Comment réussir une démo Sage X3 pour bien découvrir cet ERP ?

Sage X3 vous intéresse ? Voir plus, vous intrigue ? En effet, il s’agit d’une référence sur le marché des logiciels ERP approuvée par les avis clients. Dans ce cas, quoi de mieux qu’une présentation en live pour se faire une véritable opinion !

 

Réussir une démo de l'ERP X3

Faire réaliser une démo de Sage X3 permet de se forger une idée précise de la solution dans son contexte d’entreprise mais aussi sur les capacités d’un intégrateur.

Dans cet article, découvrez comment bien contextualiser et rendre pertinent l’exercice de la démo sur Sage X3 avant toute prise de décision sur le choix d’un ERP.

Qu’est-ce qu’une démo Sage X3 ?

Dans le long mais importantissime processus d’un projet ERP, la démo Sage X3 est le premier aperçu de ce logiciel de gestion. Elle permet de se rendre compte de :

  • Son ergonomie
  • Sa flexibilité
  • Son fonctionnement
  • Sa correspondance avec ses besoins

La démonstration et notamment sur Sage X3 est un fil conducteur de ce que l’intégrateur veut vous montrer suite à l’étude de votre cahier des charges. Il s’agit d’une vision globale de la solution construite sur les points clés identifiés par le prestataire. Elle permet d’avoir un premier avis des fonctionnalités de gestion et services possibles du dit logiciel.

Au cours d’un dossier, il arrive parfois qu’une entreprise parle de Proof Of Concept ERP (POC). Attention, une démo n’est pas un POC. Même si la forme est proche, les objectifs et la préparation seront différents.

Là où un POC est une mise en situation opérationnelle pour un aperçu concret des fonctionnalités, la démo est une présentation générale pour garder de la hauteur.

Les 3 types de démo de Sage X3 possibles

Démo 1 : le format générique

Une démo Sage X3 générique est un overview. C’est le genre de demande formulée lorsque aucun cahier des charges n’a été établi et de besoins identifiés.

Cette démo est très généraliste et peut-être trompeuse. Elle peut inciter les futurs clients d’ERP à se tourner vers une solution qui ne leur correspondra pas en s’appuyant sur un premier avis qui n’est pas toujours le bon. Ces entreprises doivent alors prendre le temps d’analyser leurs besoins et processus avant de se lancer dans une consultation de solutions ERP.

Démo 2 : le format contextualisé

Une démo Sage X3 contextualisée est réalisée lorsque le cahier des charges de l’entreprise est rédigé. Elle a plus de sens que la générique puisqu’elle s’appuie sur les problématiques que vous avez pu identifier au sein de vos processus et par rapport à vos enjeux métiers.

Démo 3 : le format dit atelier

Une démonstration de l’ERP Sage X3 atelier est le format le plus complet. Cette démonstration permet d’approfondir des sujets en prenant en compte des points de vigilances et confirmer son avis sur le logiciel de gestion. Elle s’appuie sur des problématiques très précises telle que « comment gérez-vous la pénurie de vos matières premières ? » ou encore « comment gérer les emplacements pour l’approvisionnement des articles ? ».

Cette démonstration permet de voir plus en détails et de manière plus précise, par rapport à son cas d’entreprise, les fonctionnalités et services du produit ERP qui répondent à des besoins spécifiques des différents services.

Si vous sollicitez ce type de démo, cela veut dire que le projet de développement d’un ERP est bien avancé. Potentiellement, vous en êtes même à l’étape de la short-list de solutions.

 

Je demande ma démo Sage X3

 

Le rôle de la démo dans la décision finale d’achat d’un ERP

Le processus d’achat d’un ERP dure entre 6 et 9 mois en moyenne. Il suit différentes étapes dont la démonstration.

Ce moment clé intervient évidemment lors de la phase de choix d’une solution de gestion mais surtout après l’analyse de vos processus, l’identification des besoins de vos différents services et la composition de votre équipe informatique.

Comment réussir sa démo Sage X3 ?

Une démo d’un progiciel de gestion tel que Sage X3 sur la version 12 bien évidemment n’est simple ni pour l’intégrateur sélectionné et encore moins pour l’entreprise ayant initié la démarche.

Si l’on veut que cette démonstration soit réussie, il est important de réunir les bons acteurs autour de la table, avec les bonnes données et de la préparer dans les règles de l’art.

A la fin, chaque partie doit se retrouver gagnante et se dire qu’elle se rapproche de ses objectifs.

Sélectionner le bon intégrateur Sage X3

Des prestataires Sage X3, il en existe de nombreux sur le marché. Heureusement, tous ne se ressemble pas.

Si vous êtes convaincus par le logiciel de gestion X3, la 1ère chose à faire est de sélectionner les intégrateurs qui vous ressemblent, qui ont de l’expérience et qui connaissent votre secteur d’activité et votre métier (industrie pharmaceutique, négoce, affaires industrielles etc.).

Vous gagnerez énormément de temps si vos interlocuteurs savent de quoi ils parlent notamment sur vos processus métiers. L’exemple du projet de l’entreprise Elcopharma est d’ailleurs représentatif sur ce point.

Voici d’autres critères à prendre en compte au moment de trouver les intégrateurs X3 qui vous correspondront :

  • L’intégrateur doit être expert de l’ERP X3 et ses équipes certifiées par Sage (rien de plus normal 😊)
  • L’entreprise doit connaitre l’ensemble des briques qui composent votre système d’information
  • L’intégrateur est proche de vous géographiquement. Il connaît votre région et peut être même vos clients.
  • Le partenaire doit connaître et être habitué aux problématiques, flux de données et processus de gestion liés à votre taille d’entreprise que vous soyez une ETI, une PME ou un groupe international
  • Il développe des verticaux ou add-ons qui sont des spécialités métiers pour répondre parfaitement aux besoins de votre entreprise et des différents services de cette dernière

Transmettre les bonnes informations à l’intégrateur

Pour plus de pertinence, l’entreprise à l’initiative d’une présentation de Sage X3 se doit de transmettre des informations et données à l’intégrateur. Cela permet à ce dernier de préparer une démo réaliste et adaptée à une organisation.

Pour une démo Sage X3, il serait intéressant de transmettre les informations et données suivantes :

  • Un script de démo : c’est le fil rouge de la démo, on y précise tous les points sur lesquels s’attarder
  • Un échantillon de données représentatif : des articles, des clients, des nomenclatures et des données tierces pour que lorsque la solution est présentée, les utilisateurs puissent se reconnaître

Laisser du temps à l’intégrateur de la préparer

Ne pas être pressé, c’est la clé !

Une démo Sage X3 fait partie du processus de réalisation du projet jusqu’à la mise en production qu’il s’agisse d’une première fois  ou d’un changement d’ERP.

Laisser du temps à l’intégrateur de la préparer pour son client permet sur la suite du processus d’en gagner bien plus. A savoir aussi que plus le travail en amont est de qualité, plus les utilisateurs vont se reconnaître dans la solution.

Dans le cadre d’une démo généraliste, aucun temps de préparation n’est nécessaire, vous sollicitez l’intégrateur, celui-ci prend rendez-vous avec vous et réalise la démo. Comptez 2 semaines pour une démo contextualisée ou atelier en fonction du nombre de sessions.

 

 

Jour J : qui doit assister à la démo Sage X3 ?

Une fois la démo Sage X3 préparée, on décide du profil des participants. Souvent, on pense qu’intégrer un ERP est un projet démocratique et qu’il est nécessaire d’inclure les utilisateurs finaux Cependant, cette pratique peut être une fausse bonne idée. Cela peut les perturber voir les « effrayer » face à l’usage d’un nouvel outil. Ils n’auront pas les bonnes informations.

Un avis négatif est malheureusement bien plus impactant qu’un avis positif. Mieux vaut éviter l’effet de blocage psychologique terrible pour mener à bien votre gestion et stratégie de conduite du changement.

Qui devez-vous alors faire participer ?

  • Les comités de direction
  • Le chef de projet
  • Les pilotes du projet
  • L’équipe projet
  • Les utilisateurs clés et finaux au bon moment

Les conseils de Flow Line pour optimiser votre démonstration Sage X3

L’exercice va vous permettre de comparer l’ERP X3 avec d’autres produits de gestion (cloud ou on-premise) du marché, voici quelques recommandations que nous pouvons vous fournir pour que celle-ci soit optimale :

  • Choisir un intégrateur expert qui a des références métiers et qui est expert dans ces métiers
  • Choisir un intégrateur qui est proche de l’éditeur
  • Réfléchir à son projet pour demander une démo sur des problématiques spécifiques
  • Laisser le temps à l’intégrateur de la travailler (2 semaines pour les démo contextualisée et atelier et instantané pour une générique)
  • Ne pas intégrer tout de suite les utilisateurs finaux. Cela risque de les effrayer en leur montrant une solution qui n’apparaîtra pas comme telle à l’utilisation finale du logiciel de gestion.