L’automatisation des processus est devenue une nécessité pour les entreprises cherchant à gagner en efficacité et à réduire les coûts. Les flux de travail sont complexes et les entreprises doivent s’adapter rapidement aux évolutions du marché. Depuis l’avènement des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning), qui centralisent les données et les fonctions clés d’une organisation, jusqu’aux solutions de gestion des workflows, plus agiles et spécifiques, l’automatisation a connu une transformation profonde.
Alors que l’ERP a marqué une étape cruciale en offrant une vue intégrée des opérations d’entreprise. Il ne répond pas toujours aux besoins de personnalisation et de réactivité des processus métier. C’est ici que les outils de gestion des workflows entrent en jeu et permettent de modéliser. Mais également d’optimiser et d’automatiser des tâches spécifiques tout en favorisant la collaboration et l’adaptabilité.
Au sommaire :
- Comment définir un Workflow ?
- Qu’est-ce qu’un événement déclencheur ?
- Le workflow et le circuit de signature
- Le workflow et la messagerie
- Les avantages de l’automatisation des processus en entreprise
- Le workflow dans Sage X3
Comment définir un workflow ?
Le workflow désigne l’organisation d’un ensemble de tâches nécessaires à la réalisation d’un processus opérationnel. Ces tâches peuvent être exécutées de manière séquentielle, c’est-à-dire les unes après les autres, ou en parallèle, simultanément.
L’objectif du workflow est de coordonner ces tâches en assurant leur synchronisation. Cela se fait notamment grâce à l’envoi de notifications aux responsables concernés et à la création de tableaux de bord pour suivre l’avancement des processus.
Au cœur de tout workflow se trouve un événement déclencheur, qui initie le processus en activant la première étape. Une fois cette étape terminée, une notification est envoyée pour lancer l’étape suivante. Cette notification peut être adressée à un utilisateur spécifique, à un groupe d’utilisateurs ou encore entraîner l’exécution automatique d’une tâche sans intervention humaine.
Qu’est-ce qu’un événement déclencheur ?
Définition d’un événement déclencheur
Un événement déclencheur dans un workflow est un élément clé qui marque le point de départ d’un processus. Il peut s’agir de divers types d’actions ou de situations. Par exemple, la création ou la modification d’une donnée dans un système d’information peut constituer un tel événement. Cela inclut, par exemple, l’ajout d’un nouvel enregistrement client, la mise à jour d’une commande ou encore la validation d’une facture.
D’autres événements déclencheurs peuvent être plus spécifiques, comme l’impression d’un document, indiquant qu’une tâche administrative ou logistique est prête à être traitée. De même, des anomalies ou des erreurs détectées dans un système, telles que celles générées par un traitement batch ou une interface, peuvent également servir de déclencheurs. Ces signaux d’alerte permettent d’automatiser la gestion des incidents et de garantir une intervention rapide et coordonnée.
Impact dans une entreprise
Le résultat d’un workflow peut varier selon les besoins et les objectifs de l’organisation. Dans certains cas, il se limite à l’envoi d’une simple alerte, par exemple un e-mail ou une notification, informant les parties prenantes d’un événement ou d’une action à entreprendre. Dans d’autres situations, le workflow définit un processus structuré comprenant plusieurs étapes successives ou parallèles.
Ce processus structuré implique souvent différents acteurs, qu’il s’agisse d’individus ou d’équipes, et combine des tâches manuelles et automatiques. À chaque étape, des actions spécifiques doivent être réalisées, telles que l’approbation d’une demande, l’exécution d’un calcul automatisé, ou encore le transfert d’une tâche à un autre service. En orchestrant ces différentes activités, le workflow permet de garantir la fluidité, la transparence et l’efficacité des processus au sein de l’organisation.
Le workflow et le circuit de signature
La mise en place d’un workflow peut être dans le but de valider des données avec un circuit de signature. C’est d’ailleurs un des principaux cas d’emploi dans la gestion des processus métiers. Par exemple, pour les ressources humaines où il y a un workflow de validation pour l’envoi des paies.
On définit un circuit en indiquant des responsables qui vont successivement, chacun à leur tour, indiquer leur accord ou leur refus qui se traduit par un statut tracé et conservé dans le système. Cela permet de faire gagner du temps aux différents services d’une organisation.
Ce circuit de signataires est défini suivant des règles et des critères. Les responsables ou approbateurs sont déterminés suivant ces règles construites à partir de l’événement déclencheur mais qui peut aussi être déterminé de manière dynamique en fonction de l’évolution des statuts à chaque étape.
Bien sûr pour ne pas bloquer le système, quand les destinataires ne sont pas là, on met en place des délégations soumises aussi à des règles ou pour une période donnée.
Le workflow et la messagerie
Mettre en place un workflow nécessite une bonne gestion de projet. Il est souvent associé à une messagerie. La notification peut, en effet, être transmise par email ou par chat. Le destinataire reçoit un message structuré décrivant le contexte, le contenu à valider, les actions à réaliser. Par exemple, c’est ce qu’il peut se passer au service client. Les chargés de clientèles reçoivent des notifications d’ouverture de tickets.
Mais voilà, on reçoit déjà beaucoup d’emails. Le mieux est de disposer d’un planning de tâches avec les alertes et les actions à réaliser. Ce qui induit un gain de temps et une réduction des coûts à long terme.
Simplement à noter que le workflow permet de mettre en place un lien dynamique entre le demandeur et l’approbateur puisqu’en effet le demandeur reçoit des notifications en temps réel sur le suivi de ses demandes.
Les avantages de l’automatisation des processus en entreprise
Déléguer des responsabilités
Le premier intérêt majeur est que le workflow permet de déléguer les responsabilités et des pouvoirs. Il permet également l’automatisation des processus métier et d’avoir un système de gestion pour toute l’organisation. Cela garantit l’adage qui est bien connu. Mais la délégation de pouvoir n’exclut pas le contrôle !
Et c’est donc pour cela qu’on définit des règles, pour mettre des limitations ou tout simplement des validations.
Un exemple classique est la saisie des commandes d’achat : tant que le montant ne dépasse pas un certain seuil, la commande peut être transmise au fournisseur mais au-delà ou lorsqu’on est hors budget, une validation par un responsable est nécessaire.
Automatisation des processus : créer une dynamique en interne
Le workflow dynamise les processus organisationnels en assurant la transmission en temps réel des informations dès qu’un événement déclencheur survient. Cela permet d’activer immédiatement un processus structuré, combinant des tâches automatiques et manuelles, pour répondre efficacement à cet événement.
Par exemple, une alerte de stock faible peut automatiquement générer un bon de commande, notifier les responsables et préparer la logistique. Ce système améliore la réactivité, réduit les erreurs humaines et optimise les délais de traitement, offrant ainsi une meilleure efficacité opérationnelle et un avantage compétitif.
Avoir une traçabilité
La traçabilité garantit une visibilité complète sur les événements, les acteurs impliqués et les actions effectuées dans le cadre d’un processus. Grâce au workflow, chaque étape d’un processus est enregistrée, ce qui permet non seulement de suivre son déroulement, mais aussi de fournir des preuves d’exécution en cas d’audit ou de litige. En ce sens, le workflow est un outil puissant pour modéliser et structurer les processus d’une organisation, tout en assurant leur transparence.
Cependant, il est essentiel de l’utiliser de manière stratégique. Une mise en œuvre excessive ou mal adaptée peut engendrer des blocages ou ralentir les opérations. Il convient donc de définir des workflows là où ils apportent une réelle valeur ajoutée, en évitant de vouloir systématiquement automatiser tous les processus.
Le workflow dans Sage X3
Sage X3 dispose d’un moteur de workflow très puissant et complet avec une bibliothèque de règles pré-paramétrées basées sur les bonnes pratiques et bien sûr on a la possibilité de paramétrer ses propres règles.
Le workflow de Sage X3 permet de réaliser tout ce qui a été dit précédemment. À savoir, il permet de générer des notifications simples mais permet de définir des circuits de validation complexes pouvant être déclenchés sur tout événement.
Il peut s’agir :
- De la modification ou la création d’une donnée
- Un processus : par exemple un processus de création de demande d’achat ou la création d’un client
- Un événement système : un flux d’interface, le lancement d’une impression ou l’envoi d’un e-mail
- Ou même un événement déclenché par un utilisateur
Le workflow de Sage X3 s’appuie et communique avec toutes les messageries du marché.
Mais surtout il dispose d’un moniteur workflow, c’est-à-dire, un écran de supervision qui permet à chaque utilisateur de piloter et traiter ses tâches workflow.
En conclusion, les workflow sont utiles pour améliorer la traçabilité de vos données, déléguer des tâches et modéliser vos processus. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter. Vous serez mis en relation avec un expert du sujet qui répondra à toutes vos questions.
