Des processus de notification et de validation peuvent être déclenchés depuis tout évènement dans l’ERP X3. Le worflow Sage permet de disposer d’un flux en temps réel permettant de déclencher rapidement les actions soit de manière automatique soit en alertant les utilisateurs ou services concernés. Un add-on complémentaire permet de personnaliser les mails envoyés et de déterminer les destinataires automatiquement.  

Qu’est-ce que le workflow de Sage X3 ?

L’ERP Sage X3 intègre en standard un moteur de workflow avec des règles paramétrables pour l’ensemble de vos processus. Cela permet, en fonction de votre métier et de votre organisation, une utilisation très variée.   Voici les cas les plus courants et pratiques de l’utilisateur du moteur workflow dans Sage X3 :  

• Mise en place d’un processus de notifications : informer vos utilisateurs d’évènements grâce à un système d’alertes transmises par mail ou directement sur le portail utilisateur Sage personnalisé
• Gestion des processus de validation : instauration d’un circuit de signature. Chaque processus de validation intègre la notification, la signature (approbation ou refus) ainsi que des actions permettant le déclenchement automatique d’évènements
• Traçabilité des évènements système : Possibilité de tracer les changements de valeur grâce au paramétrage des fonctions d’audit trail. Exemples : suivi des connexions défectueuse, notification de modification d’un paramètre général etc.
• Processus envoi de documents : Le moteur de workflow est aussi utilisé pour envoyer des documents générés par Sage X3 à destination de vos clients ou fournisseurs

  En résumé, le moteur workflow permet une gestion dynamique de vos processus. Les évènements d’entreprises sont ainsi gérés en temps réel.  

Illustration du workflow Sage X3 par la gestion du processus de validation

Voici 4 exemples d’illustrations du workflow pour la gestion du processus de validation indéniablement avantageux pour la réactivité des utilisateurs et, in fine, d’une organisation :  

• La définition d’une règle workflow
• Le suivi des signatures directement depuis l’objet
• La gestion des délégations
• La possibilité d’un circuit de signature parallèle

 

La règle workflow

Pour définir un processus de validation, il est obligatoire de définir une règle de workflow.  

Les évènements déclenchants

Comment définir cette règle ? Pour ce faire, il faut indiquer le ou les évènements déclenchants. Un évènement peut se déclencher via :  

• Un objet
• Au lancement d’une fonction du progiciel
• Au lancement d’un état
• Un traitement d’import/export
• Une signature
• Une manipulation manuelle

 

Le circuit de signature

L’utilisation du workflow Sage X3 dépend des règles qui seront créées pour chaque entreprise et utilisateur. Pour chacune de ces règles, il est aussi nécessaire de définir le circuit de signature. C’est-à-dire qu’il faut identifier les utilisateurs et signataires en charge de l’approbation de la demande.   Les utilisateurs sont définis selon des règles contextuelles et des critères propres à l’entreprise. Pour un circuit d’achat, cela peut être le demandeur, le montant de l’achat ou encore un contrôle budgétaire. Les règles d’affectation sont définies par société. Les signataires peuvent être indiquées nominativement par leur code utilisateur ou via des formules.  

Paramétrage du message

Dans un circuit de signature, il est possible d’accompagner la demande par un envoi de mail. Ce message offre plusieurs possibilités :  

• Pour gagner du temps, le texte peut être préparé en amont
• Le message envoyé pourra contenir des variables. Ces variables seront alimentées dynamiquement en fonction du contexte
• L’expéditeur peut indiquer le(s) document(s) qu’il souhaite transmettre sous forme de pièce(s) jointe(s)
• Le message peut intégrer un lien sur la fonction permettant de lancer directement Sage X3 de manière contextuelle

 

Les types de réponse d’une règle workflow

A chaque règle il faut définir la liste des réponses qui sera possible de proposer.   Les valeurs de réponse peuvent être transmises dans le mail afin de signer directement depuis le message.  

Les actions d’une règle workflow

Les actions d’une règle workflow permettent de définir des traitements de mises à jour exécutés au déclenchement des évènements ou lors de la signature totale ou partielle.   L’utilisateur s’appuie sur une bibliothèque d’actions prédéfinies ou sur des actions que lui-même aura créé.  

Le suivi des signatures

Le workflow Sage permet de suivre l’état des signatures soit depuis le moniteur, soit depuis l’objet. Par ce biais, un utilisateur aura la vue sur les données associées au circuit visé : nom du signataire et noms des utilisateurs concernés.  

La gestion des délégations

Le workflow Sage X3 intègre également une gestion des délégations. Cela signifie qu’il est possible de gérer un circuit de délégation au niveau de chaque utilisateur. Les types de délégation peuvent être :  

• Copie pour info
• Avec pouvoir
• Exceptionnel etc.

  Les délégations peuvent aussi être gérées pour des périodes données. Un côté bien pratique en cas d’absence de longue durée d’un collaborateur.  

Les circuits de validation parallèle

Dans le workflow Sage X3 il y a les circuits de validation séquentielle. C’est-à-dire que les demandes sont transmises de manière successive entre les signataires à chaque étape de validation. Le document est définitivement signé lorsque le dernier signataire valide le workflow.   A côté, il y a aussi les circuits de validation parallèles. Ce type de circuit est caractérisé par la création de plusieurs règles de workflow lesquelles seront déclenchées simultanément et transmises à tous les signataires concernés. La signature du document sera considérée comme définitive lorsque toutes les règles déclenchées auront complètement été signées.  

L’envoi de documents en pièce jointe

Via le workflow, l’envoi de documents se fait par mail au format PDF à un ou plusieurs contacts définis sur la fiche tierce.   Tout état Crystal peut être transmis en pièce jointe. Afin de disposer d’une règle générique quelque soit l’état, on dispose d’un add-on permettant de :  

• Personnaliser le message
• Déterminer de manière automatique les destinataires suivant les documents
• Personnaliser le nom de la pièce jointe
• Gérer la notion de priorité
• Disposer d’un mail enrichit basé sur un format propre à chaque utilisateur