Pourquoi et comment faire un POC ERP ?

Jamais son ERP sans son POC ! C’est sûr, le POC ERP rassure quant au choix de l’outil de gestion que l’on va utiliser pour les 5, 10 voire 15 prochaines années. Attention, cette méthodologie complexe demande réflexion.

 

Il ne s’agit pas d’une démo logiciel (même si la frontière est mince) mais d’un test grandeur nature pour amener à la preuve du résultat. Même si l’on croit ce qu’un intégrateur nous raconte, on veut aussi le voir !

Voici les différents points abordés dans cet article :

• Qu’est-ce qu’un POC ERP ?
• Est-ce obligatoire de faire un POC ?
• Pourquoi faire un POC ERP ?
• Comment faire un POC ?
• Le POC est-il payant ?

Le POC ERP pour « proof of concept » (ou jeu d’essai en français) est la démonstration de faisabilité du produit logiciel sur des besoins et données métiers d’une entreprise.

Derrière la définition du POC ERP, l’idée est de tester de manière calibrée une sélection de solutions ERP avec l’objectif de prouver que le système applique bien les bonnes règles de gestion dans un environnement particulier, le vôtre.

A la différence d’une démo logiciel, le POC permet d’approfondir la recherche du bon outil. Il demande à l’intégrateur de se mettre en mode projet et de paramétrer une partie de ce que sera le futur logiciel.

Avant d’aller plus loin, il est primordial de s’attarder sur cette question.

En tant que décideur vous pouvez choisir différentes approches pour mesurer l’adéquation du logiciel à vos besoins et à votre entreprise :

• Une démo overview
• Un « use case » ou cas de démonstration via un script imposé
• Des ateliers complémentaires sur des thèmes précis avec vos experts du domaine
• Et … pour approfondir sur des sujets sensibles un proof of concept

Clairement, la présentation PPT, c’est cool, la démo logiciel, c’est bien mais le proof of concept peut vous permettre d’investiguer plus loin. Il s’agit du meilleur moyen de confronter le logiciel. En clair, on veut voir pour croire ce qui nous a été raconté au préalable !

Malgré tout, dans 90% des cas, les entreprises évaluent puis choisissent leur ERP final par un script de démo qui peut être complété par des ateliers. C’est un type de démo apprécié aussi bien par une Direction Générale, un Directeur des Opérations, un DSI ou même par les utilisateurs car cela vous prend moins de temps à construire.

Si je pouvais vous donner un conseil, je vous inviterais à expliciter clairement vos règles de gestion dans votre cahier des charges qui pourra devenir une pièce contractuelle avec les engagements de réponse de l’intégrateur pour votre projet.

Vous êtes déjà passé par la phase des démo produits. Les relations avec les prestataires sont bien avancées. Vous avez même sélectionné une solution et vous vous demandez si ce logiciel est le meilleur ? Le plus adapté sur des aspects clés ? Tout l’intérêt du POC est là.

Via un POC informatique de ce type, vous allez pouvoir tester la viabilité dudit logiciel sur l’une de vos problématiques majeures et encore mieux, sur une problématique métier !

Le POC logiciel vous permettra donc :

• Faire réaliser une démonstration du produit en cas réel, dans le contexte de l’entreprise
• Aux utilisateurs de complètement se projeter
• Gagner du temps sur la suite et la conduite au changement
• Identifier un premier niveau de risque à éliminer
• Mesurer les capacités d’un intégrateur et du logiciel proposé face aux processus critiques d’une entreprise

Au-delà de ses multiples avantages, le POC ERP est un élément de réassurance fort vis-à-vis d’une décision. C’est aussi un moyen pour l’intégrateur de borner sa réponse et ses engagements en explicitant de manière détaillée la solution qu’il propose.

Dans le cycle d’achat d’un logiciel ERP, SaaS ou On-premise, c’est souvent le client qui est à l’initiative du POC.

Avant de demander à un intégrateur la réalisation d’un POC, il convient de se poser quelques questions : Ai-je réellement besoin d’un POC ? Qu’est-ce que je souhaite tester en priorité ? Combien de temps cela va engager en interne ? Dois-je solliciter tous les prestataires ou uniquement celui qui est déjà pré choisi ? Etc.

Toutes les entreprises ont la possibilité de faire un POC mais ce n’est en rien obligatoire dans la sélection de son ERP. Et d’ailleurs, le POC est notamment sollicité par les entreprises qui ont une gestion atypique. C’est le cas pour les entreprises avec des contextes et enjeux métiers très forts type industrie pharmaceutique ou encore activité de services.

C’est une question récurrente chez les clients. Et quand on lance la démarche d’un projet ERP, la réponse dépend fortement de la situation et des objectifs de chacun qu’il s’agisse d’une première expérience, que l’on envisage de changer d’ERP ou que l’on souhaite étoffer le périmètre sa solution actuelle (avec des ISV par exemple).

Dans tous les cas, nous conseillons de bien suivre les étapes de mise en place d’une solution logicielle. Le POC fait partie du chemin.

 

 

Un proof of concept est donc un projet miniaturisé mais un projet à part entière avec ses propres caractéristiques et voir même un comité de pilotage et une équipe dédiée.

Le POC demande d’engager des ressources et du travail. Soyez pragmatique. Mieux vaut se concentrer sur des processus très critiques, sur des problématiques actuelles compliquées et futures selon votre stratégie pour plus de valeur ajoutée :

• L’étude de cas d’un processus spécifique
• Une règle de gestion particulière
• Un paramétrage complémentaire
• etc.

Exemples : vérifier le prix de revient d’un ordre de fabrication par rapport aux consommations de temps et matières, vérifier la variation des stocks en fonction des exécution de mouvements en entrées et en sorties etc.

L’entreprise demandeuse participe activement à la bonne réalisation du POC ERP. Elle doit :

• Décrire ses flux au regard de ses besoins et partager les objectifs à atteindre
• Bien identifier chaque phase et étape du process
• Présenter de manière détaillée la séquence qu’elle souhaite obtenir
• Constituer une équipe pertinente (avec potentiellement des utilisateurs finaux) qui saura estimer toute la valeur et les résultats de l’expérimentation

Sur cette question, la transparence totale prime. Il faut savoir qu’un POC est à inclure dans le coût et budget ERP sans oublier l’investissement humain. L’intégrateur logiciel va également se mobiliser pour réaliser l’étude de cas et apporter. Vous allez en quelque sorte payer pour voir.

Pour en évaluer la pertinence, nous conseillons évidemment de ne pas négliger cette possibilité mais surtout d’en discuter avec les intégrateurs  ou éditeurs sélectionnés. Leurs discours et conseils sur cette opportunité dans votre projet de déploiement alimenteront votre réflexion globale.

POUR RESUMER EN 3 QUESTIONS

Le POC revient à se dire « je suis en mode projet ». Il faut analyser un flux de bout en bout avant de partir dans le concret dans l’ERP. De son côté, la démo est plus générale et permet de montrer les fonctionnalités de l’outil avec les données fournies par l’entreprise.

Le montant d’un POC fera partie des négociations entre l’intégrateur et vous. Dans tous les cas, le proof of concept est un investissement. Ce qui va être fait sera réutilisé pour la solution finale. Ne soyez pas étonné si un intégrateur vous sollicite pour une participation financière du fait du temps passé. Vous n’allez pas le faire avec 10 partenaires pour 10 logiciels différents. Shortlistez-les et centrez-le sur vos processus les plus critiques.

Ne pas saisir l’opportunité de voir le produit en action. Passer à côté de potentielles limites fonctionnelles d’une solution par rapport à un processus cible. Oubliez certains raisonnements ou questionnements. Ne pas pouvoir juger des compétences d’un futur partenaire. Mais encore une fois, le jeu d’essai n’est pas obligatoire. Tout dépend de votre activité, de votre vision et de vos objectifs.

 

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