Pour une reprise de données réussie et optimale ce n’est pas compliqué, il vous faut une bonne organisation, une équipe et… des données !

Voici les points abordés dans cet article :

• Qu’est-ce que la reprise de données dans un projet ?
• Comment réussir sa migration de données informatiques ?
• Quelles données sont concernées par la migration ?
• Quelles sont les étapes à la reprise de données ?
• Qui impliquer dans la reprise de données ?
• Les conseils pour réussir sa reprise des données

Qu’est-ce que la reprise des données dans un projet ERP ?

Définition

La reprise de données est tout simplement le fait de reprendre les données existantes de l’ancien système vers le nouveau afin d’assurer le passage de l’un à l’autre. Cette phase est essentielle puisque les données constituent le capital stratégique d’une entreprise. Elle va demander un travail de nettoyage, de mapping des champs, du paramétrage et du recettage.

Dans tout projet ERP il y a une reprise de données sauf pour quelques cas marginalisés. Qu’il s’agisse d’une première acquisition, le cas d’un Excel vers un ERP, ou d’un renouvellement de la solution de gestion, d’un ancien ERP vers un ERP plus moderne, la reprise est à faire.

Objectifs

L’objectif d’une reprise de données est d’assurer la qualité et la fiabilité des données dans le nouveau système. De cette étape cruciale peut dépendre la réussite d’un projet ERP. Il faut donc s’armer de patience et de rigueur.

Derrière l’objectif principal d’une reprise de données, on peut aussi voir une belle opportunité de repartir sur une nouvelle base tout aussi saine que solide avec des données propres dans son nouveau système d’information.

Comment réussir sa migration de données informatiques ?

Anticiper, préparer et tester la reprise de données

Soyons directs sur ce point : la reprise de données est un projet dans le projet à anticiper en amont. Et maintenant rassurons : si vous anticipez, préparez et faites les tests, tout devrait bien se passer.

Parce que si faites ce travail de préparation, les potentiels problèmes seront identifiés, mesurés et priorisés. S’il y a bien trois mots clés à retenir sur ce sujet : anticipation, préparation et tests.

La question du volume à reprendre

Des données stockées sous Excel peuvent ne pas être reprises lors de l’acquisition d’un premier ERP. il arrive que certaines entreprises décident de repartir de zéro, sans archives.

Pour un renouvellement de la solution de gestion, cela implique la présence d’un ancien logiciel, donc la nécessité de reprendre un historique de données.

Dès lors, il faut se poser la question du volume de la data : faut-il faire une migration de toutes les données ou seulement d’une partie ?

Réflexe naturel, vous êtes vite tentés de répondre « la totalité ». Impossible de répondre à cette question pour vous. Le travail de préparation sera des plus utiles. Passez par un inventaire. Un visu sur la qualité et la quantité de l’existant vous permettront d’avancer.

Faire sa reprise au bon moment

Contrairement à ce que certains peuvent imaginer, une reprise de données ne se fait pas en amont d’un projet ERP mais, et on le répète, se prépare au plus tôt.

Les données doivent être reprises juste avant la phase de paramétrage du nouveau logiciel une fois que l’ensemble des règles de gestion auront été mises en place.

L’idée est de s’assurer que tous les modèles fonctionnent lors de la phase de pré-exploitation, c’est-à-dire avant le démarrage, sur un environnement qui est similaire à celui qui sera en production.

Cet environnement qu’on appelle aussi environnement de recette permet de tester la cohérence des données et voir si des ajustements sont à faire.

Quelles données sont concernées par la migration ?

Il est possible de dissocier les données en plusieurs catégories. Nous en proposons deux que sont les données de base et les données en cours.

Les données de base

Par données de base, on entend les clients, les fournisseurs, les contacts, les articles, les nomenclatures produits…

Le volume de données peut être plus ou important selon l’entreprise cible. Tout va dépendre de la qualité des données et de la multiplicité des sources.

Les données en cours

Comme son nom l’indique, cette catégorie concerne tous les en-cours de la société, c’est-à-dire les ordres de fabrication, les commandes clients, les commandes fournisseurs, le stock actuel….

Il s’agit de la catégorie qui va poser la question du volume vue précédemment.

Par expérience, le mieux est de conserver 1 ou 2 ans d’historique pour assurer une continuité dans la data. Et quid des projets en cours ?

Concernant les projets en cours, vous pouvez solder les données dans l’ancien système avant de recréer ces mêmes informations dans le nouvel ERP.

Par exemple, le nouvel ERP a pour date de démarrage le 1er janvier, toutes les commandes qui auront été saisies avant le 1er janvier seront alors soldées dans l’ancien système puis ressaisies dans le nouveau.

Quelles sont les étapes à la reprise de données ?

La reprise des données est un projet dans le projet à part entière. Tout comme pour le processus d’’implémentation d’un ERP, il convient de suivre des étapes.

Préparation des données

Cette étape est LE gros chantier d’une reprise de données. Il est essentiel de commencer par le nettoyage de son existant. Le travail sera fonction de :

• La multiplicité des sources à consolider
• L’existence de champs détournés
• Une codification à revoir
• La présence de nombreux doublons
• Etc.

Si, de votre ancien système système, les données sont déjà de bonnes qualités, ce process sera alors plus rapide.

Automatisation et import des données

Les ERP sont équipés d’outils de reprise de données qui assurent l’intégrité de la data. Il est donc possible d’automatiser la tâche.

Dans le processus d’automatisation, les informations que vous souhaitez reprendre sous la forme de fichiers vont être extraites.

Du côté de l’ERP, il va falloir paramétrer des modèles d’import-export contenant des mapping de zones (en gros, la donnée de l’ancien système versus la donnée du nouveau). Il sera également possible de recodifier des informations tels qu’un code article qui change.

Sur cette étape, la rigueur dans le travail de paramétrage sera la clé.

Tests et contrôles des données

Même si l’import est automatisé et que vous êtes sûr de votre coup sur le mapping des champs, halte-là, la phase de contrôle ne doit surtout pas être prise à la légère. Les données injectées dans l’ERP sont à contrôler avec l’ensemble des règles de gestion définies dans l’outil.

Qui impliquer dans la reprise de données ?

L’équipe dans l’équipe

Cette équipe dans l’équipe projet ERP comprend automatiquement le service IT (en partie ou en totalité) du client auquel il est intéressant de greffer des responsables des données.

Un chef de projet peut là aussi être nommé pour organiser cette migration et s’assurer que le contenu de l’ancien système est bien maîtrisé.

Les responsables (utilisateurs) vont nettoyer et épurer la data tandis que l’équipe informatique va extraire les données de l’ancien SI (il peut y avoir plusieurs sources de données) sous un format attendu pour ensuite les confier à l’intégrateur. Ce dernier va alors réaliser la migration dans le nouveau système.

Le rôle de l’intégrateur dans la reprise des données

Dans 90% des cas, la reprise des données est de la responsabilité du client.

Le prestataire cible peut intervenir en assistance à cette étape du projet. Sa plus-value est minime sur cette opération.

Et cela relève d’une certaine logique. Qui mieux que le client pour connaître les données de l’entreprise et s’assurer à la fois de leur qualité et fiabilité.

Cependant, l’intégrateur va accompagner le client dans l’application de la démarche. Il va l’accompagner, l’aider à se structurer, à s’organiser en l’aiguillant entres autres sur :

• Le déroulé des tâches à réaliser
• Le volume et les types de données à reprendre
• Les outils à utiliser pour être efficace
• La réalisation du mapping des zones
• La construction des modèles d’import
• Etc.

L’intégrateur ERP et le client travaillent en transfert de compétences. Une fois les données reprises, les pilotes internes doivent bien s’assurer de la vérification des données.

Les conseils pour réussir sa reprise des données

Afin de réussir au mieux votre reprise de données, voici les conseils de Flow Line :

• Nettoyer la source de données
• S’assurer que l’on aura bien accès aux anciennes données
• Avoir un responsable technique pour assurer les tâches de reprises de données
• Bien recetter les reprises pour s’assurer de la qualité
• Ne pas chercher à tout reprendre