Quel ERP choisir ?

 

 

Le choix d’un ERP ne s’improvise pas. L’investissement n’est pas anodin et le logiciel doit parfaitement correspondre aux besoins de gestion d’une entreprise. Sur un marché où les solutions ERP ne manquent pas, il devient difficile de se repérer. ERP cloud (ou saas) ou sur site (on-premise) ? ERP métier ou généraliste ? Pour choisir sa solution ERP, mieux vaut suivre un processus de sélection respectant des critères de choix classiques comme des critères liés à votre profil d’entreprise : métier, taille etc.

 


 

Postulat de départ au choix de mise en place d’un ERP

Quelles sont les promesses qui pousse l’entreprise à se lancer dans un projet ERP ? Mettre en place un ERP est un tournant aussi bien pour une PME qu’un grand groupe. Toute l’activité de l’entreprise peut être impactée, de la production à la comptabilité en passant par les stocks.

 

L’ERP décloisonne chaque service de l’entreprise. L’outil structure les processus. C’est déjà un 1er point important et bénéfique à retenir. Les raisons et avantages à la mise en place d’un logiciel ERP sont nombreux. En voici quelques-uns :

 

  1. Gain d’efficacité : un seul outil, informations centralisées et mutualisées, accélération du temps de traitement …
  2. Homogénéité de l’information et réduction des risques : doubles saisies, données erronées, perte d’informations
  3. Nouvelle vision de l’activité : reporting complet, accessibilité et traçabilité des données …
  4. Prise de décision améliorée : données en temps réel, connexion entre les modules, mise à jour automatique
  5. Optimisation des processus, coûts, ressources …

 


 

Comment choisir l’ERP adapté à l’entreprise ?

Le choix d’un ERP doit suivre un processus de sélection logique si l’on éviter le parcours du combattant et les erreurs. La mise en place d’un ERP est un projet humain mais aussi organisationnel pour toute entreprise initiant la démarche. Certaines étapes (classiques) sont recommandées :

 

  1. Se poser la question de savoir si votre outil actuel de gestion a atteint ses limites. Dès le début, il est important d’être capable d’identifier les problématiques de gestion qui freinent le développement de l’entreprise. Par exemple, votre logiciel arrive-t-il à suivre le rythme de croissance ? Combien d’outils sont utilisés ? Comment se passe la transmission des informations entre les différents services ? A partir de ces éléments, vous pourrez déterminer vos priorités quant au nouvel ERP.
  2. Faire un sourcing des solutions ERP du marché. Vous pouvez démarrer sur Google. Choisissez bien vos mots clés. Vous pouvez commencer par « ERP » + votre secteur d’activité. Exemple « ERP pharmaceutique ». Le bouche à oreille fonctionne aussi dans ce domaine. Interrogez votre entourage. Il existe aussi des comparateurs en lignes de solutions. Celge, Appvizr, ou Getapp sont des bonnes références en matière de logiciels.
  3. Demander des démonstrations de solutions. Elles peuvent être rapides et vous permettent de juger de premiers éléments : ergonomie, fonctionnalités disponibles, technologie etc.
  4. Rédiger un cahier des charges. Il s’agira du document de référence pour votre future intégration du logiciel. Il doit expliquer comment est organiser votre entreprise, son écosystème, ses problématiques et besoins de gestion identifiés.
  5. Prendre des références. Pré-sélectionner des éditeurs et/ou intégrateurs qui ont déjà traités vos problématiques et disposent de références clients dans votre secteur d’activité. Vous pouvez envisager de contacter directement ces entreprises pour obtenir leur retour d’expérience.
  6. Faire une shortlist des solutions. Sélectionner 3, 4, 5 ERP maximum qui apportent des réponses à votre cahier des charges. C’est au tour de votre futur prestataire de jouer son rôle et de prouver lors d’une soutenance que sa solution et son expertise sont le meilleur choix possible pour votre projet.

 


 

Quel ERP choisir ? 7 critères de sélection

1er critère : en fonction de vos besoins

Votre futur système ERP doit parfaitement répondre à vos priorités.

 

Vous avez analysé le fonctionnement de l’entreprise et avez identifié vos points forts et faibles actuels. A cette étape, vous devez connaître vos besoins réels et les fonctionnalités essentielles qui permettront de :

 

  1. Combler vos lacunes
  2. Assurer une gestion moderne
  3. Garantir la réussite de vos projets d’entreprise, etc.

 

Des essentiels auxquels la solution ERP devra répondre de par sa couverture fonctionnelle.

 

2nd critère : en fonction de votre organisation

Autrefois vu comme de simples solutions pour la comptabilité des entreprises, les logiciels ERP se sont développés et intègrent de nombreuses briques fonctionnelles.

 

Un ERP peut participer à l’ensemble des opérations d’une entreprise. Il doit être calqué sur l’organisation de la société. En somme, ni sous-dimensionné, ni surdimensionné au risque de déconstruire plutôt que de construire.

 

Dans le cas d’une TPE ou PME, une solution de gestion ERP avec les fonctionnalités de base suffira. Pour une entreprise de 500 utilisateurs avec des activités à l’international, un logiciel multilingue, devise ou législation sera plus adapté.

 

3e : en fonction du coût

Le coût d’intégration d’un logiciel ERP est vite abordé. Les budgets ne sont pas extensibles. Combien coûte un ERP ? Le prix de ce type de solution est extrêmement variable. Il va, entre autres, dépendre du coût de déploiement, de la licence logiciel ou encore de sa maintenance.

 

Cependant, au coût d’un ERP, il convient toujours d’associer un retour sur investissement (ROI). Ce ROI inclura les économies de gestion, les augmentations potentiels en production et de productivité des collaborateurs ou l’amélioration des ventes. Pour rappel, un système ERP est un levier source de croissance pour l’entreprise. On estime le cycle de vie du produit entre 8 et 10 ans.

 

4e : en fonction de l’expérience utilisateur

L’adoption d’un nouvel outil de gestion est aussi un défi pour l’entreprise. La résistance au changement peut être plus ou moins forte selon les organisations et les habitudes de travail.

 

Il est important d’impliquer des futurs utilisateurs dans le projet et leur montrer l’utilité du nouveau logiciel. En premier lieu, on pense à l’ergonomie et au design. Il faut aussi montrer que la bonne information arrivera au bon endroit au bon moment. Un gain de temps et de nouvelles pratiques intuitives et intelligentes qui plaisent.

 

5e : en fonction de l’accompagnement

Un projet ERP est le choix d’une solution, mais c’est aussi choisir un prestataire. C’est ce prestataire, intégrateur et/ou éditeur, qui va implémenter la solution, en assurer le support et les mises à jour.

 

L’humain est un facteur de réussite. Chaque intégrateur et/ou éditeur dispose de ses propres caractéristiques. Vérifiez son expertise, ses références, assurez-vous de la qualité de son support, de sa disponibilité, de la modernité de ses solutions ou encore de sa vision sur le cycle de vie d’un ERP.

 

6e : en fonction de votre système d’information

Une entreprise peut utiliser une multitude d’outils se complétant et composant son système d’information actuel.

 

Pour qu’un ERP s’intègre dans le quotidien d’une entreprise, celui-ci doit être en mesure de communiquer avec vos autres applications. Cela peut être le cas avec un CRM, un système de paie ou encore un outil marketing. Une condition obligatoire dans le choix de votre solution.

 

7e : en fonction de la technologie

Les logiciels ERP on-premise (ou sur site) ont longtemps été la norme en entreprise. Avec l’arrivée du cloud, la plupart des éditeurs se sont rués sur la technologie et proposent les deux formules au client.

 

Lorsque vous allez choisir votre ERP, vous allez rapidement devoir faire un choix technologique. Dans le cas d’un ERP sur-site, le logiciel sera installé localement sur les serveurs. L’entreprise aura la responsabilité de l’hébergement des données et de l’ensemble de l’infrastructure.

 

Si vous optez pour un déploiement dans le cloud, l’ERP, en mode saas, et les données seront hébergées à distance sur les serveurs de votre fournisseur.

 

Deux types d’ERP pour un usage différent. A l’heure du travail collaboratif, de la recherche de mobilité et du télétravail, l’ERP cloud accessible simplement via son navigateur internet offre de nouvelles opportunités aux entreprises.

 


 

 

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