Retour sur notre webinar GED avec Youdoc

Flow Line Intégration en collaboration avec notre partenaire T2i, éditeur de la solution GED Youdoc, a organisé un webinar intitulé : « Comment réussir sa dématérialisation nécessaire à l’évolution des entreprises ? » Retrouvez le contenu et toutes les réactions de cet évènement.

 

Réussir sa dématérialisation avec Sage Youdoc

 

La gestion documentaire : un prérequis de la digitalisation

Dans un premier temps, les entreprises ont entamé leur transition numérique par l’optimisation des processus organisationnels et financiers. Les solutions ERP sont devenues des outils de référence dans cet objectif.

En 2021, la gestion documentaire devient, à son tour, une réelle nécessité pour la digitalisation et la bonne marche des entreprises. Les solutions de Gestion Electronique Documentaire (GED) intégrées à l’ERP font désormais office de prérequis indéniable pour réussir sa dématérialisation.

Pourquoi un webinar maintenant sur la GED ?

Au fil du temps, de plus en plus de clients Flow Line nous sollicitent à propos de la gestion de leur patrimoine documentaire. Pour cette raison, nous avons décidé d’organiser un webinar sur le sujet en collaboration avec Sage Youdoc.

Les questions de nos clients nous ont permis d’identifier des thématiques clés dans leurs besoins de GED. A travers les enjeux de la dématérialisation basés sur ces retours d’expériences, découvrez les éléments de réponse apportés par la solution GED Youdoc pour gérer l’ensemble de votre patrimoine documentaire :

  • Comment gérer la documentation numérique liée à la facturation fournisseur ?
  • La conformité pour la gestion des obligations réglementaires et des flux de validations ?
  • Comment se passe matérialise les ponts entre Sage X3 et Youdoc ?

 

Replay : Comment réussir sa dématérialisation ?

 

La facturation fournisseurs

La facturation fournisseurs est un thème récurrent lorsque l’on parle de dématérialisation. Ci-dessous voici les questions qui reviennent de manière régulière sur ce sujet. Le webinar a permis de poser ces questions et de voir comment la solution Youdoc pouvait répondre.

  • Comment se fait la reconnaissance des factures fournisseurs dans la solution Youdoc ? La reconnaissance de facture se fait-elle par modèle fournisseur ou d’une autre manière ?
  • L’entreprise équipée a-t-elle la main pour l’enrichissement de cette base de connaissance de factures ? Que se passe-t-il lorsque l’entreprise a un nouveau fournisseur impliquant un nouveau modèle de facture ?
  • Pour 1000 fournisseurs, quelle charge représente le paramétrage de la reconnaissance de 1000 modèles de facture ?
  • Est-il possible de traiter les factures numérisées sous différents formats PDF dans Youdoc ?
  • Finalement, quel est le gain pour l’entreprise ?

 

numérisation d'une facture fournisseur sous youdoc

 

Conformité et certification

Sur cette thématique de la conformité et certification deux sous-parties afin de savoir comment la solution GED Youdoc agissait.

La sécurisation des données :

  • Comment sont protégés les documents ?
  • L’archivage des documents est-il conforme avec la norme AFNOR NF Z42-013 ?
  • Quel type de sécurité peut être mis en place ? Type cachet serveur ? Type signature électronique ?

Les circuits de signatures :

  • Peut-on apporter des commentaires permettant de justifier un refus ?
  • Peut-on déléguer sa signature pour une période ?

 

stockage et conformité des factures dématérialisées

 

L’intégration avec Sage X3

On l’a dit, la solution Youdoc est parfaitement intégrable à Sage X3. Le connecteur entre Youdoc et Sage X3 est disponible dès la V7. Il est aussi possible d’interfacer les deux solutions avec des versions antérieures. Mais voici ce qui nous intéresse : comment les factures numérisées et traitées depuis Youdoc se retrouve dans l’ERP X3 ?

Grâce à Youdoc et au connecteur, la facture d’achat est créée en automatique dans le logiciel X3. Lorsque vous mettez en place cette solution de dématérialisation, vous n’avez ensuite « rien à faire ». Le système d’occupe de réaliser par lui-même les rapprochements sur les lignes de réception ou encore les montants HT et TTC. Autre avantage, le système garde toute la traçabilité du traitement des pièces.

Pour voir, en réel, comment cela se déroule dans Sage X3, nous avons réalisé une démo sur une véritable facture fournisseur durant ce webinar.

 

intégration des factures dans Sage X3

 

Les questions GED issues du direct

Ce webinar a suscité de nombreuses questions. Afin de respecter la durée que nous nous étions fixés, nous avons décidé de collecter l’ensemble de ces questions pour y répondre individuellement et de manière plus précise.

En voici un aperçu accompagné des réponses :

Youdoc acquisition peut-il être couplé à un SharePoint d’entreprise ?

Oui, Youdoc Acquisition permet de publier les documents électroniques dans SharePoint. Nous pouvons aussi proposer une GED verticalisée sur les achats avec Youdoc Gestion. Cette dernière est proposée dans le module standard de Sage Youdoc

Les pages de retour sont-elles gérées ?

Oui, Youdoc Acquisition a la capacité de pouvoir prendre en compte tout type et format de documents. La solution gère automatiquement la rupture des factures dans un lot de factures ainsi que les factures mono-multi page et/ou recto-verso

Youdoc permet-il de signer numériquement les documents, avec les mécanismes de signatures qualifiée ?

Youdoc Acquisition permet de signer les documents numérisés en sortie de la solution. Le certificat est fourni par le client. Nous parlons dans ce cas de certificat d’organisation et de signature qualifiée au niveau de l’organisation.

L’application Youdoc semble être disponible en client lourd (application et modules à installer). Cette application est-elle compatible dans des environnements multi-utilisateurs type RDS ou Citrix ?

Youdoc Acquisition est compatible avec Citrix ou Windows TS.

Les documents générés et stockés par la GED sont accessibles via X3. Les documents sont-ils stockés dans Youdoc ou dans Syracuse ?

Les documents générés sont stockés dans Youdoc Gestion et accessible depuis X3.

Combien de fois la facture d’un fournisseur doit-elle « passer » pour un apprentissage correct ?

En standard nous recommandons 5 à 7 passages afin d’avoir un échantillonnage suffisant pour alimenter la base de connaissance graphique.

Possibilité d’apprentissage sur une base test pour un démarrage en production plus rapide ?

Oui, la mise en place de Youdoc Acquisition est un projet contenant une phase d’initialisation constituer par un apprentissage des différentes factures. Ceci afin de permettre de passer en production avec une solution opérationnelle.

Concernant la partie vente et envoie facture aux clients, est ce que le système permet une authentification du client pour récupérer ses factures ? Quelles sont les sécurités en place ?

Youdoc Gestion permet de publier les documents sur une plate-forme extranet. L’interface de l’extranet est à développer par le client.

Possibilité de mettre des flux via API ?

Oui, Youdoc dispose de plusieurs API pour archiver, mettre à jour des documents. Outre ces aspects, la solution permet de récupérer des documents dans une arborescence physique, dans des boites mails, site ftp … Les documents peuvent aussi être stocker dans la GED via des QueueJMS.

Pour toute question sur la gestion de votre patrimoine documentaire, n’hésitez pas à contacter nos équipes.