Pourquoi le changement d’ERP ne doit pas être une contrainte ?

Le temps passe, vous changez ... votre entreprise grandit et se développe. Il y a quelques années, vous avez fait le choix d'intégrer un ERP mais celui-ci, n’a peut-être que peu évolué depuis sa mise en production.

 

Changer d'ERP avant d'être dans l'urgence

Le moment est venu d’envisager un changement d’ERP adapté à : vos processus, vos nouveaux projets, vos nouveaux besoins fonctionnels et techniques. En somme, de votre nouveau rythme de vie.

Le changement d’ERP, c’est à dire le projet de renouvellement de votre logiciel de gestion est une opération importante. Cela va vous demander un peu de travail, vous le savez, mais cette fois-ci, vous avez aussi l’expérience de votre première fois.

Le sommaire :

Changement d’ERP : pourquoi faire ?

Vous vous demandez surement pourquoi il est nécessaire de changer d’ERP. Il est communément acquis qu’un progiciel de gestion a une durée de vie estimée entre 8 à 10 ans. Certaines fois moins, d’autres fois plus, tout dépend de vos besoins et évolutions.

Mais au-delà de cette simple observation, il y a plusieurs raisons (entre pragmatisme et technologique évolution logique ) au fait de changer d’ERP.

Décortiquons tout cela ensemble …

4 raisons d’un changement d’ERP

Se positionner dans une logique de croissance continue

Entre votre business model du départ et l’activité réelle actuelle, il y a parfois un monde. Votre clientèle, vos services, vos produits, tout a pu évoluer et avoir un impact direct sur votre chaîne de valeur et ensuite votre business.

Par exemple, la plupart des entreprises de l’industrie, de la distribution et de services ont remonté le fait que leur activité a été entravée par les performances insuffisantes de leur ERP. Les capacités limitées de leur outil de gestion a pu compromettre leur potentiel de croissance.

L’enjeu est donc de maîtriser votre évolution et faire en sorte que votre logiciel ERP vous permette d’être agile, flexible et réactif avec vos objectifs de croissance et face aux évènements du quotidien.

Disposer d’une solution ERP moderne et évolutive

Les progiciels de gestion intégrée type ERP évoluent très rapidement, et la technologie avec.

Le système D et la maîtrise des macro dans Excel ne doivent surtout pas être une norme au sein de votre organisation.

Pour obtenir tous les avantages espérés à travers le système d’information (SI), il faut s’assurer que :

  • L’expérience utilisateur soit bonne (ergonomie, fluidité de la navigation, temps de réponse etc.)
  • Vos collaborateurs disposent de toutes les fonctionnalités nécessaires pour couvrir leur activité
  • La maintenance du logiciel en place soit assurée
  • La solution soit évolutive pour intégrer les dernières tendances

Prendre de meilleures décisions

Les données sont plus que jamais essentielles dans votre prise de décisions. Cessez d’être frustré sur la recherche et la fiabilité des informations.

Si vous décidez d’opter pour le déploiement d’une nouvelle solution, il est important que votre ERP assure un suivi global en temps réel des performances et des coûts et intègre tous les services pour une vue synthétique des différentes entités.

Exemple, pour une entreprise qui lèvent des fonds, avoir une vue précise et sûre de ses données financières est un élément de poids lorsqu’il s’agira de s’adresser à ses actionnaires.

Réduire les coûts et la complexité informatique

Réduire ses coûts informatiques, c’est permettre de concentrer ses ressources sur d’autres projets tout aussi importants.

Lorsque l’ERP devient un centre de coûts (pour cause de maintenance et développements spécifiques), la question du changement est automatique. Dès lors, vous devrez veiller à transformer votre ERP en centre de profits avec une solution qui pourra vous offrir fonctionnalités, sécurité et évolutivité.

L’ERP est un investissement qui peut être à très forte valeur ajoutée s’il est adapté et dans l’ère du temps.

La technologie réoriente votre stratégie toujours au service de vos objectifs

Sur le marché des ERP, le moins que l’on puisse dire, c’est que la technologie joue pleinement son rôle de dynamiteur.

Après s’être enrichit grâce au best-of-breed, après s’être verticalisé sur les métiers, l’ERP s’est complètement ouvert au SaaS.

Là où certaines entreprises étaient encore réticentes il y a quelques années, les barrières liées au SaaS sont toutes tombées les unes après les autres. Les migrations et autres développements spécifiques ont, aujourd’hui, mauvaise presse. La technologie Cloud devient petit à petit un prérequis pour tout projet ERP.

Une chose est sûre, l’ERP continue de s’ouvrir toujours plus vers l’extérieur et notamment grâce à l’essor de la technologie API. Les entreprises ont ce désir de connecter leur logiciel ERP à d’autres applications.

Par exemples, il est désormais possible de :

  • Multiplier ses canaux de ventes grâce à l’intégration d’un site e-commerce.
  • Casser les silos de données entre ERP et CRM au service de l’expérience client
  • Ajouter des solutions complémentaires expertes type dématérialisation (GED) ou gestion des entrepôts (WMS) à son système d’information etc.

La tendance est à l’intensification de la transformation numérique et concerne tous les collaborateurs d’une entreprise. La mobilité, le SaaS, le collaboratif et donc l’interopérabilité d’un progiciel type Sage X3 en mode ERP étendu deviennent des critères de poids.

Tout cela n’est pas près de s’arrêter en si bon chemin. On parle et on reparlera d’objets connectés (Iot), de big data ou encore d’intelligence artificielle (IA) et de machine learning.

Renouvellement d’un système ERP : pour qui ?

Poussées entre autres par les promesses d’agilité, de flexibilité ou encore de simplicité des mises à jour, de nombreuses entreprises étudient donc la question d’un changement d’ERP.

Voyons le profil de ces acheteurs dans l’optique de renouvellement de leur parc logiciel.

Profil des acheteurs lors d’un changement d’ERP

Sur ce marché de changements des ERP, on recense les entreprises plus grandes déjà bien établies. Ces sociétés affichent une croissance moins rapide que celles d’un « primo-accédant » à l’ERP.

Fort de leurs expériences passées, elles connaissent déjà les éditeurs et leurs logiciels ERP. Elles utilisent parfois leur système depuis des années et souhaitent pour diverses raisons en changer :

  • Fin de maintenabilité prochaine de l’ERP en place
  • Renouvellement de l’ERP pour soutenir la croissance
  • Passer d’un SI éclaté à un système unifié et digitalisé
  • Partager un même SI facilitant la communication interne et externe
  • Pouvoir gérer plusieurs sociétés (flux inter-sociétés)
  • Intégrer un ERP en phase d’hyper croissance etc.

Exemple concret, les entreprises équipées d’un logiciel Sage L100 en pleine croissance se posent naturellement la question d’un changement d’ERP vers Sage X3.

Ces entreprises ont la capacité de se reposer sur des ressources IT internes. Elles ont en général déjà investi dans une infrastructure sur site et disposent d’une équipe informatique pour en gérer tous les aspects. On parle de 1 à 10 personnes pour les PME et au-delà pour les grosses structures.

Elles dressent de nouvelles attentes en se basant sur les performances de leur système actuel et souhaitent être rassurées en ce qui concerne la sécurité des informations, la confidentialité des données mais aussi la pérennité du partenaire intégrateur ERP.

Un marché des éditeurs qui se transforme

Le SaaS a provoqué de nombreuses agitations. Les cartes ont été redistribuées. Parmi les solutions du marché, on retrouve les fournisseurs locaux, les leaders mondiaux traditionnels qui renouvellent leurs offres et les nouveaux arrivants.

Dans ce panel d’acteurs, on peut distinguer deux grandes catégories.

  • Les prestataires qui ne fournissent que des solutions de gestion cloud : ces fournisseurs sont nés avec le cloud.
  • Les prestataires d’ERP classiques : des grosses sociétés bien établies avec de très belles capacités de recherche et développement. Leur croissance est plus lente que les fournisseurs cloud. Ce sont des entreprises aussi plus complexes qui doivent accompagner aussi bien des clients ayant choisi des solutions sur site, des solutions hébergées ou des solutions cloud.

Netsuite est le fournisseur cloud par excellence. L’ERP Cloud Rootstock natif dans l’environnement Salesforce peut aussi être « rangé » dans cette catégorie.

Dans la seconde catégorie, on peut mettre en avant Sage puisque nous sommes l’intégrateur de l’ERP X3.

Comment éviter un changement d’ERP sous la contrainte ?

De notre retour d’expérience, il est à constater que de nombreuses entreprises initient un projet de changement d’ERP à partir du moment où elle se trouve dans l’urgence.

Une urgence causée notamment parce qu’elles sont allées au bout de l’utilisation d’un système qui n’est plus maintenu.

Avec un peu d’imagination, on pourrait en faire une analogie simple avec un pull. Ce pull a été neuf, il a été utilisé, lavé puis essoré jusqu’à ce que le porteur se rende compte qu’il n’est plus adapté à son usage. Des trous sont apparus et le vêtement est maintenant trop petit pour sa taille.

Il en va « presque » de même pour les progiciels de gestion intégrée. Attendre et reporter le projet c’est prendre certains risques :

  • Faire face à l’obsolescence de la technologie
  • Faire face à l’obsolescence des versions
  • Perdre des compétences et connaissances liés au système et à l’ERP
  • Devoir engager une coûteuse migration

Afin de ne pas se retrouver dans cet état d’urgence, l’idée est donc d’entretenir son système d’information en corrélation avec l’évolution de l’entreprise. De se placer dans un cadre d’amélioration continue tout en étant proche de son SI, proche de son intégrateur avec une formation régulière des utilisateurs. De cette manière, on peut espérer en tirer le meilleur ROI possible.

Evidemment aucune règle n’existe, chaque projet de déploiement et de renouvellement d’un logiciel ERP est unique.

Est-ce que la méthode change du premier projet ERP ?

Entre l’intégration d’un 1er ERP et un projet de changement, la méthodologie de mise en œuvre du logiciel reste la même.

De l’audit à la composition de votre équipe projet jusqu’à l’étape de mise en place et en passant par les phases de choix d’une solution et de l’intégrateur, vous devrez à nouveau passer par ce schéma classique qui a prouvé son efficacité.

Sauf que … cette fois-ci, vous aurez l’expérience ERP de votre première fois. Et rien ne remplace ce vécu ! Vous saurez par exemple quel type démo demander ou même un POC sur un processus critique si cela vous semble plus que pertinent.

La maturité gagnée lors du premier projet ERP permet d’être plus exigeant dans vos critères de choix d’une solution. Vous saurez précisément où vous souhaitez aller mais surtout mieux estimer et suivre les coûts d’un tel projet informatique.

Changement d’ERP : les erreurs courantes

Même si vous avez déjà mené à terme un projet ERP, voici quelques recommandations ou plutôt erreurs à éviter dans le cadre cette fois-ci d’un renouvellement de votre parc logiciel :

  • S’éloigner de son système d’information au fil du temps
  • Se retrouver dans l’urgence avec un ERP plus maintenu
  • Ne pas faire d’analyses structurelle et organisationnelle en amont du choix de son ERP
  • Ne pas faire une analyse critique de ses processus
  • Fermer la porte à un regard externe
  • Reproduire l’ancien système avec une solution plus moderne
  • Mettre de côté les utilisateurs métiers

Changement d’ERP : en conclusion

Un jour ou l’autre, votre entreprise va évoluer et croître, vous serez nécessairement obligé de choisir un nouveau logiciel. Dans cette situation, mieux vaut anticiper le projet et éviter le sentiment déceptif vis-à-vis de la solution en elle-même ou de l’éditeur/intégrateur qui a abandonné la version.

L’ERP est la colonne vertébrale de votre gestion. Veillez à rester proche de votre système d’information, à vous assurer de sa parfaite maîtrise ainsi que de vos connaissances et compétences en interne.

De cette manière, vous saurez parfaitement estimer le retour sur investissement du logiciel mais aussi savoir à quel moment vous devrez initier une réflexion pour un changement d’ERP.

POUR RESUMER EN 3 QUESTIONS

Pourquoi changer d’ERP ?

L’ERP est votre socle pour accompagner votre croissance. Votre société évolue, son organisation et ses collaborateurs changent et donc le SI doit être maintenu. Un logiciel ERP moderne et évolutif va soutenir votre activité, être en phase avec vos nouveaux processus, projets et besoins fonctionnels.

Comment changer d’ERP ?

Comme pour un 1er ERP, vous devez suivre les mêmes étapes dans le cadre d’un renouvellement de la solution : audit, équipe projet, rédaction cahier des charges, implication users, production, paramétrages, tests… Cette fois-ci votre analyse s’appuiera sur des processus en place et un logiciel existant.

Quand changer d’ERP ?

Surtout n’attendez pas que votre version actuelle ne soit plus maintenue. En moyenne la durée de vie est entre 8 à 10 ans. Assurez-vous de sa maintenance, de vos compétences internes, du plan d’évolution de l’éditeur ou encore des capacités de votre intégrateur.