Dans la définition du logiciel ERP, celui-ci permet d’accéder plus facilement à toutes les données de l’entreprise pour plus d’efficacité. Le portail interactif personnalisé dans l’ERP X3 accentue cet effet et favorise l’expérience utilisateur Sage. Sous un format proche du tutoriel, nous vous expliquons et démontrons pourquoi puis comment personnaliser la page d’accueil de vos utilisateurs Sage.  

Quels objectifs du portail pour l’utilisateur Sage X3 ?

La page d’accueil peut être un atout pour vos salariés à bien des égards pour améliorer la productivité des utilisateurs de l’ERP Sage. Voici les 6 principaux objectifs que vous pouvez viser en personnaliser le portail de chacun en fonction de leur profil :  

• Guider au travers des processus graphique
• Notifier des alertes/workflow
• Simplifier la vie de vos utilisateurs
• Augmenter l’autonomie de vos utilisateurs
• Accéder à du contenu externe

 

Quels bénéfices du portail pour l’utilisateur Sage X3 ?

L’ERP Sage X3 intègre un portail permettant aux utilisateurs d’avoir accès à des raccourcis pour accéder à leurs fonctions mais également à des statistiques et des alertes paramétrés avec les outils intégrés.  

Représentation graphique des processus

Dès sa connexion, l’utilisateur Sage dispose directement de l’ensemble de ses processus sur son portail. Ces derniers lui sont propres en fonction de son métier et missions.   Pour une meilleure visualisation, ces processus sont présentés sous forme de graphiques permettant ainsi d’accéder aux fonctions attribuées selon le profil.   Face à cet écran, la personne peut cliquer sur l’un des objets du graphique pour lancer directement chaque fonctionnalité. L’utilisateur Sage X3 peut également associer une action pour chaque zone visée.   L’expérience sur l’outil est tout de suite améliorée. L’utilisateur est guidé et peut facilement suivre un mode opératoire.  

Accès à des alertes paramétrées

Via un onglet du menu de son portail, l’utilisateur peut accéder à des alertes personnalisées.   Ces alertes peuvent être paramétrées par ses soins ou ceux d’un administrateur de l’ERP grâce à des requêtes ou des indicateurs statistiques présélectionnés. Là aussi, il suffit d’un clic sur l’une des alertes pour ouvrir la fiche article ou la fiche de la commande.   Vis-à-vis des alertes, Sage X3 offre la possibilité à l’utilisateur d’afficher les informations sous différentes formes visuelles. Il peut s’agir d’un tableau ou encore d’un graphique à barres. A partir de ces graphiques on peut réaliser un « drill down ». C’est-à-dire que l’utilisateur Sage pourra, simplement en cliquant sur son graphique, accéder à un niveau de détails supplémentaire.   L’affichage se veut complètement dynamique. Il s’agit clairement d’un moyen moderne pour communiquer entre tous les utilisateurs d’une entreprise.  

Export des données vers Excel

Entre Sage X3 et les outils bureautiques, les ponts sont natifs. De fait, un utilisateur, peut depuis son portail, exporter le résultat d’une requête dans son tableur Excel.   La connexion entre Sage X3 et Excel a l’avantage d’être automatiquement mise en place. Ce qui est un atout indéniable si l’on cherche avant tout de la fraîcheur quant au traitement de l’information. Concrètement, à chaque export, la liste des informations ne sera pas juste affichée dans Excel. Toutes les données sont extraites directement depuis la base de données de l’ERP donc réactualisées à chaque utilisation.  

Vision globale des notifications personnalisées

Sur une autre page de son portail, l’utilisateur Sage peut également visualiser l’ensemble des notifications qui lui sont adressées.   Ces notifications peuvent concerner les événements sur lesquels il est informé tout comme des actions qu’il doit réaliser.   Exemple d’action : une signature workflow. Directement depuis son portail, l’utilisateur accède aux détails de la demande puis procède à la signature, c’est-à-dire à la validation ou au refus.   Là encore, la navigation se veut fluide et intuitive.  

De quoi peut être constitué une page d’accueil d’un utilisateur Sage ?

Les pages d’accueil des utilisateurs Sage peuvent être personnalisées en utilisant les bibliothèques d’objets livrées en standard.   Comme vu précédemment, une page d’accueil du portail utilisateur peut être constituée de :  

• Requêtes
• Statistiques ou indicateurs
• Processus
• Calendriers
• Liens externes de différents types

 

Créer vos propres contenus pour vos utilisateurs Sage

Chaque utilisateur a la possibilité de créer son propre contenu, c’est à dire le contenu qui l’intéresse pour son profil. Voyons cela avec 3 exemples concrets :  

• La création de nouveaux processus,
• La représentation d’une requête sous la forme d’un calendrier
• Mise en place de liens externes

 

Gestion des processus

Chaque utilisateur Sage, à travers son portail, a la possibilité de créer ou personnaliser un processus existant.   Pour cela, ce dernier dispose d’une bibliothèque d’objets graphiques. Chaque objet choisi pour représenter le processus peut être ensuite relié à une action. Chaque action correspond à une fonction de l’ERP, au lancement d’un état ou au lancement d’une requête.  

Gestion des calendriers

Sage permet de paramétrer des requêtes grâce à un « requêteur » graphique.   Pour ce faire, l’utilisateur concerné peut partir d’une requête existante ou en créer une nouvelle. Par la suite, une vue du portail va être associé à la requête permettant de définir la correspondance entre les champs du calendrier et les colonnes de la requête. Il ne reste qu’à l’exécuter afin de l’afficher dans le portail de l’utilisateur sous forme de calendrier.  

Gestion de liens externes

Liens sur un site web

Sage X3 permet d’intégrer une page web dans le portail utilisateur.   De manière concrète, il suffit de créer une nouvelle entrée dans le menu sous forme de lien externe avec l’URL de la page web souhaitée. Dès lors l’URL enregistrée, la page s’affiche directement dans votre portail utilisateur.  

Liens sur un processus de Business Intelligence

De plus en plus d’entreprises décident de s’équiper avec leur ERP d’une solution de Business Intelligence (BI). Sage Enterprise Intelligence (SEI) est le module décisionnel attitré pour les logiciels Sage. Les fonctionnalités SEI permettent une vision globale, rapide et sûre pour optimiser sa prise de décision.   Si vous disposez de la BI de Sage, vous pouvez mettre directement sur la page de l’utilisateur le processus BI que vous souhaitez. A partir du lien récupéré dans SEI, vous allez créer à nouveau une entrée dans le portail. Une fois cette tâche réalisée, vous pourrez manipuler votre processus BI depuis Sage X3.