Crystal Reports, l’outil de reporting qui dit oui à Sage X3 !

Crystal Reports intégré à Sage X3

 

Quel intérêt à imaginer tout un système décisionnel si l’on ne dispose pas d’un bon outil de création de rapports. A l’heure de la donnée instantanée, Crystal Reports se positionne comme une solution de reporting autant au service de la prise de décisions que de son application.

Sans transition, voici ce que vous allez retrouver dans cet article :

 

Qu’est-ce que Crystal Reports ?

On aurait pu vous coller la définition wikipédia ici mais on a préféré vous présenter par nous-même cet outil sur lequel nous travaillons au quotidien pour nos clients.

Crystal Reports est un outil puissant, conçu pour le développement d’états. Son objectif : vous faciliter l’analyse et l’interprétation de l’information.

La solution permet de créer des rapports à partir de données en tout genre réunies au même endroit. Il est donc possible de récupérer de la data depuis pratiquement toutes les bases du marché (SQL/Server, Oracle …) et même à partir de différents types de documents sources (Excel, texte, Html, Salesforce, SPINDLE, OLAP, etc.) et de toutes les intégrer dans un seul et unique fichier.

Exemple, vous avez intégré Salesforce pour la partie CRM et Sage X3 pour la partie ERP. Avec Crystal, vous serez en mesure de créer un planning de visites d’un commercial qui contiendrait d’un côté toutes les informations liées au rendez-vous avec un client (adresse, heure, nom interlocuteur …) et de l’autre tout ce qu’il faut savoir sur son historique avec votre entreprise (commandes, point sur la facturation, chiffre d’affaires généré …).

Crystal Reports permet de réaliser des états opérationnels (des commandes, des factures) mais aussi des tableaux de bords. Le niveau de paramétrage proposé est profond et peut même être conditionné par des formules algorithmiques sophistiquées. La mise en page, autant implicite qu’attrayante, peut être forcée ou contredite dans le cas où celle-ci ne correspondrait pas totalement aux demandes d’un client.

Point à retenir, Crystal Reports est un produit multi passes. Cette caractéristique lui confère un avantage concurrentiel indéniable. Un avantage qui en fait même une référence sur un marché de niche.

Si l’on résume, Crystal Report rend flexible la génération de documents tout en favorisant la culture d’une décision bien informée :

  • Permet de créer des rapports à partir de données disparates
  • Propose une restitution complète des données
  • Propose une mise en page adaptée aux besoins
  • Dispose de fonctionnalités de tri, formules, recherches, mise en forme conditionnelle, regroupement, classement
 

Crystal et l’ERP X3 : un lien historique

Les rapports ont toujours joué un rôle très important dans tout système ERP. C’est pourquoi, à l’époque, Crystal faisait déjà partie du produit Adonix avant le rachat de l’entreprise française par l’éditeur anglais Sage à la fin des années 2000.

Une histoire qui dure encore aujourd’hui puisque l’on retrouve la solution intégrée à l’ERP X3. Et n’en déplaise à certains, cette association fonctionne toujours aussi bien.

Crystal Reports au sein de Sage X3 est et reste une aide précieuse pour aider les entreprises à la création d’un rapport pour construire une analyse fiable. Sans oser utiliser le terme « irremplaçable », on pourrait à minima vous dire que Crystal est parfaitement complémentaire aux autres solutions de pilotage et supervision que vous pouvez retrouver dans X3.

 

Sage X3, SEI et Business Intelligence : Crystal Reports s’est fait sa place

Pour rappel la Business Intelligence (BI) ou informatique décisionnelle désigne l’ensemble des outils et méthodes permettant aux entreprises et décideurs d’analyser leurs données au profit d’une prise de décisions éclairée et plus efficace.

Si l’on examine de plus près X3, on voit très rapidement que l’éditeur Sage met en avant SEI comme LA solution de BI pour son ERP. Sauf que Crystal Reports en est une également.

 

SEI et Crystal : un jeu de nuances

A Flow Line, nous avons des consultants connaissant aussi bien X3, SEI que Crystal Reports. Tentez l’expérience de discuter avec l’un d’entre eux. La première réaction de votre interlocuteur sera de vous dire : « Attention, même si SEI et Crystal sont tous deux des outils de BI, la méthode et leur usage respectif sont à nuancer. ». Il s’empressera de rajouter : « SEI est plus proche de l’aspect pur de la BI. Cependant, l’un n’empêche pas l’autre. Ils sont au final complémentaires ».

Un retour d’expérience intéressant qui nous pousse à aller plus loin pour comprendre la nuance entre les deux solutions.

Le rapport aux données

La 1ère marque de nuance est en lien avec la donnée. En effet, Crystal permet « d’attaquer » la base de données donc de travailler directement sur les tables d’exploitation. L’outil permet de manipuler des données que l’on pourrait qualifier de brutes.

Du côté de SEI, la data fournie sera davantage « comestible », c’est-à-dire prête à l’emploi et tournée vers le fonctionnel pour aider à l’analyse. Ce type de données peut prendre la forme d’indicateurs clés de performance extrêmement simplifiés.

La nature de l’utilisation

Là où SEI se veut être une solution bien pratique pour créer des tableaux, des rapports ad-hoc ou encore suivre des indicateurs, Crystal Reports sera plus à considérer comme un outil pour développer et extraire des documents.

SEI est efficace pour réduire son temps d’analyse avec de nombreux modèles de tableaux de bords prédéfinis. Crystal est parfait pour fournir un document opérationnel destinés à des tiers avec un niveau de présentation évolué.

L’expérience utilisateur

Par définition, une solution de Business Intelligence est intuitive et se veut orienter vers l’expérience utilisateur. Sage Enterprise Intelligence remplit aisément ce critère avec une courbe d’apprentissage rapide. Nous vous avions déjà présenté 4 fonctionnalités pertinentes de ce module décisionnel de l’ERP X3.

Avec Crystal, il est également possible de faire de la BI mais l’habillage habituel sera différent. Il s’agit d’un outil de développement donc de conception qui se veut plus tourné vers l’aspect technique. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est possible de tout faire en terme de documentation.

 

Utilisateur final de Crystal, qui es-tu vraiment ?

Alors oui, la majorité des utilisateurs de Crystal Reports chez nos clients sont des développeurs, cependant de plus en plus de nos interlocuteurs, hors services informatiques, se sentent suffisamment indépendants pour travailler dessus et faire du paramétrage.

Comment cela est-il alors possible ? La réponse est simple : la bibliothèque d’états.

En effet, tel que l’on a Crystal intégré dans l’ERP X3, la solution est en quelque sorte prédéveloppée avec pas moins de 500 états à disposition de l’utilisateur. Ce large panel de modèles couvre l’ensemble des besoins en documentation de gestion allant du simple devis jusqu’au grand livre de la comptabilité.

Tous ces documents sont paramétrés pour permettre leur utilisation dans des cas de figure très différents et liés à des spécificités métier. Le paramétrage existant peut être facilement implémenté.

De plus, la plupart des documents fournis par Sage sont facilement traduisibles même sans connaissances préalables à Crystal. Cette documentation en français ou en langue étrangère se veut complète, pédagogique et illustrée par de nombreux exemples.

Au final, pour répondre à la question « utilisateur de Crystal, qui es-tu vraiment ? », voici les possibilités :

  • Développeur
  • Utilisateur averti
  • Utilisateur ayant suivi une formation rapide
 

Les avantages de la solution dans X3

Crystal Reports se veut puissant avec de nombreuses fonctionnalités associées. En voici quelques-unes :

  • Edition des codes barre en mode natif – QR code, EAN13, CODE128, CODE39 …
  • Gestion des données multi-dimensionnelles cube type OLAP
  • Constitution de tableaux de bord – Tableaux croisés dynamiques
  • Possibilité d’Intégrer des Requêtes SQL déjà existantes pour constituer le MCD de l’état
  • Fonctions algorithmiques importantes – Langage en syntaxe crystal ou visual basic.
  • Intégration d’images stockées dans X3 ou offline
 

Pourquoi Crystal est-il autant associé à SAP ?

Si vous tapez « Crystal Report » dans la barre de recherche Google, la quasi-totalité des résultats du moteur laisseront apparaître l’association « SAP Crystal Report ».

Alors pourquoi ce nom de marque ? En 2007, SAP a eu la bonne idée de lancer une OPA amicale sur Business Objects, l’entité qui développait alors Crystal Reports reconnu comme l’un des outils phares sur son segment.

Mine de rien, l’opération s’est élevé à plusieurs milliards d’euros. Coïncidence ou plutôt symbole d’un marché en pleine croissance, c’est au même moment que Sage rachetait le français Adonix.

 

L’avis Flow Line sur Crystal Reports

 

Une toolbox reporting qui vaut le coup

La caractéristique principale de Crystal Reports est probablement son adaptabilité. Les utilisateurs ont la possibilité de personnaliser leurs rapports et de concevoir leurs documents de manière à ce qu’ils s’intègrent parfaitement à leur mode de gestion existant :

  • Une bibliothèque d’états en quantité
  • Des fonctions extrêmement puissantes
  • Une couverture totale des besoins de documentation opérationnel des entreprises
  • Possibilité de créer des documents de Business Intelligence
  • Un paramétrage avancée accessible pour un utilisateur averti
 

Crystal Reports ne vous fera pas casser la tirelire

En matière de logiciel, la note peut être plus ou moins lourde en fonction de vos besoins. Un autre avantage de Crystal Reports est que la solution est idéale tout de suite puisqu’elle ne nécessite pas de lourds investissements initiaux étant intégrée à X3.

En plus d’être utile sur la durée, elle est aussi un bon point de départ pour les entreprises qui souhaitent petit à petit construire leur système décisionnel en lien avec leur projet ERP.

Nous espérons que cet article vous aura donné un aperçu intéressant de Crystal Reports. Si vous souhaitez améliorer votre système de reporting, n’hésitez pas à contacter nos équipes pour développer vos modèles ou aller plus loin dans l’usage de cette solution.