  • Évitez les listes de fonctionnalités « basiques » et standards à toute entreprise pour mettre l’accent sur vos processus métier
  • Nommez votre maître d’ouvrage et définissez le cadre de ses responsabilités
  • Classez chaque fonction et processus par ordre stratégique. Ajoutez-y leur description. Des cas concrets. Fournissez des documents d’exemples
  • Anticipez sur la conduite au changement aussi bien auprès de votre département informatique que des autres services
  • Pensez agilité. Pensez long terme. Pensez TCO et ROI pour votre solution ERP
  • Incitez votre intégrateur à être précis. Vous pouvez fournir une grille de questions sous Excel en plus du document principal
  • Laissez des questions ouvertes sur vos enjeux et objectifs pour obtenir des retours d’analyse et un peu de créativité de l’intégrateur

Les conseils de notre expert pour votre cahier des charges ERP

Parce que nous avons recevons tous les jours des cahiers des charges de toute nature, voici 5 points importants pour orienter votre document dans le bon sens :

  • Décrivez au plus précis votre organisation ainsi que toutes les spécificités de votre activité
  • Détaillez le contexte actuel du projet, tous les éléments déclencheurs à l’origine du besoin et du projet
  • Listez toutes vos contraintes qui pourraient avoir un impact sur le déroulé des opérations
  • Définissez exactement le périmètre du système d’information actuellement en place
  • Mettez en avant les problématiques bloquant majeurs dans votre activité de tous les jours mais aussi pour le développement de l’entreprise

COMMENT METTRE EN PLACE UN ERP ?