Le cahier des charges pour un projet ERP

 

 

Rédiger un cahier des charges est clé pour toute gestion de projet d’intégration ERP. L’entreprise va coucher sur papier ses objectifs et choix stratégiques. Si vous lisez cette page, c’est probablement que vous avez réalisé votre audit et organisé des ateliers autour de vos besoins et processus. Vous êtes donc en recherche d’un exemple de cahier des charges qui vous permettra de structurer votre projet. Nous vous avons regroupé des informations quant au cahier des charges ERP et mis à disposition un modèle à s’approprier.

 


 

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ERP ?

Le cahier des charges d’un logiciel ERP indique la marche à suivre de votre projet. Il vous projette l’entreprise dans le futur tout en l’incitant à répondre aux bonnes questions :

 

  1. Pourquoi se lancer dans un projet ERP ?
  2. Quels sont les bénéfices à l’intégration d’un logiciel ERP ?
  3. Si cela n’est pas fait, quels seraient les impacts sur la production ?
  4. Qui est à l’initiative ? Qui sont les principaux acteurs ?
  5. Quelle est l’offre de marché ?

 

Le cahier des charges doit servir à faire le lien entre besoins métiers de l’entreprise et possibilités fonctionnelles et technologiques du futur outil ERP. En d’autres termes, le cahier des charges ERP formalise vos périmètres fonctionnel (gestion comptabilité client, gestion des stocks, suivi des commandes, de la production …) et structurel (usines, filiales, boutiques …) du projet.

 

Le cahier des charges vous permet aussi de présenter votre entreprise, son mode de gestion et ses processus internes. Il est le document référentiel pour votre projet ERP et la base de toute relation contractuelle entre vous, le client, et votre intégrateur de solutions.

 


 

Exemple de cahier des charges ERP

Il n’existe pas de modèle idéal et plusieurs formats et structures sont valables pour faire avancer le projet. Les intégrateurs de solutions consultés ou sélectionnés doivent pouvoir retrouver toute l’information essentielle dont ils auront besoin.

 

Nous vous mettons à disposition un modèle de cahier des charges ERP, dont nous nous sommes déjà servis avec de multiples clients. Vous ne passerez à côté d’aucune étape et pourrez vous l’approprier facilement.

 

Télécharger gratuitement le modèle

 


 

Pourquoi le cahier des charges est-il indispensable pour un projet ERP ?

La mise en place d’un ERP relève d’objectifs stratégiques pour toute entreprise. La gestion de projet prend toute son importance. L’implémentation d’un logiciel ERP se doit d’être un succès.

 

Dans chaque projet ERP, plusieurs interlocuteurs majeurs sont identifiés. La compréhension générale peut s’avérer difficile à certaines étapes du développement. Des demandes trop floues et des coûts supplémentaires peuvent, dès lors, apparaître.

 

Le cahier des charges ERP permet de revenir aux informations et bases définies en amont. Il recentre les discussions autour des fonctions et objectifs visés.

 

La bonne rédaction d’un cahier des charges permettra aussi de mettre en concurrence les intégrateurs d’un progiciel. Le but de cette démarche n’est pas d’impliquer un trop grand nombre de prestataires et leur solution mais plutôt de faire une comparaison objective de leurs offres sur un contenu identique. Vous aurez plus de facilités pour comparer les propositions de valeur des uns et des autres.

 

On ne peut se tromper dans les critères de choix de son outil ERP et de l’intégrateur.

 


 

Que doit-on trouver dans un cahier des charges ERP ?

Que doit-on trouver dans un cahier des charges ERP ? Parce que votre cahier des charges constitue une véritable feuille de route dans le choix de votre solution ERP et de la gestion de projet, celui-ci se doit d’être un modèle de clarté et de précision.

 

Document structurant pour le travail de votre intégrateur ERP, le cahier des charges respecte un certain fil logique que l’on peut matérialiser par les points d’étapes suivants :

 

  1. Etape 1 : L’objet de la consultation
  2. Etape 2 : L’organisation de la consultation
  3. Etape 3 : La présentation de l’entreprise
  4. Etape 4 : La présentation des processus et des fonctionnalités cibles

 

Cadre de la consultation

L’objet de la consultation

Quel est l’objet de votre consultation ? Quel est le périmètre des fonctions que vous souhaitez pour votre métier ? Quel est le périmètre structurel et géographique de votre projet ?

 

Il s’agit ici de comprendre le pourquoi de votre projet ERP pour votre entreprise. Concernant les fonctionnalités, il est préférable de mentionner uniquement vos processus et fonctions cibles sans tomber dans le piège de la liste au père noël.

 

L’organisation de la consultation

Quel est le délai associé ? Quel est votre planning de mise en œuvre de la consultation ? Qui sont les interlocuteurs métiers dans votre entreprise ? Quels éléments de réponse et de description sont attendus ?

 

Présentation de votre entreprise

Quel est votre activité ? Quels types de produits ou services vendez-vous ? Expliquez quel est votre client cible ? Votre système et les types de flux ? Les services qui composent votre organisation et leur fonction respective ?

 

Du classique ici. Vous pouvez donner des données chiffrées pour plus de visibilité (nombre d’utilisateurs potentiels du logiciel, volume de produits …).

 

Présentation des processus et fonctionnalités cibles

Quels sont les processus indispensables à votre activité. Décrivez vos pratiques existantes pour chaque processus. Quelles évolutions attendez-vous pour demain ? Classez vos besoins jugés incontournables et ceux estimés complémentaires.

 

Vous pouvez fournir un rétroplanning classique de votre activité surtout si la saisonnalité est marquée. N’hésitez pas à schématiser vos flux, vos phases opérationnelles ou à décrire une fiche article avec les champs de données types.

 


 

Qui doit rédiger le cahier des charges de votre solution ERP ?

La rédaction d’un cahier des charges n’est pas un exercice facile. Cela demande de la rigueur et un esprit de synthèse ajouté à une expertise aussi bien sur votre métier que sur l’ensemble de votre système et processus internes.

 

En bref, le porteur du projet, pas nécessairement l’initiateur, doit être le premier contributeur au cahier des charges. Au-delà de cette gestion, tous vos services et futurs utilisateurs doivent être concernés même si ce n’est que de façon consultative.

 


 

Quel modèle et format privilégier ?

Word, Excel … le cahier des charges pour l’intégration d’un ERP peut se présenter sous divers formats. Il est généralement rédigé sur Word et envoyé aux différents intégrateurs en format PDF. Ainsi il prend la forme d’un document contractuel et détaillé. Vous pouvez ainsi intégrer tous les schémas et tableaux nécessaires à la compréhension de votre besoin.

 


 

Les conseils pour bien rédiger un cahier des charges ERP

Vous l’aurez compris, la création du cahier des charges est essentielle dans les différentes étapes de l’intégration d’un ERP. N’hésitez pas à y intégrer tous les éléments qui semblent utiles. Cela permettra de nourrir les réflexions avec votre intégrateur. Nous avons listé quelques conseils pour vous aider dans cette lourde tâche et faire un choix éclairé d’une solution :

 

  1. Pensez à toujours recentrez votre projet autour du pourquoi
  2. Évitez les listes de fonctionnalités trop longues
  3. Incitez votre intégrateur à être précis. Vous pouvez fournir une grille de questions sous Excel en plus du document principal
  4. Classez chaque fonction et processus par ordre stratégique. Ajoutez-y leur description. Des cas concrets. Fournissez des documents exemples
  5. Anticipez sur la conduite au changement aussi bien auprès de votre département informatique que des autres services
  6. Pensez agilité. Pensez long terme. Pensez TCO et ROI pour votre solution ERP
  7. Laissez des questions ouvertes sur vos enjeux et objectifs pour obtenir des retours d’analyse et un peu de créativité de l’intégrateur