Logiciel ERP, tout savoir de la solution de gestion

 

Vous avez dû entendre parler de logiciel ERP ou PGI pour l’entreprise. Vous en connaissez peut-être sa signification. Vous l’assimilez, sans plus, à un logiciel de gestion. Mais lorsque vous faites votre recherche « ERP définition » sur le web, la quantité de données et de sources d’informations qui en résulte peuvent vite s’avérer confusant voir décourageant.

 

Solution de gestion, le logiciel ERP ou PGI s’est imposé comme l’outil central et indispensable à l’entreprise dans le pilotage des données, processus et activités. Intégré au système d’information, l’ERP en est, pour beaucoup, le point central.

 

Ce guide a pour objectif de vous expliquer ce qu’est un logiciel ERP, ses fonctionnalités et comment choisir une solution. Un progiciel ERP est un vaste sujet évoluant en permanence. Nous vous en décryptons les grandes lignes.

 


 

Qu’est-ce qu’un ERP ? Définition

Que veut dire ERP ? L’ERP est l’acronyme anglais pour « Enterprise Resources Planning ».

 

En français, on traduit littéralement ERP par : planification des ressources de l’entreprise.

 

Pour donner une définition plus abordable, ce terme « ERP », fait référence au logiciel utilisé au quotidien par les entreprises pour coordonner le pilotage de leurs activités.

 

Un logiciel ERP est pensé et conçu par un éditeur. Une organisation qui développe, maintient et fait évoluer sa solution.

 

L’intégrateur, quant à lui, intervient lors de l’implémentation de l’ERP pour une entreprise.

 

ERP ou PGI : quelles différences ?

Le terme PGI « Progiciel de Gestion Intégrée » est l’appellation française de l’ERP. Pas de traduction stricto sensu mais une sémantique qui trouve son origine dans l’historicité des expressions.

 

Le sigle ERP est une évolution entre MRP (Matérial Resource Planning) et DRP (Distribution Resource Planning). Il met l’accent sur la planification des ressources. La notion de progiciel ou PGI est davantage associée à la gestion financière et l’intégration.

 

ERP ou PGI ? Aujourd’hui, les deux expressions sont équivalentes puisque l’objectif est commun : la centralisation et le partage d’informations.

 

A l’usage, le terme ERP s’est imposé dans les discussions des informaticiens et utilisateurs.

 


 

Comment fonctionne un ERP ?

Un logiciel ERP vise à homogénéiser tout le système d’information d’une entreprise.

 

Il se divise en plusieurs modules et sont reliés par une base de données unique. Cette base garantit :

 

  1. L’unicité de toutes les données de l’entreprise
  2. La mise à jour en temps réel
  3. La mise à disposition et échanges de données entre tous les modules et donc utilisateurs

 

Explication par l’exemple, un commercial recevant un bon de commande va se presser d’enregistrer la vente. Le stock va, dès lors la modification, être actualisé en temps réel sans rupture de flux. L’écriture comptable, dans le grand livre, s’inscrit automatiquement. Les équipes deviennent agiles, l’information se veut fluide et le travail, collaboratif.

 


 

Pourquoi mettre en place un ERP pour une entreprise ?

A quoi sert un ERP ? La multiplicité des outils de gestion est l’un des principaux ennemis de la gestion d’entreprise.

 

Alors, comment réduire ce nombre si ce n’est opter pour un logiciel ERP.

 

Premier public visé : le dirigeant. L’accessibilité aux données provenant d’outils différents, regroupées dans l’ERP, permet de générer aisément des indicateurs de suivi pertinents. Un tel outil favorise nécessairement la prise de décision dans le pilotage de l’activité :

 

  1. Mesurer la performance d’une entreprise avec les bons KPIs (calculer facilement son coût réel de revient)
  2. Gérer sa planification grâce à une vue 360° (achats, ventes, gestion des stocks, production etc.)
  3. Optimiser et mieux maîtriser les stocks
  4. Assurer une veille et mise en conformité réglementaire
  5. Obtenir une vue complète sur les clients
  6. Logiciel de gestion qui intègre une dimension internationale
  7. Logiciel de gestion qui s’adapte à un métier

 

Au-delà de ces aspects, la mise en place d’un logiciel ERP apporte une multitude d’autres avantages contribuant à l’efficacité, à la production et de fait au chiffre d’affaires. Parmi lesquels :

 

  1. Gain de productivité : l’automatisation des tâches et l’unicité de la base de données libèrent les collaborateurs. Gain de temps indéniable et expérience des utilisateurs positive (renforcés par l’IA et l’apparition des chatbots)
  2. Réduction du risque : l’intégrité des données garantit une meilleure visibilité et par la suite un meilleur contrôle sur l’activité
  3. Optimisation des coûts : des processus métiers rationalisés, des systèmes uniformes et simplifiés permettent la réduction des coûts de gestion, d’exploitation mais aussi opérationnels

 

Comment mettre en place un ERP dans une entreprise ?

Quelles sont les différentes phases d’implémentation d’un projet ERP ?

 

L’intégration d’un ERP s’articule, dans la majorité des cas, autour de 4 phases regroupant 8 étapes clés :

  1. La préparation du projet : réalisation de l’audit, constitution de l’équipe, analyse des besoins
  2. Choix de la solution : choix de l’ERP, choix de l’intégrateur
  3. La mise en place du projet : mise en production, paramétrages et tests
  4. L’après-projet : formation, mises à jour …

 

Ces étapes de mise en place d’un ERP sont bien identifiées. Elles sont claires, connues et accessibles à tous.

 

Cependant, une mauvaise gestion de projet pourrait engendrer des effets négatifs et en premier lieu du retard et ensuite des surcoûts.

 

Au moment du lancement de projet, il est important de s’assurer de bien disposer des compétences requises, ce qui est, généralement, le rôle de l’intégrateur.

 


 

Quels sont les modules et fonctions d’un ERP ?

Chaque application composante ou module d’un système ERP possède ses propres fonctionnalités destinées à l’un des services de l’entreprise.

 

Tous ces services sont ou peuvent être concernés. Ci-dessous les principaux :

 

  1. Gestion Comptable/Finance : comptabilité générale et analytique, comptabilité auxiliaire, gestion des paiements, déclaration de TVA …
  2. Gestion de production : gpao, nomenclatures, gammes opératoires, calcul des besoins nets (CBN), MRP, ordre de fabrication …
  3. Gestion commerciale : achats, ventes, stocks, gestion relation client …
  4. Business Intelligence et reporting : collecte des données, présentation et diffusion dans une optique décisionnelle

 

De manière classique, les établissements professionnels commencent par mettre en place la gestion financière ou les applications de vente et logistique.

 

Il est aussi possible d’obtenir des modules ERP spécifiques à son activité. C’est notamment le cas pour les grandes activités industrielles (pharmaceutique, chimie …) ou pour les activités de négoce et distribution.

 


 

Quand peut-on dire du logiciel qu’il s’agit d’un ERP ?

Il est communément admis qu’un logiciel couvrant au minimum deux à trois grandes fonctions sera considéré en tant qu’ERP.

 

Teknowlogy Group, établissement anciennement très connu sous le nom de CXP Group, référence d’expertises, a défini une liste de caractéristiques précises associées à un ERP :

 

  1. La solution doit provenir d’un éditeur unique
  2. Le système doit garantir l’unicité de l’information par une base de données unique
  3. Le système doit fournir des pistes d’audit garantissant la traçabilité totale de de la donnée
  4. L’information modifiée est mise à jour en temps réel et impacte l’ensemble des autres modules
  5. L’outil doit couvrir la totalité des applications informatiques de l’entreprise

 


 

Quelles sont les différences entre ERP et CRM ?

L’ERP et le CRM (Customer Relation Management) sont les outils de gestion les plus utilisées en entreprise.

 

Souvent associés, parfois confondus mais peu combinés, ERP et CRM sont bien deux solutions distinctes mais complémentaires.

 

Si la finalité reste la même, faciliter la construction, la gestion d’entreprise et favoriser sa croissance, les différences entre ERP et CRM se concentre autour de leur l’approche respective.

 

Quand l’ERP vise à réduire les coûts de production, le CRM, quant à lui, cherche à accroître les ventes.

 


 

Comment sont classées les solutions ERP ?

Logiciel couteau suisse, l’ERP a su s’adapter mais aussi évoluer. Deux grandes typologies de logiciels ERP (ou PGI) composent le marché.

 

ERP généralistes

Les ERP généralistes s’adaptent à tous les métiers. Non personnalisable, ce progiciel de gestion unique propose les fonctionnalités de base. Il permet de suivre de manière très simple les activités de l’entreprise.

 

Un ERP généraliste est principalement destiné aux organisations et établissements ne présentant pas de spécificités métiers fortes.

 

ERP métiers

C’est la version spécialisée métier de l’ERP.  Forte tendance sur le marché, on parle d’ERP vertical métier.

 

Les fonctionnalités des modules répondent aux particularités et enjeux propres du secteur d’activité d’une structure mais aussi à sa taille et organisation mise en place.

 

Les domaines de gestion à l’affaire, industrie, pharmaceutique, chimie, services ou encore textile font notamment l’objet d’une offre ERP métier très forte.

 


 

Panorama du marché des ERP

Sur le marché du logiciel de gestion, les ventes se portent très bien.

 

L’ERP, produit type de transformation numérique devenu vital, impose sa marque avec plus de 25% des ventes.

 

Selon l’étude Statista, menée en 2018, la croissance des ERP pourrait même atteindre +6,8% d’ici 2021. Qui sont les éditeurs du marché ? Quelles en sont les tendances fortes ?

 

Editeurs et verticalisation de l’offre

Pour rappel, l’éditeur est l’organisation qui, grossièrement, « code ». Elle conçoit, maintient et fait évoluer son progiciel de gestion.

 

Depuis le milieu des années 2000, le marché s’est ouvert et a profondément évolué.

 

Les acteurs du secteur se sont multipliés et ont démultiplié leurs efforts.

 

Auparavant hégémoniques, américains et allemands ne sont plus seuls. Sage, Oracle Netsuite, Sap, Infor, Rootstock … de nombreuses entreprises pourraient être citées.

 

Qui sont les principaux éditeurs à retenir ? Quelles sont leurs offres ? Existe-t-il un ERP sur Salesforce ? Pour mieux connaître les éditeurs ERP du marché en France, consultez la page comparative que nous leur avons consacré.

 

ERP dans le cloud

Une autre tendance majeure du marché, après la « verticalisation » de l’offre, concerne le passage au cloud (tiré par le SaaS), c’est-à-dire aux ERP en tant que service.

 

Dans son rapport sur « L’impact du cloud sur les ERP » datant de 2019, la Cloud Security Alliance (CSA) révèle qu’environ deux-tiers des entreprises interrogées envisagent de migrer leur logiciel de gestion dans le cloud ou sont déjà en train de le faire.

 

Autre chiffre à retenir, « Seuls 50% des logiciels installés entre 2000 et 2010 sont jugés adaptés. » CXP « Baromètre de satisfaction des utilisateurs de logiciels de gestion » 2018.

 

Les progiciels de gestion intégrée dans le cloud attirent de plus en plus d’entreprises et dirigeants.

 

Pour mieux appréhender cette typologie de produit, vous avez la possibilité de consulter la fiche que nous lui avons consacrée : ERP cloud. Vous y trouverez la définition, les fonctionnalités supplémentaires, un point sur la notion de sécurité, les enjeux mais également les principaux avantages (type la mobilité).

 

ERP et le best of breed

Les solutions ERP dominent le marché et ne sont pas prêtes à laisser leur place.

 

Mais depuis quelques temps, ces dernières sont concurrencées par le best-of-breed.

 

Quant l’ERP cherche l’uniformisation via une base de données unique, le best-of-breed mise sur la spécificité des applications adaptées pour tous les services de l’entreprise.

 

Les solutions best-of-breed, qui signifie littéralement « meilleures dans leur catégorie », offrent une plus grande souplesse et donc marge de manœuvre.

 

La personnalisation de la solution se veut pousser à son maximum pour répondre à des besoins de plus en plus complexes.

 


 

 

Comment choisir sa solution ERP ?

C’est parti ! La décision a été prise.

 

Vous vous lancez dans un projet ERP et êtes en charge de l’établissement de la liste et du choix de la meilleure solution possible. Cette étape ne doit pas être prise à la légère.

 

Vous commencez votre recherche, et là, les premières inquiétudes apparaissent. Les informations s’accumulent, les besoins augmentent mais pas votre budget ni les ressources allouées.

 

Le tri s’annonce délicat. Vous vous rendez rapidement compte que cette tâche sera bien plus difficile que prévue.

 

Choisir un ERP revient à prendre une décision qui aura dans tous les cas des répercussions sur votre entreprise. Quel ERP choisir ? Découvrez les principaux critères à considérer et faites un choix éclairé en fonction de votre profil d’entreprise.

 


 

Pourquoi choisir un ERP adapté à son métier ?

Un logiciel de gestion métier est une solution adaptée aux spécificités du secteur d’activité ciblé.

 

Les principaux avantages de ce type de logiciels réside dans le fait qu’il intègre toutes les fonctionnalités nécessaires et là aussi spécifiques au métier.

 

Un ERP pour l’industrie pharmaceutique

Réglementation stricte, qualité de process, traçabilité, gestion de la logistique … sont autant d’enjeux qui poussent les entreprises à opter pour une solution ERP pharmaceutique dédiée.

 

Cette solution métier doit répondre aux évolutions constantes et à la complexité d’un marché en plein essor tant en termes de production, d’organisation que de respect des normes.

 

Un ERP pour les activités de services

Gestion de projet, planification des ressources, facturation, comptabilité de projet, analyse et suivi des indicateurs font partie des fonctionnalités que les entreprises de services attendent de leur ERP métier.

 

Un ERP services doit aider à planifier, suivre et exécuter les projets de manière précise. Il offre visibilité et contrôle afin d’augmenter le taux de réussite et maximiser la performance d’entreprise.

 

Un ERP pour les entreprises de négoce

Indispensable pour une entreprise dont l’activité consiste à acheter pour mieux revendre, l’ERP négoce est un véritable levier de croissance.

 

Ce logiciel métier aide à faire face à la pluralité d’acteurs avec des activités différentes.

 

Son utilisation implique un maximum de réactivité permet de notamment gérer tout le cycle de vie des produits, la chaîne commerciale associée et d’optimiser la gestion des stocks quant au volume habituellement traité.

 

Un ERP pour le secteur du textile

L’industrie du textile et de la mode décompte de nombreuses spécificités. Cette industrie comprend l’ensemble des entreprises du secteur des vêtements, des chaussures ou des accessoires.

 

Un ERP textile s’adresse à ces entreprises qui ont besoin d’un pilotage en temps réel du fait de la saisonnalité de leur business.

 

Les fonctionnalités types du logiciel métier permettent la gestion et le suivi des collections et des déclinaisons des modèles en tailles/couleurs ou suivant d’autres dimensions.

 


 

Quelles entreprises peuvent s’équiper d’un ERP ?

Contrairement aux idées reçues, un projet d’implémentation d’un ERP n’est pas uniquement réservé à un public avisé ou à une élite d’entreprises internationales.

 

Les ERP s’avèrent tout aussi indispensables aux PME mais aussi start-up qui souffrent d’un manque de construction de processus organisationnels appropriés.

 

Toujours selon Statista, en 2014, 39% des PME étaient équipées d’un ERP.

 

En 2020, ce chiffre monte à près de 50%. Face aux évolutions de marché et à la demande constante, les éditeurs ont bien compris la nécessité à proposer des solutions adaptées.

 

Fini les progiciels écrasants, les applications présentes aux catalogues se veulent plus cohérentes en termes de tailles et coûts. Les éditeurs ont également su diversifier leur mode de distribution.

 

L’accessibilité à des solutions de gestion packagées pour des besoins plus limités peut dorénavant se faire par le « on premise », via le cloud en mode SaaS (qui permet de limiter les investissements) ou les deux.

 


 

Comment savoir si mon entreprise dois s’équiper d’un ERP ?

Votre entreprise a une croissance rapide ? Vous utilisez toujours des feuilles de calcul Excel ? Ci-après, une série de signes indiquant que c’est le moment de passer au niveau supérieur :

 

  1. Des systèmes informatiques cloisonnés :
    Votre entreprise ne fonctionne pas comme une seule unité. Vous passez encore beaucoup de temps à chercher une réponse type à vos questions. Exemple : quel est le coût de revient réel par gamme de produits ? Difficile d’obtenir une réponse précise si vos systèmes ne communiquent pas ensemble.

 

  1. Une gestion manuelle des données :
    Chaque service de votre entreprise est attaché à ses pratiques pour la gestion et le stockage des données. Dès lors, si deux outils communiquent mal ou pas du tout, il se peut que des erreurs de doublons ou de modifications s’accumulent et vous fassent perdre du temps.

 

  1. Un manque de visibilité sur les processus :
    Avec une croissance rapide, il se peut que vous ayez du mal à faire évoluer aussi vite vos processus. La maîtrise et gestion des stocks ou encore la satisfaction des clients peuvent en pâtir.

 

  1. Des systèmes informatiques coûteux et difficile à maintenir :
    Si vous avez plusieurs outils informatiques, cela peut être coûteux et fastidieux à maintenir et faire évoluer. Votre informatique est très étendu et vous dépensez beaucoup de ressources pour l’achat de licences ou de contrats de maintenance.

 

  1. Un temps précieux passé à collecter de la donnée :
    Vos activités de base vous prennent trop de temps. Vous avez beaucoup de difficulté à récupérer et chercher la donnée. Cela devient même un défi quotidien d’analyser l’information avec tant d’outils différents.

 


 

ROI et limites des solutions de gestion

Malgré les avantages indéniables des ERP, la mise en place d’un projet doit s’inscrire dans un cadre bien définit. L’ERP ou PGI ne peut être le remède miracle à la productivité et performance d’entreprise.

 

Toute implémentation d’ERP intègre un accompagnement dans le projet et un service après-vente. Il s’accompagne d’investissements importants aussi bien financier qu’humain.

 

Face à ces sommes, le public demandeur s’attend à un ROI (retour sur investissement) visible et rapide.

 

Le prix et la durée d’amortissement d’un ERP sont fonction de plusieurs variables telles que le périmètre du projet, le degré de personnalisation des fonctions, l’importance du changement ou le niveau de support au changement ainsi que le contexte actuel de l’entreprise etc.

 

Il est donc primordial, avant même la définition des besoins, d’avoir le bon alignement entre la transformation numérique et les objectifs stratégiques, d’avoir une vision globale sur ses pratiques et son activité.

 


 

ERP : bibliothèque et documentation

Vous l’aurez compris le logiciel ERP rend de fiers services. Il permet de satisfaire les clients par la livraison des commandes en temps et en heure et aide à gagner en compétitivité.

 

Les modules et fonctionnalités sont variables selon le domaine de l’entreprise et son organisation.

 

Dans ce cadre plusieurs solutions, avec leurs avantages et inconvénients, s’offrent à vous. N’attendez plus et qualifiez votre projet ERP selon vos critères préférentiels.