Dernière évolution du BVR (Bulletin de Versement avec numéro de Référence), basée sur la norme ISO 20022, la QR-facture marque un changement et veut faciliter l’établissement et le paiement des factures. Face à cette situation, une solution de gestion ERP sera votre meilleure allié pour une transition réussie.
En tant qu’émetteur ou destinataire de factures, découvrez ce qu’il faut savoir et faire pour être prêt : Qu’est-ce qu’une QR-facture ? Sa date d’introduction ? Comment les entreprises peuvent-elles s’y préparer ? Quels avantages vont-elles en retirer ?
Qu’est-ce qu’une QR facture ?
La QR-facture se décompose en deux parties : la section paiement et le récépissé :
- La section paiement regroupe toutes les informations relatives au paiement. Elles sont à la fois codées dans le QR-code (ou officiellement le Swiss QR-code) mais aussi lisibles sur papier pour un usage plus traditionnel.
- Le récépissé, placé en haut à gauche de la facture, contient, les principales informations de la section de paiement.
La QR-facture vise à remplacer et à surmonter certaines limites des BVR rouges et oranges. Pensée aussi bien pour un usage digital qu’un usage papier, elle permet avant tout de regrouper toutes les données de paiement codées dans le Swiss QR-code.
Quand-est-ce que la QR-facture va être instauré ?
A partir du 30 juin 2020, les entreprises suisses pourront recevoir les premières QR-facture en lieu et place des habituels BVR.
Toutes les sociétés suisses qui émettent ou reçoivent des factures sont concernées.
La facturation doit-elle être obligatoirement en place au 30 juin 2020 ?
Non, l’utilisation de la QR-facture et des bulletins de versement actuels sera encore possible durant une phase transitoire. La place financière suisse n’a encore communiqué ou fixé une date finale d’utilisation du BVR.
A quoi va ressembler une QR-facture ?
3 variantes seront disponibles :
- IBAN QR avec référence QR
- IBAN avec référence créditeur
- IBAN sans référence
Les avantages de la QR-facture
L’introduction de la QR-facture s’inscrit dans le cadre de l’harmonisation du trafic des paiements en Suisse. Elle se veut simple et efficace.
Quels sont les principaux avantages à son utilisation :
- Facturation aussi bien en CHF qu’en EUR
- Un QR-code unique pour tous les modes et références de paiement
- Meilleure qualité des données
- Diminution du taux d’erreurs
- Utilisation numérique et papier
Pour les émetteurs de factures :
- Etablissement des factures simplifiées grâce au format IBAN
- Meilleure gestion des créances grâce au nouveau reporting électronique
- Notification directe des entrées de paiements
- Réceptions de paiement
Pour les destinataires de factures :
- Paiement rapide et pratique grâce à la lecture des informations de la facture et à la confirmation du paiement avec le QR-code
- Gain de temps et d’argent grâce à la diminution des opérations manuelles
Comment agir pour être prêt ?
Il convient aux entreprises suisses de prendre les mesures nécessaires pour avoir la capacité d’envoyer ou de payer des QR-factures dès le 30 juin 2020. Votre partenaire logiciel se tient à votre disposition, pour vous accompagner dans l’intégration et la planification de ces nouvelles mesures.
Les adaptations nécessaires sont variables en fonction de votre infrastructure et de votre solution ERP.
La place financière suisse a regroupé sur un site internet officiel toutes les informations et documents utiles en ce qui concerne la normalisation et l’harmonisation des paiements.
L’ERP Sage X3 et le QR-code
Sage en tant qu’éditeur de solution de gestion fait évoluer l’ERP X3 pour prendre en compte ce nouveau standard de facturation sur les modules achats et ventes.
Facturation client
Un nouvel état Crystal Report sera fourni avec l’intégration du nouveau design associé à la QR-facture.
Vos états qui sont actuellement personnalisés devront être néanmoins adaptés pour reprendre ce nouvel élément de la législation.
Facturation fournisseur
Une nouvelle fonction sera ajoutée aux factures tiers fournisseurs et factures achats. Il faudra cependant vous doter d’un lecteur QR-code.
Comment activer la nouvelle norme ?
- Une activation par les paramètres généraux de Sage X3
- Une modification des profils fonctions avec nouvelles options pour limiter les accès
- La saisie de nouvelles coordonnées bancaires pour les fournisseurs
Ces nouvelles fonctionnalités associées à l’instauration de la QR-facture en Suisse seront uniquement disponibles pour les versions 11 et 12 de Sage X3.
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