Comment composer son équipe projet ERP ? Acteurs et rôles clés

Que de travail accompli jusqu’à maintenant ! La phase de préparation de votre projet ERP est déjà bien avancée. Vous avez défini vos objectifs, rédigé votre cahier des charges et choisi la solution plus l’intégrateur logiciel qui vous accompagnera. A présent, avec qui allez-vous travailler ?

 

Composer son équipe projet pour implémentation logiciel ERP

 

Comment composer votre équipe projet ERP ? Quelle organisation mettre en place en interne ? Dans cet article, nous vous décrivons les postes clés à cibler pour votre équipe et la bonne tenue du projet.

Voici les différents points que nous allons aborder sur la composition d’une équipe projet :

L’organisation d’un projet autour d’une équipe

Comme un athlète en compétition, vous devez avoir l’état d’esprit, la rigueur et la méthode qu’il faut pour atteindre vos objectifs. De ce fait, mettez toutes les chances de votre côté, mettez-vous en « mode projet ».

Ce « mode projet » implique le suivi d’un certain nombre d’étapes à la mise en place de la solution ERP. La phase de préparation est le moment clé où vous allez analyser vos besoins, construire votre cahier des charges mais aussi, et c’est le sujet qui nous intéresse ici, constituer votre équipe projet.

Quelle sera la personne idéale pour porter le projet ? Qui le supervisera ? Qui le pilotera ? Devez-vous impliquer tous vos futurs utilisateurs ou uniquement des responsables ?

Face à ces questions, aux rôles et aux responsabilités associées, voyez votre futur équipe projet ERP comme vos champions internes pour mener à bien la maîtrise d’ouvrage.

Les dérives à éviter à la création de votre équipe projet ERP

Afin d’avancer dans la préparation du projet, on pourrait être tenté de constituer trop rapidement son équipe.

Clairement, à cette étape, les dérives sont possibles et nombreuses.

Chaque démarche d’intégration d’un ERP est unique car fonction d’un profil d’entreprise, d’une stratégie de croissance déterminée et d’une solution de gestion sélectionnée.

Votre organisation doit être le reflet de vos besoins. Dans cette logique, voici quelques conseils à retenir pour la structuration de cette équipe projet :

  • Doit être parfaitement dimensionnée par rapport à la taille du projet
  • Doit impliquer au moins une personne de la direction
  • Ne doit pas intégrer uniquement des responsables opérationnels
  • Ne doit pas concentrer toutes les responsabilités sur un seul individu
  • Avoir des responsabilités clés confiées aux individus dédiés à 100% au projet

Composition de votre équipe projet ERP

Qui sont les acteurs d’un projet ? Pour une entreprise, il est toujours difficile de savoir le nombre exact de membres pour votre équipe projet tout en étant sûr de faire participer les bonnes personnes.

Le choix vous appartient mais il faut s’assurer que les hommes qui en feront partie sauront travailler ensemble, sauront travailler avec les collaborateurs de l’intégrateur et disposeront du socle de compétences et connaissances nécessaires.

Votre équipe projet est votre garant. Un groupe d’individus, un garde-fou pour la réussite de l’implémentation de ERP en fonction de vos contraintes de temps, de budget et de ressources humaines.

Voici une composition d’équipe de membres clés que nous préconisons, adaptons et complétons selon la dimension du projet ERP pour nos clients.

Le directeur projet

Commençons par le directeur de projet. Elément central, celui-ci est aussi le représentant de la direction générale.

Le Directeur de Projet est entièrement dédié à l’intégration du nouveau logiciel ERP. De fait, il assure la responsabilité de l’engagement contractuel avec le prestataire et est en charge de l’allocation des budgets.

Son rôle est vaste. 1er membre de l’équipe projet, il lui incombe de la compléter. Il doit fixer un cadre, recueillir les besoins et participer activement à la construction du CDC avec quelques conseils simples à suivre pour plus de pertinence.

De manière générale, le Directeur de Projet doit assurer la cohérence du système étudié avec l’ensemble du système d’information en place et gère si nécessaire les arbitrages sur les choix de gestion.

Son importance sera également majeure quant à la conduite du changement et à l’animation interne.

Le chef de projet

Le chef de projet (ou project manager) a pour responsabilité la gestion de la disponibilité des personnes et la logistique associée.

Garant de la réalisation opérationnelle des tâches par les équipes internes, il est le correspondant de tout partenaire et s’assure de la bonne communication du projet dans l’entreprise.

C’est lui qui a donc la charge du suivi des plannings, des coûts et des différentes validations pour son organisation.

Le chef de projet est le référent global du projet. Il valide la faisabilité à la fois technique et fonctionnelle des opérations et est présent jusqu’aux approbations.

Les Keys Users

L’équipe de keys users doit être composée de personnes représentatives des différentes fonctions et services de l’entreprise.

Equipe plutôt réduite, elle est en charge de la promotion du projet ERP au sein de l’organisation.

Leur rôle s’articule autour du paramétrage fonctionnel du système d’information ainsi que du transfert de compétences sur le logiciel avec l’intégrateur et vers les utilisateurs finaux.

L’équipe de keys users peuvent proposer à leur chef de projet des scenarii de tests et de recette. Ils sont aussi l’alarme pour le management d’éventuels écarts durant toute la durée de l’installation.

Véritables ambassadeurs internes, les keys users sont présents à chaque étape de l’intégration du nouvel ERP : analyse, prototypage, plan de démarrage etc.

L’équipe d’utilisateurs

Qu’ils soient occasionnels ou réguliers, l’équipe projet doit nécessairement inclure des utilisateurs finaux de la future solution.

Ce sont ces utilisateurs de l’entreprise qui au quotidien vont travailler sur cet ERP. Leur aide est précieuse pour les pilotes du projet notamment lorsqu’il s’agit de tester le système sur la base du prototype élaboré.

Leur avis est également important dans la validation globale des performances, des procédures et des personnalisations souhaitées.

Les utilisateurs finaux peuvent être aussi sollicités pour la réalisation de tâches au moment de la mise en œuvre du nouveau système (travail de saisie et autres).

L’équipe informatique

Si vous disposez d’une équipe informatique au sein même de votre entreprise, celle-ci sera logiquement de la partie.

Ces ressources informatiques peuvent travailler de manière très étroites avec les équipes de l’intégrateur dans la réalisation de nombreuses missions. Exemples : paramétrage des habilitations et profils utilisateurs, reprise de données et extraction de fichiers, personnalisation des états, des statistiques, des workflow etc.

Et du côté de l’intégrateur, quelle est son équipe projet ?

De par son expérience sur de nombreux projets, votre intégrateur du progiciel choisi va logiquement calquer son équipe projet par rapport à vos besoins, à vos ressources internes et selon l’ensemble de vos contraintes mentionnées dans le cahier des charges.

Parmi l’équipe projet de l’intégrateur ERP, on pourrait notamment retrouver :

  • Un directeur de projet
  • Un chef de projet fonctionnel
  • Un chef de projet technique
  • Une équipe consultants fonctionnels selon le périmètre projet (comptabilité, achats, stocks, production etc.)
  • Une équipe technique composée d’architecte(s) technologie et de consultants ingénierie

La constitution et proposition d’une équipe par l’intégrateur a pour objectif de proposer un management de projet efficace, d’établir un réel soutien organisationnel au client et de déterminer des compétences précises au travers de ses consultants.

Voici les bases pour votre équipe projet. Vous avez maintenant une vision assez claire des personnes et compétences qui interviendront tout du long de l’intégration de votre ERP. N’oubliez pas qu’autour des hommes, vous devrez travailler toute l’organisation, par le biais des instances (comité de pilotage, comité interne et de projet), manager la conduite au changement et fédérer en interne par la communication et l’animation.